در مقاله قبلی ما 6 گام اساسی را برای پیاده سازی نگرش سیستمی بیان کردیم.
حال سوال اساسی که ممکن است برای شما به عنوان مدیر مجموعه مطرح شود این باشد که در کنار پیاده سازی این گامها، لازم است تا نرم افزاری برای تسهیل فرآیندها خریداری گردد؟!
پاسخ ما به این سوال پس از سالها مشاوره و پیاده سازی سیستم ها هم بله است و هم خیر !!
لذا اگر می خواهید این دغدغه خرید و صرف هزینه را در کسب و کار خود یکبار و برای همیشه رفع کنید تا انتهای مقاله ما را همراهی کنید.
پادکست : ندارد ویدیو : ندارد مقاله وابسته : دارد مدت مطالعه : 10 دقیقه
در این مقاله می آموزید که :
1. برای تهیه طرح توجیهی خرید نرم افزار چه کارهایی انجام دهید. |
2. گامهای اساسی اجرایی کردن سیستم سازی کسب و کار چیست؟ |
نیازسنجی کسب و کار به خرید نرم افزار
آسیب شناسی
همانطور که در مقاله 6 گام اساسی را برای پیاده سازی نگرش سیستمی توضیح دادیم زمانی که برای برخی مدیران و صاحبان کسب و کار از سیستم سازی و لزوم پیاده سازی آن در کسب و کار صحبت می شود، آنها ضمن ابراز رضایت رای به خرید نرم افزار و یا سامانه اتوماسیون می دهند.
سالها تجربه ما در مشاوره و پیاده سازی سیستم ها نشان داده در این وضعیت معمولا اتفاقات زیر رخ می دهد:
1. خیلی از کارکنان و همکاران مجموعه و بعضا مشاوران بلافاصله موضوع خرید را تایید می کنند.
2. تیمی برای تحقیق در مورد اینکه نرم افزارهای رایج در بازار چیست تشکیل می گردد و مزایا و معایب هر نرم افزار بررسی می گردد.
3. مدتی از وقت و انرژی سازمان صرف تهیه لیست بلند بالایی از مزایا و معایب، قیمتها و شرکتهای مجری می گردد.
4. مجریان برتر به شرکت دعوت شده و افراد توانمند این شرکتها شروع به ارائه خدمات و توانمندی های نرم افزار خود می کنند. از موفقیت ها و مشتریان خود می گویند.
5. در نهایت در طی این فرآیند متناسب با بودجه تخصیص داده شده اقدام به تدوین قرارداد با یکی از این شرکتها می گردد.
(لازم به ذکر است ما توانایی برخی شرکتها و نرم افزارهای آنها در امر سیستم سازی و اتوماسیون را رد نمی کنیم.)
ما در “آتی من” اعتقاد داریم شما به عنوان مدیر کسب و کار قبل از خرید باید ابتدا زیر ساخت و پیش زمینه های انجام سیستم سازی که در قالب 6 تکنیک و گام اساسی در مقاله 6 گام اساسی را برای پیاده سازی نگرش سیستمی بیان کردیم را درست انجام دهید.
اگر این کار درست و اصولی انجام نشده باشد، مطمئنا نتیجه مطلوب حاصل نخواهد شد. ما شاهد سازمانهای بزرگی بوده ایم که با خرید نرم افزارهای بسیار قوی سیستم سازی تراز اول دنیا و صرف بودجه های فراوان و زمان زیاد برای پیاده سازی آنطور که باید نتوانسته اند از مزایای آن استفاده کرده و صرفا این نرم افزار ها ابزاری برای جمع آوری داده ها و انجام سریعتر کارها شده است.
سیستم سازی کسب و کار به معنای خرید نرم افزار نیست، سیستم سازی و پیاده سازی نگرش فرآیند محور در کسب و کار یک برنامه عملیاتی برای ارتقا توسعه فرهنگ کسب و کار شما بوده که خرید نرم افزار هم می تواند( نه صرفا) یکی از اجزای آن باشد.
لذا پاسخ ما به سوال اول مقاله یعنی خریداری نرم افزار برای سیستم سازی کسب و کارتان بله است اگر 6 تکنیک اساسی “آتی من“ در پیاده سازی نگرش سیستمی را درست انجام داده باشید و خیر است اگر امکان سنجی و نیاز سنجی کسب و کارتان را کامل نکرده باشید.
