7 اشتباه مدیران در استخدام منابع انسانی

یکی از مهمترین وظایف مدیران ارشد، استخدام منابع انسانی کارامد و متناسب با فرهنگ سازمان است. همیشه به یاد داشته باشید که افزایش سرمایه انسانی موجود سازمان تان، از طریق استخدام یک استعداد جدید کار پیچیده و دشواری است، و هیچگاه نبایست به این موضوع سطحی و به عنوان یک اقدام سریع و آنی نگاه شود.

بسیاری از مدیران، به موضوع استخدام به عنوان یک اقدام فوری و لحظه ای نگاه می کنند و همیشه از کمبود نیروی انسانی متخصص و حرفه ای شکایت دارند.

نکاتی که ابتدا باید بدانید

نکته اول: کارجویان هم شما را ارزیابی می کنند.

هنگامی که شما در حال برگزاری مصاحبه ها و ارزیابی شایستگی های کاندیداها هستید، آن ها نیز در حال محک زدن شما و کسب و کارتان هستند. اینکه شما یا واحد منابع انسانی، سازمان را چطور معرفی می کنید و در عمل فرهنگ سازمانی شما از چه کیفیت و ویژگی هایی برخوردار است، در جذب نیروی کارامد بسیار موثر خواهد بود.

تجربه: اگر در حال جذب کارگر برای کارخانه هستید، یادتان باشد که کارگران ماهر و متعهد، خودشان کارفرمای خود را انتخاب می کنند و صرفاً فقط شما نیستید که در حال ارزیابی طرف مقابل تان هستید.

نکته دوم: فقط روی مهارت های سخت و تخصصی تمرکز نکنید

فرآیند استخدامی یا جذب نیروی انسانی بسیار گسترده تر از انتخاب فرد مناسب برای انجام یک کار است. شما باید به دنبال جذب و حفظ کاندیداهایی باشید که ارزش های آنها با ارزش های کسب و کار شما همسو و چشم انداز شما برای آنها انگیزاننده است.

در واقع باید به اینکه توجه کنید که فرایندهای جذب و استخدام بهینه صرفاً بر مهارت های فرد مصاحبه شونده متمرکز نیست، چراکه میزان تناسب شخصیت کاندیدا با فرهنگ سازمانی، ارزش های سازمان و مدیر ارشد، می تواند در ماندگاری، توسعه شغلی و رضایت شغلی کارکنان تأثیر گذار باشد.

نکته سوم: استخدام های اشتباه، هزینه بسیار بیشتری  نسبت به  پرداخت حقوق بالاتر به کارکنان دارد.

استخدام های غلط می توانند از راه های مختلف برای شما ایجاد هزینه نمایند. آدم نامتناسب در محیط کاری شما می تواند باعث کاهش بهره وری، بروز مشکلاتی با سایر کارکنان و ایجاد دردسر های عجیب و استهلاکی بشود. علاوه بر این ها پژوهش ها نشان داده است که هزینه مالی یک استخدام غلط، بیش از سی درصد حقوق دریافتی سالانه فرد استخدام شده ، برای سازمان هزینه دارد.

وارن بافت در جایی گفته است که: “در استخدام نیروی انسانی جدید به دنبال 3 مورد باشید. صداقت، هوش و انرژی.

گر مورد اول از نظر شما در سطح مناسب موجود نبود وقت خود را برای محک دو مورد بعدی نگیرید.” کسب و کار های مختلف با هر اندازه ای می بایست پیش از جستجوی بعدی برای استخدام نیروی انسانی استراتژی جذب شرکت خود را مورد بازنگری قرار دهند.

7 اشتباه رایج مدیران در جذب نیروی انسانی جدید

اشتباه استخدامی شماره 1: شما از گوناگونی و تنوع نیروی انسانی پرهیز می کنید.

به نظر پاول ولف معاون رئیس کل بخش منابع انسانی در ایندید (Indeed) یکی از بزرگترین خطاهای مدیران در فرآیند جذب نداشتن یک لیست گوناگون از کاندیدا هاست. او می گوید:

“تصور کنید در سازمان الف کارکنانی با سنین مختلف، تجربیات مختلف، سوابق مختلف، نژاد های مختلف و جنسیت های مختلف وجود داشته باشند؛ این امر باعث نوآوری بیشتر، رشد سریعتر و موفقیت افزون تر خواهد شد.”

