تمرینهای اجرایی، 14 گام اساسی برای مدیر سیستم ساز بودن – اصول مدیریتی هنری فایول

مقدمه

در مقاله “مدیر سیستم ساز کیست و چه ویژگیهایی دارد؟“6 ویژگی اصلی یک مدیر سیستم ساز را برای شما بیان کردیم. توضیح دادیم که دستیابی به این ویژگی ها علاوه بر تمرین، در ذات شخصیتی مدیر بوده که طبیعتاً دستیابی به آن زمانبر است و به سادگی حاصل نمی گردد. تجربه مشاوره و برنامه ریزی سیستمی ما نشان می دهد که پیاده سازی اصول 14 گانه مدیریتی هنری فایول در امر سیستم سازی بسیار موثر است. هنری فایول مهندسی بود که سال‌ها تجربه مدیریت در عالی ترین سطح صنایع را در کارنامه خود داشت. این تجربه در کنار فعالیت‌های مشاوره و پژوهش منجر به شکل‌گیری یک دید عمیق در خصوص عملکرد سازمان وکارکنان در او شده بود. دیگاه او برای حل مسائل کسب و کار عموماً ریشه ای و با نگاه سیستماتیک بود.

اصولی که شما به عنوان مدیر سیستم ساز باید انجام دهید تا راه را برای سیستم سازی مجموعه خود باز کنید. همچنین تمرین‌هایی را در راستای کسب مهارت سیستم سازی برای شما طراحی کرده ایم. شما با انجام آنها می توانید ویژگی های اکتسابی مدیریت سیستم ساز بودن را افزایش دهید.

پادکست : ندارد          ویدیو : ندارد               مقاله وابسته : دارد     مدت مطالعه : 15 دقیقه

در این مقاله می آموزید که:

اصول اولیه مدیریت سیستم سازی (اصول مدیریتی هنری فایول)

1. تقسیم کار (Division of Work)

در این اصل کارها به وظایف کوچک تقسیم می گردد و هر بخش به یک فرد یا گروهی از افراد واگذار می گردد. این اصل عملکرد صنایع را به شدت افزایش می دهد.

2. اختیار و پاسخگویی(Authority and Responsibility)

در این اصل اختیار حق دستور دادن و پاسخگویی در برابر این حق است که به مدیران میانی واگذار می گردد. فایول اعتقاد دارد این دو باید در کنار هم باشند. بسیاری از مدیران ارشد و رهبران کسب و کارها، در این اصل مشکل دارند. در واقع میان مسئولیت ها و اختیاراتی که به مدیران میانی یا کارشناس های خود واگذار می کنند توازن منطقی، قائل نیستند. لذا توجه به این اصل، می تواند راندمان کسب و کارها را به صورت قابل محسوسی افزایش دهد.

3. نظم و انضباط (Discipline)

کارکنان باید به قوانین و مقررات وضع شده در سازمان احترام گذاشته و آنها را اجرا نمایند. در دیدگاه فایول نظم و انضباط نتیجه رهبری اثربخش در سازمان است. نظم و انضباط کلیدی است که کسب و کارها را به موفقیت های بزرگ می رساند. مدیر سیستم ساز، تلاش می کند که دستور العمل های کسب و کار را همچون یک کتاب آسمانی، مجموعه از قوانینی بداند که سرپیچی از آنها، نشدنی است. او در کسب و کار دائماً فرهنگ سازی می کند که سرپیچی از دستور العمل های کسب و کار امری نکوهیده و نابخشودنی است.

آسیب

در بسیاری از کسب و کارها معمولا ایده ها و استراتژی های خوبی برای اهداف مختلف سازمان اتخاذ می‌گردد، اما در مقام عمل هیچ جدیت و عزم راسخی برای تحقق این اقدامات دیده نمی شود. بسیاری از مدیران همیشه در گوشه ذهن‌شان انباری از انبوه کارها دارند که به کارکنان خود واگذار می کنند. اما بعد از مدت طولانی هیچ اقدامی در این خصوص از سوی کارکنان آنها اتفاق نیافتاده است. این مشکل صرفاً از جهت کمبود وقت یا تراکم کارها نیست. در 80 درصد مواقع دلیل اصلی آن عدم وجود انضباط و دیسیپلین در فرهنگ سازمانی یک کسب و کار است.  برای دستیابی به نظم در کارها به مقاله “توسعه فردی / نظم و دیسیپلین / تکنیکهایی که سازمان شما را متحول می کند” مراجعه نمایید.

