در مقاله داشتن نگرش سیستمی به کسب و کارتان چه کمکی می کند؟ توضیح دادیم که فرآیند محوری و سیستم سازی چه اهمیتی داشته و چگونه می تواند به رشد و تعالی فرهنگ سازمانی شما کمک کند. مزایای آن را برشمردیم و تعابیر غلطی که از سیستم سازی می شود را گفتیم. حال اگر شما به عنوان مدیر دغدغه این را دارید که برای اجرای سیستم سازی از کجا شروع کنید و چه اصولی را رعایت نمائید تا انتهای مقاله ما را همراهی کنید.
پادکست : ندارد ویدیو : ندارد مقاله وابسته : دارد مدت مطالعه : 20 دقیقه
در این مقاله می آموزید که :
1. چگونه 6 گام اساسی برای پیاده سازی نگرش سیستمی را اجرائی کنید. |
2. نکات کلیدی و مهم در رسم نمودار گردش کار چیست. |
3. چگونه فرآیندهای سازمان را تعیین کنید. |
4. چگونه شرح شغلی و فرم های انجام کار را تدوین کنید. |
گام اول – آمادگی ذهنی مدیران ارشد
در این مرحله شما به عنوان مدیر کسب و کار و مسئول تصمیم گیری باید از نظر ذهنی به درک درستی از سیستم سازی رسیده باشید. به این معنی که در این زمینه مطالعات کافی داشته و آمادگی پیاده سازی آن را داشته باشید. چون اصلی ترین عامل در موفقیت پیاده سازی سیستم سازی:
- حمایت واقعی مدیران ارشد مجموعه و باور قلبی آنها است.
شما باید بدانید که مسیر سیستم سازی کسب و کار سخت و طولانی است. لذا پیمودن آن نیاز به باور قلبی مدیران آن دارد. آنها باید بتوانند در مواقعی که کار گره می خورد با راهنمایی ها و توانایی های خود به بقیه در پیمودن این مسیر کمک کنند.
ما به تجربه دیده ایم که وقتی صحبت از سیستم سازی می شود مدیران زیادی با قدرت و اطمینان قلبی ابراز علاقه کرده و می گویند “حتما این کار را انجام خواهم داد و بودجه خرید نرم افزار را هم تصویب کرده ام.” اگرچه ظاهرا این جمله بسیار امیدوار کننده است و همه خوشحال می شوند ولی وقتی عمیقا می اندیشیم شاید باید بترسیم!! چرا که:
- هنوز مدیریت ارشد به درک درستی از مفهوم سیستم سازی نرسیده و فرآیند محوری را شاید صرفا در خرید نرم افزارها می داند؟!
پس تجربه سالیان ما نشان داده هر چه ما در گام اول توقف کرده، آموزش و اطلاعات خود را افزایش دهیم ضرر نکرده ایم و فرآیند پیاده سازی راحت تر خواهد بود. پس از اطمینان از این آمادگی ذهنی باید جلسه رسمی با افراد و اعضای کلیدی سازمان خود داشته و ضمن بیان اهمیت سیستم سازی کسب و کار، عزم و اراده خود برای پیاده سازی را به آنها نشان دهید. توضیح دهید که این کار باعث رشد و اعتلای سازمان شده و نفع آن برای کلیه پرسنل خواهد بود. لذا شما باید در این گام کار گروه سیستم سازی تشکیل دهید. تشکیل کار گروه سبب می شود که :
1. پرسنل کلیدی در کلیه مراحل اجرائی پیاده سازی کار سهیم باشند. |
2. پرسنل با چالشها آشنا شده و با همفکری در تصمیم گیری ها و ارائه راهکارها کمک نمایند. لذا آنها سیستم را ساخته و پرداخته خود دانسته و در اجرا و نیز پایبندی به آن انگیزه بیشتری خواهند داشت. |
3. در صورتی که در همفکری با مشاور سیستم ساز مجموعه، تصمیم به خرید و پیاده سازی یک نرم افزار اتوماسیون مناسب (سامانه یکپارچه فرآیند ساز – ERP) گرفتید، می توانید از کمک این کارگروه که به خوبی با مفاهیم و اصول سیستم سازی آشنا شده اند استفاده نمایید. |
4. مشکلات پیاده سازی سیستم سازی (مقاومت کارکنان، هدر رفت زمانی و… ) از بین خواهد رفت و هزینه صرف شده تلف نمی گردد. |
5. اطمینان از درک درست شما و مجموعه برای عملیاتی کردن سیستم سازی حاصل می شود. بطوریکه حضور افراد کلیدی سبب می شود مصوبات کارگروه ضمانت اجرائی پیدا کند. |
برنامه ریزی منابع سازمان Enterprise Resource Planning یا به اختصار ERP، شامل طیف وسیعی از فعالیت‌های مختلفی است که به بهبود عملکرد یک سازمان منتهی می‌شود و تمام داده‌ها و فرایندهای یک سازمان را در یک سیستم نرم‌افزاری و در قالب یک بانک اطلاعاتی به صورت پیوسته، منظم و دقیق مدیریت می‌نماید.