هنگامی که محیط کاری با تنوع و گوناگونی مناسب مانند آنچه در بالا ذکر شد داشته باشید، شانس بیشتری برای جذب افراد مختلف خواهید داشت. گوناگونی در سازمان باعث به وجود آمدن دیدگاه های جدید می شود و این خود به رشد کمک می کند.

پاول ولف می گوید: “فقط به دنبال یک نفر دقیقاً مشابه خودتان یا اعضای تیمتان نباشید؛ نباید از استخدام کسی که شما را به چالش می کشد بترسید.”

در همین رابطه جک ما، بنیان گذار شرکت علی بابا در جایی می گوید که راز موفقیت من این است که افرادی با هوش تر از خودم را استخدام می کنم.

“یک دیدگاه خارجی می تواند درست همان حلقه مفقوده برای ایجاد تحول در شرکت شما باشد.”

اشتباه استخدامی شماره 2: شما همواره به برداشت اولیه خود درباره متقاضی استخدام تکیه می کنید.

تد کارکس مدیر عامل و رئیس هیئت مدیره ProPhase Labs اشاره کرده است که کارفرمایان در هنگام استخدام نیروی جدید، بر اساس این که خود شخص کارفرما چقدر کاندیدا را مقبول دانسته است قضاوت می کنند و توجه کمتری به ارزیابی تناسب میان نقاط قوت فرد و مسئولیت های شغلی دارند. درست است که نمی توان با قطعیت عملکرد یک نیرو را پس از استخدام پیش بینی نمود اما می توان خطر استخدام اشتباه را با در نظر نگرفتن برداشت اولیه در تصمیم خود کاهش دهید.

مدیران شرکت ها به دلیل مشغله کاری بالا و عدم تمرکز کافی در جلسات مصاحبه، معمولاً امکان انجام مصاحبه های فنی را نداشته و عملاً به اولین قضاوت های حسی خود اکتفا می کنند.

قضاوت های حسی می تواند بر روی تمام برداشت های ثانویه سایه انداخته و نظرات شما در خصوص آن فرد تحت تأثیر قرار دهد.

تجربه نشان داده است که مواردی همچون، زیبایی ظاهری، زبان بدن، فن بیان، همسو بودن ویژگی های شخصیتی کاندیدا با ارزش های مدیر و … می تواند بر روی نظر حسی اولیه مدیر اثر گذار باشد.

جیسون برکوویتز، مدیر Jobvite می گوید: “خیلی راحت می توان تصور کرد که قدم برداشتن محکم یا ارتباط چشمی مناسب به معنای آنست که این فرد همان فردی است که ما به دنبالش هستیم.” او در ادامه به مدیران می گوید: “از مصاحبه با فرد متقاضی برای بدست آوردن یک قضاوت فوری خوب یا بد استفاده نکنید بلکه همواره در استخدام به دنبال شواهدی برای نقض برداشت اولیه خود باشید.”

رولف دوبلی در کتاب هنر شفاف اندیشیدن خود در این باره می گوید: دریافت های اولیه فریبنده اند و به عنوان راهکار اضافه می کند که من در مصاحبه ها هر پنج دقیقه یک امتیاز را می نویسم و بعداً میانگین امتیاز ها را حساب می کنم. با این کار مطمئنم بخش های میانی به اندازه سلام و خداحافظی ارزیابی می شود.

لذا توصیه می شود که مدیران ارشد، مصاحبه و ارزیابی های اولیه را به واحد منابع انسانی تفویض اختیار کرده و در جلسه مصاحبه ای که خودشان حضور دارند، به دور از هر گونه احساس، طبق شرح شغل آن فرد، مصاحبه فنی انجام دهند.

به یاد داشته باشید که متقاضیان هم انسان هستند و انتظار بی نقص بودن از آن ها غیر واقعی است. توجه کنید که مصاحبه های شغلی ممکن است برای برخی از افراد تجاربی استرس زا و دلهره آور باشند.

اشتباه استخدامی شماره 3: شما درباره مهارت های لازم و شرح وظایف موقعیت شغلی ابهام دارید.

ابهام داشتن و عدم اطمینان درباره حدود موقعیت شغلی مورد نظر و همچنین درباره مهارت ها و ویژگی هایی که یک متقاضی ایده آل می بایست دارا باشد می تواند منجر به یک استخدام غلط شود.