پس برای تکمیل مراحل نیاز سنجی مقاله را تا انتها مطالعه نمایید.
…ادامه امکان سنجی کسب و کار به خرید نرم افزار
عملیاتی کردن6 گام اساسی سیستم سازی آتی من
شما می بایست حتما 6 تکنیک زیر را برای سیستم سازی کسب و کار خود انجام دهید.
- آمادگی ذهنی مدیران ارشد
- شناسایی دقیق فرآیندها و واحدهای کسب و کار
- مستند سازی فرآیندها
- تهیه گردش کار و مدلسازی کسب و کار
- تدوین شرح وظایف کاری و شغلی هر واحد
- – طراحی فرمهای کاری
در طی مراحل اجرا علی الخصوص مراحل پنجم و ششم یعنی تهیه نمودار گردش کار و طراحی فرمهای عملیاتی
کارهای زیر را انجام دهید:
- مقدار و تعداد کارهایی که توسط کارکنان(انسانها) انجام می شود را بدست آورید.
- کارهای روتین و تکراری را برآورد کرده و زمان انجام دستی انجام آنها را محاسبه کنید.(گاهی اوقات ماهیت کسب و کار به صورتی است که انجام دستی کارها توسط نیروی آگاه به فرآیند سیستمی به صرفه تر از خرید نرم افزار برای انجام آن است.)
- بررسی واگذاری کارهای تکراری، گزارشات و آنهایی که نیاز به دقت فراوان داشته را به نرم افزار انجام دهید. گزارشات مالی، ارسال پیامک ها و پیغامهای تبلیغاتی- خدماتی و فروش، برنامه ریزی ها و زمانبندی های کار و تولید و … از فرآیندهایی هستند که بهتر است به نرم افزار واگذار گردند.
- تعداد کارهایی که تحلیلی و داده کاوی، تصمیم گیری، بازاریابی و … که انسانها توانایی بهتری در انجام آن دارند را مشخص کنید.
- مشخص کردن داده ها و مستندات بحرانی کسب و کار، که نگهداری و ایجاد گزارش از این داده ها برای مدیران تیم شما اهمیت زیادی دارد.
- به صورت دقیق مشخص کنید که نرم افزارها و اتوماسیون اداری، برای بهبود فرآیندهای کسب و کار شما چه نقشی دارند؟
- طرح توجیهی خرید نرم افزار را تهیه کنید و به کمک آن در تصمیم به خرید اقدام به تهیه نرم افزار نمایید.
طرح توجیهی
در تهیه طرح توجیهی با توجه مراحل قبلی که انجام داده اید و تکمیل شاخص هایی که در ادامه خواهد آمد یکی از حالتهای زیر را انتخاب نمایید.
این حالت ها به این صورت است که بر اساس شرایط ذاتی و محیطی کسب و کار شما می باشد. همچنین شما به عنوان مدیر کسب و کار با ارزیابی شاخص هایی که در ادامه خواهد آمد تصمیم خواهید گرفت که کدام یک از حالت های زیر، برای کسب و کار شما مفید خواهد بود.
البته توجه داشته باشید که تعیین ابزار و نرم افزار مناسب برای سیستم سازی کسب و کار باید توسط متخصص و مشاور سیستم سازی نیز بررسی گردد.
انواع حالت های انتخاب نرم افزار برای سیستم سازی کسب و کار:
- هیچگونه نرم افزاری در کسب و کار خود استفاده نکرده و کارها به صورت معمول، سنتی و با کاغذ انجام پذیرد.
- استفاده از نرم افزارهای داخلی سیستم عامل کامپیوتر (Local) مانند مایکرو سافت آفیس و … در جهت تسهیل فرایندها و نگهداری داده ها و اطلاعات ایجاد ارتباط بین آنها از طریق فولدر سازی و شبکه داخلی شرکت(نرم افزارهایی مانند اکسل و اکسس) کمک شایانی به ایجاد داشبورد مدیریت و گزارش سازی می کند.