گام دوم – شناسایی دقیق فرآیندها و واحدهای کسب و کار
در این گام شما و کارگروه باید:
- کلیه واحدهای مورد نیاز سازمان و فرآیندهای آن را شناسایی کنید. شاید خنده دار به نظر آید ولی حتما باید دقیقا واحدهایی که در سازمان شما کاری انجام داده و ارزش افزوده ای برای مشتریان دارند را شناسایی و فرآیندهای مرتبط آنها را تفکیک کنید. در این مرحله شما باید حتما از کمک و راهبری مشاور سیستم سازی استفاده نمایید.
- به عنوان مثال اگر شرکتی در حوزه بازرگانی داخلی فعالیت دارد از اضافه کردن فرآیندهای اضافه مانند بازرگانی خارجی (بدون دلیل و برای حفظ کلاس کاری) جدا خودداری نماید. در خصوص فرآیندهای واحد حسابداری هم می بایست این چنین عمل کرد.
2. در شناسایی فرآیندها، نباید آنها را با وظیفه، شرح و مسئولیت واحد اشتباه بگیرید. باید هر واحد سازمان را مانند تابع ریاضی در نظر بگیرید که ورودی و خروجی مشخصی دارد. مانند تابع f(x)=2x+3y
- فرآیندها به معنای عملگرهای ریاضی(± ، × ، ≤ و…) هستند که پارامترها و شرح وظایف مانند X وY ها را بهم متصل می نماید.
3. فرآیندهای هر سطح سازمان را به صورت افقی نه سلسله مراتبی بررسی نمائید. به این معنا که واحدها را در کنار هم قرارداده و ورودی و خروجی آنها را تحلیل کنید. بعد از تکمیل هر سطح به سطح دیگر بروید. در نهایت تحلیل و شناسایی کل کسب وکار باید از سطوح بالا به پایین انجام پذیرد
4. افراد و کارمندانی که تمایل بیشتری به نگرش سیستمی و پیاده سازی آن دارند را شناسایی کرده و در طی فرآیند اجرا از وجود آنها حداکثر استفاده را نمائید. مرحله شناسایی را باید با حوصله انجام دهید. هر چه بیشتر در این مرحله تامل کنید به درک بهتری هم از کسب و کار خود می رسید.
ویژگی افراد با نگرش سیستمی:
- افراد با نگرش سیستمی عموما در جلسات با انرژی و انگیزه واقعی بوده و به صورت نمایشی خود را مشتاق نشان نمی دهند.
- عموما سعی می کنند خود را به عنوان یک کارمند پر مشغله و مملو از کار نشان ندهند و اگر واقعا هم درگیر مسائل کاری زیادی باشند به سرعت در پی رفع مشکل و گلوگاههای کاری از خود هستند.
- در طی سالهای همکاری با سازمان، فرد یا افرادی را به عنوان جانشین خود پرورش داده اند.
- در واحدهای کاری آنها عموما پرسنل زبده با توانایی ها متوسط به بالا فعالیت می کنند.
- نگرش عمیق به فرآیندها، نمودار گردش کار و شرح وظایف داشته و معمولا پیشنهادهای آنها در جهت بهینه سازی و روانتر شدن انجام کارها است.
5. پس از اتمام کار حتما یک تصویر مفهومی از فرآیند ها و واحدهای سازمان ترسیم نمائید. در ترسیم تصویر نهایت دقت را به خرج داده و به طرز زیبائی تمام جزئیات را توصیف نمائید. در ترسیم تصویر غنی شده از نمودار ، اشکال هندسی و فلوچارت استفاده کنید. نمونه ای از تصاویر مفهومی به صورت زیر است.