لیستی از مسئولیت های موقعیت شغلی تهیه نمایید و سپس بر اساس آن لیستی از مهارت ها، دانش و تجربیاتی که فرد برای انجام کار در سطح انتظار نیاز دارد آماده کنید. وقتی شما خود درک درستی از آنچه نیاز دارید داشته باشید، راحت تر می توانید سطح توانمندی و اشراف متقاضیان را در آیتم های ضروری بررسی بکنید.

اندرو هانتر، همبنیان گذار Adzuna می گوید: “پیش از شروع فرآیند استخدام به این فکر کنید که چه مواردی می تواند شخص خود شما را به موقعیت های شغلی مورد نیازتان جذب کند، آنها را در محیط کسب و کار خود فراهم کنید.” او در ادامه به خوبی اشاره می کند که: “بیانیه مأموریت و ارزش های سازمان خود را در وب سایت سازمان به صورت شفاف در دسترس قرار دهید تا مانع ارائه درخواست از جانب متقاضیان نامتناسب شود و این گونه هم شما و هم فرد متقاضی زمان کمتری صرف خواهید کرد.”

هانتر همچنین معتقد است که اگر درباره مسئولیت ها، مهارت های مورد نیاز و در یک کلام حدود موقعیت شغلی اطمینان کافی ندارید، مناسب است که با متقاضیان این مطلب را در میان بگذارید. برای آنها شرایط محیط کاری و انتظارات را تا حد امکان به صورت شفاف توضیح دهید و به آن ها اطمینان دهید که فرصت ترقی درون شرکت را با در نظر گرفتن رشد شرکت در افق های آتی خواهند داشت.

اشتباه استخدامی شماره 4: رویه های استخدامی شما مبهم و نامشخص هستند.

یکی از مهم‌ترین اشتباهاتی که یک شرکت می‌تواند مرتکب شود این است که قبل از شروع فرآیند جذب، رویه ‌های استخدامی خود را تعریف نکند. در بهترین حالت، یک رویه نامشخص می‌تواند مدیر استخدام و متقاضیان را سردرگم کند و در بدترین حالت ممکن است مشکلات حقوقی ایجاد کند.

متیو کافمن، معاون بازاریابی در Qualia می گوید: “کارفرمایان باید همه یک کتابچه راهنمای کارمند و یک رویه استخدام شفاف و جامع داشته باشند.” این موضوع به شناسایی مواردی که باید از آن ها اجتناب شود کمک می کند و به عنوان یک سپر قانونی در برابر مسئولیت های احتمالی در آینده عمل می کند.”

شفاف کردن و مدون سازی فرآیند های جذب و استخدام به موضوع سیستم سازی کسب و کارتان باز می گردد و اگر در این خصوص مشکل دارید توصیه می شود که در حوزه سیستم سازی کسب و کارتان اقدام کنید و مقالات مربوط به سیستم سازی کسب و کار را مطالعه کنید.

اشتباه استخدامی شماره 5: شما بر فرهنگ سازمان خود تأکید نمی کنید

یکی از مهم‌ترین اشتباهاتی که می‌توانید در فرایند جذب نیروی انسانی مرتکب آن شوید این است که سبک و فرهنگ شرکت خود را نشان نداده‌ باشید، سبک و فرهنگ سازمان شما شامل مواردی از جمله بسته‌های مزایای کارکنان، حقوق، مشوق ها و وضعیت انعطاف‌پذیری در محل کار، می باشد.

ولف اظهار می کند: «خیلی از ما بیشتر از زمانی که با خانواده و دوستان خود صرف می کنیم در محیط کار می گذرانیم، بنابراین انسان ها به دنبال محیطی هستند که در آن احساس راحتی کنند یا مزایای خاصی را فراهم کند که در زندگی شخصی آنها مؤثر باشد.» “

این می تواند یک تمایز تعیین کننده از دیدگاه متقاضی باشد به ویژه هنگامی که در یک صنعت شدیداً رقابتی هستید این تمایز ها مهم اند.”

هانتر به مدیران پیشنهاد می کند: “برای طراحی مشوق ها وقت کافی اختصاص دهید و به قول خود پایبند باشید.”

علاوه بر این، ارزش‌های شرکت شما باید با ارزش های اخلاقی کارکنان شما همسو باشد و فرهنگی ایجاد کند که همه به آن افتخار کنند.”