- استفاده از نرم افزارهای آنلاین و تحت وب که فضای ابری را به صورت مجانی و یا با گرفتن هزینه ای در اختیار مصرف کننده قرار می دهند و نیاز به گرفتن مجوز اعتباری ندارند. در این وضعیت سرور در اختیار شرکت و کسب و کار شما نمی باشد. مانند نرم افزار داخلی پلتفرم آنلاین مدیریت، پیگیری وظایف و پیشرفت کسب وکار میزیتو و یا نرم افزارهای خارجی مانند ترلو Trello و ابزارهای مورد استفاده در گوگل مانند تقویم، صفحات گسترده و…( Google Calendar, Google Sheet)
- استفاده از نرم افزارهای تحت وب اتوماسیون اداری که نقش گردش مکاتبات اداری و یا بسته به نیاز، سایر ماژولهای کسب و کارتان را فراهم می کند. در این حالت یک هزینه اولیه و هزینه پشتیبانی سالانه پرداخت شده و می توانید از این اتوماسیون های اداری برای بهبود فرایند مکاتبات اداری( مانند اتوماسیون اداری فراگستر، همکاران سیستم، چارگون، شماران سیستم، آیکن و …) در کسب و کار خود کمک بگیرید.
- استفاده از نرم افزارهای سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار) BPMS (که این نیز می تواند در دو حالت سرور اختصاصی یا ابری صورت پذیرد. نرم افزارهای BPMS یا موتور فرایندساز است، که به کمک آن واحد سیستم سازی کسب و کار شما، می تواند کلیه فرایندها را از حالت کاغذی به حالت آنلاین درآورده و به راحتی بانک های اطلاعاتی کسب و کار خود را تحلیل کنید.
سوال: تفاوت حالتهای چهارم و پنجم در چیست؟
در حالت پنجم شما می توانید برای تمام فرایند های کسب و کار خود فرم مورد نیاز، متناسب با شرایط کسب و کارتان تعریف کنید. فرم در هر یک از واحد های مورد نظرکسب و کار شما جریان پیدا کرده و توالی رخدادها در هر مرحله را جهت دهی نماید. از طرفی کلیه داده های این فرم می تواند در بانک های اطلاعاتی مخصوص به خود قرار گرفته و تحلیل های لازم برای این دادها به صورت خودکار صورت پذیرد.
مثال: فرم فاکتور فروش را طراحی کرده و در صورتیکه مدیر فروش، فاکتور فروش را تایید کرد فرم به واحد انبار ارجاع داده می شود. در صورت عدم تایید به کارشناس فروش ارجاع می گردد.
نکته: استقرار سیستم های فرایند ساز برای کسب و کارها به آسانی نبوده و حتما بایستی سه نکته زیر را رعایت نمایید.
1- وجود مشاور سیستم سازی برای مدل کردن و اجرایی نمودن فرآیندها
2- وجود متخصص نرم افزارهای فرآیند ساز به عنوان مثال – Process Maker، Bizagi، Visual Paradigm - جهت پیاده سازی فرآیندها مدل شده
3- وجود مدیر اجرایی توانمند در کسب و کار که فرهنگ استفاده از این فرآیند سازها را در کسب و کار شما پیاده سازی و ممیزی کنند.
حال با توجه به شاخص های زیر که در طرح توجیهی آمده و نیز گامهای 6 گانه پیاده سازی نگرش سیستمی می توانید مشخص کنید که کسب و کار شما در کدام یک از حالتهای 5 گانه قرار می گیرد.
معرفی کلی چند نمونه نرم افزار فرآیند ساز
Process Maker
نرم افزار پراسس میکر می تواند یک راه حل محبوب برای مدلسازی فرایند های کسب و کار (BPM) و مدیریت گردش کار می باشد. پروسس میکر یک نرم افزار BPMS رایگان می باشد. ابزاری است برای مدل سازی فرآیند که با کشیدن و رها کردن اجزا مدلسازی فرآیند را فراهم می کند که به کاربران امکان می دهد نمودارهای فرآیند را با استفاده از استانداردهای BPMN ایجاد و ویرایش کنند. پراسس میکر کاربران را قادر می سازد بدون دانش برنامه نویسی ، فرم ها و زیر فرم های چند زبانه ایجاد کنند.
Bizagi
نرم افزار بیزاج از ترکیب دو واژه کسب و کار (business)و چابکی (agility)است. این نرم افزار به کاربران امکان می دهد نقشه های پردازش را بر اساس استاندارد BPMN ترسیم کنند. با استفاده از Bizagi Modeler ، فرایندها می توانند بهWord ،PDF،Wiki،Webیا SharePoint منتشر شوند یا به صورت Visio صادر شوند تا در سراسر سازمان به اشتراک گذاشته شوند.