توجه داشته باشید که ما در این مقاله گامهای ارایه نرم افزارها برای اتوماسیون کردن کسب و کار را ارایه نمی کنیم. بلکه گامهای اجرائی کردن مفهوم سیستم سازی بیان می گردد. این تکنیک ها می تواند برای پیاده سازی نرم افزارهای اتوماسیون نیز مورد استفاده قرار گیرد. سیستم سازی کسب و کار به معنای خرید نرم افزار نیست، سیستم سازی و پیاده سازی نگرش فرآیند محور در کسب و کار یک برنامه عملیاتی برای ارتقا توسعه فرهنگ کسب و کار شما بوده که خرید نرم افزار هم می تواند( نه صرفا) یکی از اجزای آن باشد.
خلاصه گام دوم (شناسایی دقیق فرآیندها و واحدهای کسب و کار):
توجه داشته باشید که ما در این مقاله گامهای ارایه نرم افزارها برای اتوماسیون کردن کسب و کار را ارایه نمی کنیم. بلکه گامهای اجرائی کردن مفهوم سیستم سازی بیان می گردد. این تکنیک ها می تواند برای پیاده سازی نرم افزارهای اتوماسیون نیز مورد استفاده قرار گیرد. سیستم سازی کسب و کار به معنای خرید نرم افزار نیست، سیستم سازی و پیاده سازی نگرش فرآیند محور در کسب و کار یک برنامه عملیاتی برای ارتقا توسعه فرهنگ کسب و کار شما بوده که خرید نرم افزار هم می تواند( نه صرفا) یکی از اجزای آن باشد.
گام سوم – مستند سازی فرآیندها
این گام مبنای قابل اطمینان برای اجرایی کردن سیستم سازی و در نهایت ارتقا کسب و کار شما می باشد. لذا کارگروه باید بتواند برای پرسنل توضیح دهد که این مرحله کاغذ بازی و در نهایت انباشتی از مدارک نیست. در این گام کارگروه سیستم سازی باید:
- سطوح مستند سازی را تعیین کند
- مستند سازی باید در هر سطح سازمان به صورت جداگانه انجام شده و بعد از تکمیل هر سطح به سطح دیگر بروید. به اینصورت که از بالا به پایین باشد. مثلا بسته به وسعت سازمان، مستند سازی فرآیندهای کسب و کار را از هیات مدیره، مدیریت عامل آنگاه معاونت ها، مدیریت های اجرایی، واحدهای صف و ستادی انجام دهید. (به عنوان مثال اگر هنوز فرآیندهای مربوط به واحد مدیرعامل شناسایی نشده است نیازی به تدوین فرایندهای واحد تولید یا تحقیق و توسعه نیست.)
- واحد های هر سطح را مشخص کند
- تعداد واحد های هر سطح باید کاملا دقیق و مشخص باشد. ابهام و مشخص نبودن باعث تداخل فرآیندها و شرح وظایف آنها می شود. مثلا اگر واحد بازرگانی در سطح معاونت تعریف می گردد دیگر نباید واحدی به همین نام یا فرآیندهای مشابه در سطح مدیریت اجرائی باشد. یعنی اگر شما در سازمانتان معاونت بازرگانی دارید در زیر مجموعه آن (در سطح بعدی) مدیریت بازرگانی داخلی یا خارجی تعریف می نمایید. اینکه مدیریت بازرگانی تعریف شود که هیچ ارتباطی با معاونت بازرگانی نداشته و مستقیما با یک سطح بالاتر آن یعنی مدیریت سازمان در ارتباط است برای پیاده سازی نگرش سیستمی مشکل ساز خواهد بود.
سوال: در ساختار ماتریسی و کسب و کارهای پروژه محور که یک مدیریت با دو یا چند معاونت در ارتباط است مثلا مدیر پروژه با معاونت منابع انسانی، تولید، ساخت و …، باید به چه صورتی عمل کرد؟
جواب: در همین ساختار ماتریسی-پروژه ای می بایست متولی واحد مدیریت پروژه کاملا مشخص باشد. به این معنی که ورودی و خروجی آن واحد با سطح بالاتر خود دقیقا معلوم می باشد. حال برای ارتباط با واحدهای دیگر در سطح بالاتر می بایست نماینده هر واحد بالاتر در سطح متناسب مدیریت پروژه تعریف شده و ارتباطات افقی – عرضی آن تعریف گردد.