هانتر ابراز می کند: “به عنوان یک برند، همه کارکنان نماینده شما هستند. اگر به نظر برسد که شرکت شما اخلاق ضعیفی دارد یا احتمالاً در گذشته به دلیل رفتاری توهین آمیز با واکنشی منفی روبرو شده است، بعید است که نیروی کار بخواهد با شما در ارتباط باشد.”

اشتباه استخدامی شماره 6: شما به پلتفرم ها و رسانه های اجتماعی بی توجه هستید

با توجه به اینکه بسیاری از شرکت‌ها از پلتفرم‌هایی مانند فیس‌بوک، اینستاگرام و لینکدین به‌عنوان ابزار بازاریابی استفاده می‌کنند، حضور ضعیف در رسانه‌های اجتماعی می‌تواند به شرکت شما و افراد حاضر در آن آسیب برساند.

هانتر درباره اهمیت حضور فعال در رسانه های اجتماعی چنین می گوید: “برخی ممکن است استدلال کنند که تنها چیزی که بدتر از عدم حضور در رسانه های اجتماعی است، داشتن حسابی است که به طور منظم به روز نمی شود.” یک حساب توییتر که از سال 2012 نادیده گرفته شده است، به متقاضیان بالقوه پیشنهاد می کند که به عنوان یک برند، تنبل هستید، با مشتریان ارتباط برقرار نمی کنید و در تماس نیستید – سه چیز که قطعاً نمی خواهید با آنها شناخته شوید. شما می خواهید بهترین استعدادها را جذب کنید.”

دوست داشته باشید یا نداشته باشید، حضور آنلاین شما بخشی از برند شماست. نحوه ارائه کسب‌وکارتان تصویر شما را ایجاد می‌کند و نحوه درک مردم از آن تصویر، شهرت شماست. لازم است این پرسش را هر ماه از خود بپرسید: رسانه های اجتماعی شما در مورد شما چه می گویند؟

اشتباه استخدامی شماره 7: فناوری محیط کاری شما منسوخ شده است یا قدیمی است

نیروی کار (خصوصاً افراد با استعداد) می خواهند احساس کنند که بخشی از یک تجارت رقابتی و پر هیجان هستند نه یک دریاچه راکد. برای جذب و حفظ استعدادها، باید با پیشرفت های فناوری همراه باشید.

هانتر درباره فناوری معتقد است که: “خرید دستگاه ها و فناوری با کیفیت بالا در محل کار باید به عنوان یک سرمایه گذاری تلقی شود، نه هدر دادن پول.” نرم‌افزار با کیفیت بالا می‌تواند شغل کارمندان را غنا بخشد، ترک کار را کاهش دهد و به آنها کمک کند مهارت‌های جدیدی را بیاموزند، که به نوبه خود بدون شک به سود کسب و کار شما خواهد بود.

تسهیل گری آنبوردینگ

آنبوردینگ (onboarding)، همسوسازی یا جامعه پذیری کارکنان به فرایندی می‌گویند که در آن منابع انسانی یا مدیر شرکت، کارمندان جدید را با فعالیت‌های شرکت و فرهنگ سازمانی تطبیق می‌دهند. این فرایند معمولا شامل معرفی ابزارها و ارائه اطلاعات لازم برای شروع کار است.

گذار از فرآیند آنبوردینگ و تبدیل شدن به نیروی کار فرآیندی است که ملاحظات خاص خودش را دارد. یک فرآیند آنبوردینگ جامع و ساختارمند برای موفقیت درازمدت کارمندان جدید بسیار مهم است و می تواند نرخ مشارکت و حفظ کارکنان را افزایش دهد.

خوشبختانه اکثر سازمان ها ضرورت ارائه اطلاعات عملی به نیروی جدید را درک می کنند، مثل جزئیات در مورد بسته های مزایا، پارکینگ و سایر اصول اولیه. مورد ارزشمندی که گاهی از قلم می افتد صمیمیت و ارتباط فردی (personal touch) است. به عنوان مثال، یادداشت های خوش آمدگویی از مدیریت و همکاران می تواند به نیروی جدید کمک کند تا احساس حمایت کند.

از دیگر تاکتیک ‌های اثربخش همسو سازی کارکنان، می‌توان به آشنایی کارکنان با فرهنگ و مأموریت شرکت به جای تمرکز بر فرآیند های آشنا سازی و کاغذ بازی اشاره کرد. علاوه بر این، منتورینگ همتایان می‌تواند به ایجاد پیوندهای انسانی میان کارکنان کمک کند و به نیرو جدید احساس حمایت شدن دهد.