Visual Paradigm
این نرم افزار یک ابزار طراحی فرایند کسب وکار چند پلتفرمی و سریع است که از نمادهای مدلسازی فرایند کسب وکار (BPMN 2.0) ،دیاگرام‌های جریان داده (DFD) و چارت‌های سازمانی و بسیاری نمودارهای دیگر پشتیبانی می‌کند. این ابزار علاوه بر ویژگی‌های مدلسازی اولیه کسب وکار، شما را قادر به انیمیشن کردن نمودارهای فرایند کسب وکار، شبیه‌سازی دیاگرام فرایند کسب وکار، تولید گزارشات و انتشار پروژه در وب سایت، ایجاد ماتریس‌های RACI، CRUD و … می‌نماید.
ادامه تهیه طرح توجیهی – تعیین شاخص ها
شاخص بزرگی کسب و کار
در این شاخص مشخصا تعداد کارمندان و پرسنل کسب و کارتان مد نظر است. اگر تعداد کارمندان شرکت زیر ده نفر می باشد می توانید از حالت 2 استفاده نمایید. در صورتیکه تعداد پرسنل بیشتر باشد مثلا بین 10 الی 30می توانید در خصوص حالت 3 تصمیم گیری نمایید. بین 30 الی 50 می توانید برای حالت 4 و برای بیشتر از 50 نفر می توانید برای حالت 5 تصمیم گیری نمایید. توجه داشته باشید که تمام موارد فوق بسته به شرایط نسبی هستند.
شاخص میزان تمرکز جغرافیایی
در این شاخص باید میزان پراکندگی کسب و کارتان را مشخص کنید. سیستم سازی کسب و کارتان اگر به صورت متمرکز در یک محل فیزیکی قرار دارد با اینکه در جاهای مختلف باشد با هم متفاوت خواهد بود. هر چه پراکندگی جغرافیایی کسب و کارتان بیشتر باشد نیاز به سامانه های اتوماسیون اداری حالت 4 و موتورهای فرایند سازحالت 5 برای سیستم سازی بیشتر خواهد شد.
شاخص تنوع کارها و وظایف
در این شاخص باید ماهیت کسب و کار خود از نظر تنوع انجام وظایف را مشخص کنید. ماهیت کسب و کاری که یکسری کارهای روتین مانند خط تولید دارد با کسب و کاری که در حوزه بازرگانی با تنوع محصولات متنوع برای فروش فعالیت می کند متفاوت است. در حالتی که تنوع وظایف وجود دارد طبیعتا نیاز به سامانه اتوماسیون بیشتر احساس می گردد.
شاخص میزان ثبت و اهمیت رخدادها و رویدادهای کسب و کار
در این شاخص باید مشخص گردد که در کسب و کار شما میزان ثبت و اهمیت زمان رویدادها چقدر اهمیت دارد. هر چه میزان اهمیت ، سرعت و دقت بیشتری لازم داشته باشد میزان نیاز به سامانه اتوماسیون بیشتر می گردد. به عنوان مثال اگر زمان پاسخگویی مکاتبات اداری وحل مشکلات مشتریان در اولویت قرار دارد می بایست در خصوص یک سامانه اتوماسیون تصمیم گیری گردد.
شاخص محرمانگی اطلاعات کسب و کار
اگر برای کسب و کار شما حفظ اطلاعات شرکت از اهمیت بالایی برخوردار است بایستس از سیستمهای اتوماسیونی استفاده کنید که سرور داخلی شرکت بوده و میزان دسترسی افراد کاملا مشخص و معین باشد.
شاخص چارت سازمانی شرکت
در حالتی که ساختار سازمانی بزرگ و سلسله مراتبی می باشد استفاده از نرم افزارهای BPMS توصیه می گردد. یرای شرکتهای استارتاپی و آنهایی که کار تیمی را انجام می دهند استفاده از نرم افزارهای چابک مانند میزیتو و مشابه خارجی آن ترلو Trello توصیه می گردد.
نتیجه گیری
- نرم افزار به عنوان ابزاری برای کمک به سیستمی کردن کسب و کارتان است. شما حتی بدون نیاز به نرم افزار و همانطور که در 6 گام اساسی به شما آموزش دادیم می توانید کسب وکار خود را سیستمی نمایید. برای اینکه مطمئن شوید خرید نرم افزار برای شما بهینه است باید حتما نیاز سنجی کسب و کار خود را در قالب طرح توجیهی خرید نرم افزار انجام دهید. سپس در مشورت با متخصص و مشاور سیستم سازی تصمیم گیری نهایی را انجام دهید.