مثلا در تصویر فوق مدیر پروژه 1 صرفا با مدیر واحد pmo در ارتباط بوده و لازم نیست برای در خواستهای خود در پروژه مستقیما با واحد بالاتر خود (معاونت مهندسی ، پشتیبانی و …) در ارتباط باشد. برای برقراری ارتباط با سطح سازمانی بالاتر، مدیر pmo و یا نماینده هم سطح وی که با دایره قرمز مشخص شده کافی است.(البته در عمل بعضا و به بهانه تسریع کار، شاهد ارتباط مستقیم مدیریت پروژه ها با معاونت ها هستیم-خطوط سبز رنگ- که از نظر سیستمی اشتباه است.)
- فرآیندهای هر سطح را مشخص کند
این مرحله که پایه اساسی در شکل دهی سیستم می باشد شامل مراحل زیر است:
- کوچک سازی: تبدیل فرآیندها به اجزا غیر قابل تقسیم
- شما و کارگروه باید سعی کنید فرآیندها را تا می توانید کوچک کنید. هرچه فرآیندها به اجزای کوچکتری تقسیم شوند، مطالعه و تصمیم‌گیری در مورد آنها ساده‌تر خواهد بود. همچنین در صورت تصمیم به پیاده سازی سامانه اتوماسیون این کار راحت تر صورت می پذیرد. مثلا فرآیند ” تایید پیش فاکتور و آماده سازی محصول جهت ارسال” قابلیت تبدیل شدن به دو الی سه فرآیند را دارد. در مثال فوق فرآیند قابلیت تقسیم شدن به چهار فرآیند غیر قابل تقسیم به شرح ذیل را دارد:
- تایید پیش فاکتور فروش توسط مشتری
- ارسال درخواست به واحد انبار
- تایید نهایی فاکتور فروش
- آماده سازی ارسال از انبار
- نامگذاری فرآیند: کارگروه باید عنوان مناسبی برای جدا کردن فرآیندها از یکدیگر داشته باشد.
- عنوان باید واضح و بدون ابهام بوده و بصورت اسم مصدر بیان گردد.(برای اینکه زمان مشخصی نداشته و صرفا مفهوم را بیان کند.) مثلا: ” تایید پیش فاکتور فروش توسط مشتری “. در این نامگذاری نتیجه نهایی کار به نوعی مشخص می گردد. در همین مثال نتیجه کار، تایید توسط مشتری می باشد.
- نامگذاری نباید ابهام داشته و کلی باشد. مثلا عباراتی مانند “مدیریت ترخیص کالا، همکاری واحد انبار با واحد فروش، پردازش اطلاعات اولیه متقاضیان، تسهیل امور اداری” چون به طور واضح عمل را بیان نکرده، قابل تفسیر هستند و نتیجه نهایی مشخصی از آن بدست نمی آید غلط است.
- نامگذاری نباید طولانی باشد. مثلا “تایید پیش فاکتور فروش توسط مشتری و تکمیل ایمیل نمونه برای مشتری.” اشتباه است چرا که به نوعی شرح کار هم در فرآیند آورده شده است.
- نام گذاری فرآیند ها باید در تمام فرآیند کسب و کار یکسان باشد. به عنوان مثال اگر قرار است نام فرآیندی” ارسال درخواست برای واحد فناوری” باشد در واحدهای مختلف نیز همین نام بکار رود مگر اینکه شرح وظیفه خاصی در آن گنجانده شود.
- فرآیند نام گذاری باید حتما و حتما به صورت همفکری انجام پذیرد. زیرا در این جلسات گروهی و در خلال بحث ها و توافقات علاوه به شناخت بهتر فرآیند کسب و کار همه به درک درستی از منطق نامگذاری فرآیندها رسیده و از دوباره کاری جلوگیری شود. ممکن است در کارگروه، کارمندی از واحد دیگر در خصوص نام فرآیندی در واحد دیگر نظر بدهد. این مورد نه تنها ایراد نداشته بلکه باید تشویق شده تا کارایی افزایش یابد.
- محتویات هر فرآیند را تدوین نمایید.
محتویات هر فرآیند 5 جز اصلی دارد به شرح زیر دارد: (این گام را با مثال “تایید پیش فاکتور فروش توسط مشتری” تشریح می کنیم.)
1. ورودی فرآیند
منبع یا منابعی که برای کارکرد فرآیند مورد نیاز است.
Ø در مثال، پیش فاکتور فروش، ورودی فرآیند است.
2. تامین کننده ورودی
واحد یا شخص حقوقی که ورودی فرآیند را تهیه می کند
Ø در مثال، واحد فروش و یا نماینده فروش، تامین کننده است.
3. فرآیند
کار و عملی که در فرآیند انجام می شود تا ورودی به خروجی تبدیل شود.
Ø در مثال، ارسال پیش فاکتور، فرآیند کار است. در این قسمت شما می توانید نحوه ارسال و جزئیات آن را تشریح نمائید.
4. خروجی
نتیجه و حاصل فرآیند در آن مشخص می شود.
Ø در مثال، تایید مشتری در فرآیند، خروجی می باشد
5. مصرف کننده
شخص حقوقی یا واحدی که از نتایج فرآیند استفاده کرده و از فرآیند سود می برد.
Ø در مثال، مصرف کننده، واحد یا شخص حقوقی است که پس از تایید مشتری وارد عمل می شود. میتواند واحد انبار یا تولید باشد.
یکی از فواید مهم این مرحله ایجاد بانک اطلاعاتی از تامین کنندگان، مصرف کنندگان، ورودی ها و خروجی های کسب و کار شما خواهد بود. این لیست شامل واحدها یا شخصیت های حقوقی داخل کسب و کار شما یا خارج از آن (مانند مشتریان کسب و کار شما) باشد. با آنالیز این بانک اطلاعاتی شما می توانید وابستگی مجموعه خود به تامین کنندگان، اهمیت و نقش مصرف کننده ها و نیز نوع ورودی و خروجی کسب و کار خود را بهتر بشناسید.
خلاصه گام سوم (مستندسازی فرآیندها):
* تعیین سطوح مستند سازی
* تعیین واحدهای هر سطح کسب و کار
* تعیین فرآیندهای هر سطح شامل : کوچک سازی - نامگذاری - تدوین محتویات
گام چهارم – تهیه گردش کار و مدلسازی کسب و کار
در این مرحله نگرش سیستمی کردن کسب و کار و یا نگاه فرآیند محوری به معنای واقعی خود را نشان می دهد. در این گام کار گروه باید:
- کلیه کارهای کسب و کار که شامل کارهای روزانه (تکراری)، موردی و یا پروژه ای است را به فرآیندهای کوچک غیر قابل تقسیم تبدیل کرده باشد. اگر کاری وجود داشته که در قالب فرآیند قرار نگرفته به این معنی است که شما و کارگروه هنوز نتوانستید تمام فرآیندها را شناسایی کرده لذا باید گام قبل را تکرار نمائید.
- بعد از اطمینان از تقسیم کارها به سلول های فرآیند، کلیه فرآیندها را به هم متصل نماید. این اتصال که با نقطه شروع و پایان های هر فرآیند می باشد به طور ساده به گردش کار معروف است که بسته به ماهیت فرآیندها می تواند گردش کار روزانه، موردی و یا پروژه ای لقب بگیرد.
- گردش کار هر سطح را دقیقا تعیین نموده و نقاط ارتباطی با سایر سطوح را مشخص نماید.
کار گروه زیر نظر مشاور سیستم سازی باید:
- به موازی یا پشت سر هم انجام شدن فرآیندها فکر و توجه کند.
- ترتیب و چیدمان فرآیندها را تعیین کند.
- منابع و مدت زمان لازم برای انجام کارها را تعیین کند.
- به بازه های زمانی و میزان شناوری در انجام کارها توجه نماید.
- تخصیص منابع را از دو بعد انسانی و تجهیزات انجام دهد.
4. وقتی اتصال، تخصیص منابع و زمان برای همه فرآیندهای شرکت انجام پذیرفت باید به راحتی بتواند نقشه یا شبکه فعالیت های کسب و کار را ترسیم کرده که ما در حالت کلی آن را نمودار گردش کار-Work Flow Diagram می نامیم. شکل زیر نمونه ای از نمودار گردش کار می باشد.
شما برای رسم گردش کار و مدلسازی کسب و کارتان می تواند از نرم افزار ویژوال پارادایم Visual Paradigm استفاده نمایید. این ابزار علاوه بر ویژگی‌های مدلسازی اولیه کسب‌وکار، شما را قادر به انیمیشن کردن نمودارهای فرایند کسب‌وکار، شبیه‌سازی دیاگرام فرایند کسب وکار، تولید گزارشات و انتشار پروژه در وب سایت می سازد.
5. بعد از ترسیم نقشه فرآیندهای کار می بایست یک بار آن را از حیث اجرائی بودن بررسی کرده تا عیب ها و ایرادات آن مشخص گردد. اجرائی بودن را می توانید به هم به صورت دستی و هم از طریق شبیه سازی نرم افزاری انجام دهید.(مانند ویژوال پارادایم). برای اجرای دستی می توانید از کارکنانی که در اجرا هستند مشورت بگیرید و از آنها بخواهید این نمودار گردش کار را بهتر کنند. افرادی که به خوبی مشارکت کرده اند را حتما مورد تقدیر قرار دهید.
6. بعد از اطمینان از اجرایی و شدنی بودن نمودار گردش کار به دقت توضیحات هر فرآیند و نحوه ارتباط آنها را به همراه داشتن تبصره بیان نمایید. نوشتن این توضیحات پیش نیاز مرحله بعد که تدوین شرح وظایف می باشد، است.
خلاصه گام چهارم (تهیه گردش کار و مدلسازی کسب و کار):
* تهیه فهرست فرآیندهای کسب و کار
* اتصال سلولهای فرآیندی و تشکیل نمودار گردش کار
* تعیین گردش کار هر سطح و مشخص کردن نقاط ارتباطی با سایر سطوح
* ترسیم نقشه یا شبکه فعالیت های کسب و کار
* بررسی اجرائی بودن نمودار گردش کار
* مکتوب کردن نحوه تعامل فرآیند ها در قالب نمودار گردش کار و تبصره های مربوط به آن
نکات کلیدی و مهم در رسم نمودار گردش کار
- بهینه سازی
- شما در ترسیم نقشه کسب و کار تا آنجا که امکان دارد فرآیندها و مسئولیت هایی که ممکن است اضافه بوده و یا تداخل شرح وظایف ایجاد کند را حذف نمائید. چرا که لازم است با نگرش آینده نگر و توسعه فضای کار این گردش کار را ترسیم کنید. شما در آینده می بایست بروزرسانی در فرآیندها و شرح وظایف ایجاد کنید. برای همین وجود فرآیندهای اضافه، تکراری با شرح کاری هایی که تداخل دارند روند توسعه را دچار مشکل می نماید.
- کاهش هزینه‌ها
- در کار گروه شما می بایست حتما نماینده واحد مالی و حسابداری حضور داشته باشد. چون یکی از دلایل مهم سیستم سازی کسب و کار کاهش هزینه های اضافی است که در تدوین عالی نمودار گردش کار به خوبی خود را نشان می دهد. لذا ساده تر کردن فرآیندها سرعت کار را بالاتر برده و هزینه های منابع تخصیص یافته به شدت کاهش یافته و سود کسب و کار افزایش می یابد.
- چابک سازی
- با توجه به رشد تکنولوژیک صنایع، بازار های متنوع و جلب مشتریان با تقاضاهای در حال تغییر، گردش کار شما که مبنای سیستم کسب و کارتان است می بایست قابلیت تغییر سریع را داشته باشند. برای همین فرآیندها باید کوچک، قابل فهم با منابع تخصیص یافته مشخص باشند تا بتوان در صورت نیاز به تغییر، سریعا اقدام کرد.
- توجه به نقش نیروی انسانی و نرم افزارها
- در هنگام رسم نمودار گردش کار شما باید حتما به این موضوع توجه نمایید که کدام فرآیندها توسط انسان قابل انجام است و کدام فرآیندها توسط نرم افزار قابل انجام است. اینکه کدام فرآیندها و وظایف نیاز به تصمیم گیری، حل مساله و یا ارایه راه کار دارد و یا اینکه کدام کارها نیاز به گزارش گیری، استاندارد سازی و دقت فراوان دارد می تواند در تفکیک فرآیندهای انسان محور یا نرم افزار محور به شما کمک کند. به این ترتیب با تفکیک انجام شده شما بهتر می توانید بفهمید که مجموعه شما چقدر نیازمند یک سامانه یا نرم افزار است. (امکان سنجی)
در انتهای گام چهارم با انجام دقیق گامها شما باید به درک درستی از کسب و کار خود رسیده باشید. لذا باید بتوانید به دو سوال اساسی زیر به راحتی پاسخ دهید :
1. (سوالات از جنس ورودی کسب و کارتان)
* آیا تامین کنندگان کسب و کار ما آنچه را که نیاز داریم به موقع تحویل می دهند؟ چگونه می توانم مدیریت آنها و زنجیره توزیع ورودی ها را بهبود دهم؟ آیا تامین کنندگان را اولویت بندی و رتبه بندی کرده ام؟
2. (سوالاتی از جنس خروجی کسب و کارتان)
* آیا ما محصول با کیفیتی به مشتری ارایه می دهیم؟ محصولات ما چه ارزش افزوده ای برای مشتری دارد؟آیا دسته بندی مشتریان ما به درستی انجام شده است؟ چگونه می توانم در خدماتم به مشتری بهبود ایجاد کنم؟
گام پنجم – تدوین شرح وظایف کاری و شغلی هر واحد
این مرحله یکی از اساسی ترین مراحل پیاده سازی نگرش سیستمی در کسب و کار ما است. سالها تجربه مشاوره ای ما نشان داده که حتی علیرغم سیستمی بودن برخی از کسب و کارها باز شاهد تداخل وظایف در انجام کارها بوده ایم. موضوعی که سر منشاء عدم بهره وری، منازعات کاری و شروع افول سیستم سازی در کسب و کار شما است. همچنین نوشتن درست شرح وظایف در آینده به شما و واحد منابع انسانی در نوشتن آگهی استخدام کمک خواهد کرد. ( برای آشنایی با نوشتن اگهی استخدام می توانید به مقالات زیر مراجعه نمایید.
- ده تکنیک نوشتن آگهی استخدام عالی، برای مدیران منابع انسانی(بایدها و نبایدها!)
- چگونه مدیران منابع انسانی می توانند آگهی استخدام بهتری بنویسند؟
در این گام کارگروه باید:
- شرح وظایف را دقیقا منطبق بر فرآیندهای کاری و نمودار گردش کار تدوین کند.
- اگر گامهای قبلی را دقیق و درست انجام شده باشد کلیه کارهای پرسنل (روزانه ، موردی و پروژه ای ) در نمودار گردش کار منعکس شده و شما براحتی می توانید وظایف کاری را از آن استخراج نمایید.
- شرح وظایف را مفید، مختصر و بدون ابهام بنویسد.
- تجربه ما نشان داده طبق یک باور غلط در سازمان ها، شرح وظایف شغلی عموما طولانی و متعدد است. جالب است که حتی کارمند مربوطه هم از این قضیه استقبال می کند. حتی در انتهای شرح وظایف بعد از نوشتن کارهای متعدد عبارت ” انجام سایر امور محوله از سوی مدیریت ” هم اضافه می گردد.
- تداخل شرح وظایف را حذف کند.
- به این معنی که انجام یک پروسه کاری توسط دو واحد صورت پذیرد. در اینصورت حتما در تعریف فرآیندها و نمودار گردش کاری ایراد وجود داشته است و می بایست مرحله قبل اصلاح گردد.
- ساختار گزارش دهی، پاسخگویی و ارزیابی عملکرد را در شرح وظایف قرار دهد.
- به این معنی که کارها کمی و قابل اندازه گیری بوده تا بتواند مورد سنجش قرار بگیرد.
- شرح وظایف را مکتوب و مشخص همراه با تاریخ و نسخه ویرایش شده تایید نماید.
- میزان مهارتهای فنی و تخصصی انجام کار را در کنار مهارتهای نرم مورد نیاز به عنوان پیش فرض بیان کند.
تمرین: برای گردش کار زیر شرح وظایف متناسب با هر واحد را تدوین نمایید.
” پس از تایید پیش فاکتور فروش توسط مشتری و پرداخت پیش پرداخت، فاکتور به واحد انبار ارسال می گردد. واحد انبار در تطبیق با موجودی ها دستور حمل کالاهای خریداری شده را به واحد ارسال صادر می کند. در صورت کسر موجودی مراتب به واحد تولید اعلام می گردد. واحد ارسال برنامه زمانبندی توزیع کالا را به مقصد مورد نظر هم در داخل سازمان و هم به مشتری اعلام می نماید.”
شما باید بتوانید شرح وظیفه کاری واحدهای خرید، انبار، تولید و ارسال را در پروسه سفارشات محصول تدوین نمائید.
- راهنمایی: به واحدها مانند تابع f(x)=2x+3y نگاه کرده که فرآیندها به معنای عملگرهای ریاضی(± ، × ، ≤ و…) هستند که پارامترها و شرح وظایف مانند X وY ها را بهم متصل می نمایند.
گام ششم – طراحی فرمهای کاری
نقش فرمها در پیاده سازی سیستمی کسب و کارتان مانند عملیات روغنکاری برای چرخ دنده ها می باشد. اگر فرمهای مناسب طراحی و پیاده سازی نگردد چرخ دنده ها نمودار گردش کار به سختی و تداخل بسیار می گردند و پس از مدتی از کار خواهند افتاد. لذا برای طراحی فرمها کارگروه باید:
- لیست فرمهای مورد نیاز کسب و کار را از روی نمودار گردش کار استخراج نماید.
- البته این کار می تواند در گام قبل و همزمان با شکل دهی نمودار گردش کار صورت پذیرد.
- طراحی فرم ها را با قابلیت همزمان جمع آوری اطلاعات و گزارش دهی انجام دهد.
- (مثلا در فرم صورت جلسه علاوه بر درج محتویات جلسه و سایر موارد رایج مانند زمان، مسئول انجام، حاضرین ، غائبین و … می توانید مسئول پیگیری را علاوه بر مسئول انجام و یا محل برگزاری جلسه را اضافه نمایید.)
- طراحی را تا حد امکان ساده و بهینه کرده و تنها انجام و جمع آوری اطلاعات ضروری کارها را مد نظر قراردهد.
- از علائم اختصاری مورد تایید کارگروه استفاده کرده تا فرم ها ساده تر و زیباتر گردد.
- اطلاعات خواسته شده را کاملا واضح و قابل درک طراحی نماید.
- فرم را مرتب و طبقه‌بندی شده طراحی کند.
- این طبقه بندی می تواند بر اساس کدهای تخصیص یافته به واحدها در نمودار گردش کار صورت پذیرد. طبقه بندی باعث شده تا پاسخگویی بهتر شده و تحلیلی اطلاعات راحت تر باشد. درج مواردی مانند لوگو و اطلاعات کسب و کار در بخش بالایی فرم به ظاهر فرم رسمیت می‌بخشد. فرم ها باید در سامانه مدیریت دانش ذخیره گردد.
نتیجه گیری
در این مقاله گامهای اجرائی کردن مفهوم سیستم سازی را بیان کردیم. این تکنیک ها می تواند برای پیاده سازی نرم افزارهای اتوماسیون نیز مورد استفاده قرار گیرد. سیستم سازی کسب و کار به معنای خرید نرم افزار نیست، سیستم سازی و پیاده سازی نگرش فرآیند محور در کسب و کار یک برنامه عملیاتی برای ارتقا توسعه فرهنگ کسب و کار شما بوده که خرید نرم افزار هم می تواند( نه صرفا) یکی از اجزای آن باشد. اگر زیر ساخت سازی و پیش زمینه های انجام سیستم سازی که در گامهای قبلی برای شما بیان کردیم انجام نشده باشد مطمئنا نتیجه مطلوب حاصل نخواهد شد. ما شاهد سازمانهای بزرگی بود ه ایم که با خرید نرم افزارهای بسیار قوی سیستم سازی در سطح دنیا و صرف بودجه های فراوان و زمان زیاد برای پیاده سازی آنطور که باید نتوانسته اند از مزایای آن استفاده کرده و صرفا این نرم افزار ها ابزاری برای جمع آوری داده ها و انجام سریعتر کارها شده است.
نرم افزار به عنوان ابزاری برای کمک به سیستمی کردن کسب و کارتان است. شما حتی بدون نیاز به نرم افزار و همانطور که در 6 گام به شما آموزش دادیم می توانید کسب وکار خود را سیستمی نمایید.
در مقاله بعدی ما نیاز سنجی سیستم سازی کسب و کار به نرم افزار را بررسی خواهیم کرد. با ما همراه باشید!
مقاله قبلی:داشتن نگرش سیستمی به کسب و کارتان چه کمکی می کند؟
برای دانلود چک لیست پیاده سازی و اجرای نگرش سیستمی در کسب و کار اینجا کلیک کنید.
یک پاسخ