کارکنان سازمان عادت نکرده اند که دستور العمل های سازمان یا دستورات مدیران ارشد خود را جدی بگیرند.

4. وحدت فرماندهی(Unity of command)

هر کارمند کسب و کار شما باید از یک شخص دستور بگیرد و به همان فرد پاسخگو باشد. این چهارمین اصل از اصول مدیریت فایول است. بر اساس این اصل هر فرد در سازمان باید یک مافوق داشته باشد و از او دستور بگیرد و در مقابل عملکردش نسبت به او پاسخگو باشد. تجربه ما در مشاوره وبرنامه ریزی نشان داده که در خیلی از کسب و کارهای کوچک و بزرگ ایران، این موضوع ساده و بدیهی رعایت نمی شود.

بسیاری از کارکنان سازمان‌ ها از چند مدیره بودن بسیار رنج می برند و این مهم به شدت منجر به کاهش رضایت شغلی کارکنان و ایجاد حس ناکارامدی و ابهام در انجام کارها می گردد.

5. وحدت هدف (Unity of direction)

تمام پرسنل کسب و کار شما تحت یک رهبری و مدیریت واحد به دنبال یک هدف مشترک باشند. مدیر سیستم ساز، همیشه به دنبال آن است، هر واحدی کاری سازمان، یا هر عضو تیم همواره از اهداف برخوردار باشند که دائما برای آن تلاش می کنند. این اهداف می تواند کمی و کیفی باشد ولی باید در جهت هدف نهایی تعریف شده کسب و کار باشد.

راهکار برای متحد کردن اهداف:

ما در شرکت های مختلفی که افتخار همکاری با آنها را داشته ایم همواره در تلاش بوده ایم تا جلسات ماهانه مدیر ارشد با مدیران میانی یا کارکنان زیر مجموعه به عنوان یک روال دائمی کسب وکار باشد. جلساتی که اهداف ماه بعد، در آن مطرح و مصوب شده  و در خصوص بررسی  اهداف ماه گذشته (انجام شده ها و نقصان ها )تبادل نظر می گردد. ما تلاش کرده ایم تا مدیران هر واحد یا کارکنان تیم، هر کدام یک هدف ویژه برای هر ماه خود داشته باشند. سیستمی را تعریف کرده ایم، تا نتایج و مصوبات این جلسات در فضای مخصوص به خود بایگانی شود و روند تحقق بخشیدن به این اهداف توسط فرد مشخصی که معمولاً مدیر داخلی، قائم مقام یا مسئول دفتر مدیر می باشد پیگیری می شود.

مثال

نقل از پادکست مهندس احمدرضا نخجوانی مدیر عامل شاتل:

“شرکت ما قرارداد بزرگی را بسته بود که به ازای هر روز تاخیر می بایست 80 میلیون تومان جریمه پرداخت می کرد. مشکلی که در ابتدا برای این پروژه داشتیم به اینصورت بود که واحد کنترل کیفیت شرکت، سیم و کابلهای خریداری شده را به سرعت تایید نمی کرد. و این کار باعث طولانی شدن فرآیند اجرای کار می شد. دلیل این موضوع هم این بود که هر یک از بخش‌های سازمان ما در رابطه با این پروژه هدفی را برای خود تعریف کرده بود. در حالیکه هدف اصلی پروژه تحویل به موقع پروژه بود.  لذا من استراتژی اجرای کار را تغییر دادم تا کنترل کیفیت میزان سختگیری را کمتر کرده و واحد مالی هم استعلام قیمت‌ها را سریعتر و راحتر انجام دهد. هدف اصلی برای همه واحدها تحویل به موقع پروژه گردید و کارهای عملیاتی برای واحدها بازنگری گردید.”

6. تبعیت(Subordination)

منافع کارکنان نباید مقدم بر منافع سازمان باشد. به عبارت دیگر منافع سازمان ، بیانیه ماموریت و چشم اندازهای سازمان باید در اولویت قرار گیرد. تبعیت به این صورت است که کارمند استخدام شده باید به این باور برسد که استخدامش در کسب و کار شما صرفا برای امرار معاش نبوده و اهداف و چشم اندازهای کسب و کارتان برایش اهمیت ویژه ای دارد. لذا شما در هنگام استخدام افراد باید با طرح سوالاتی به این نتیجه برسید که منافع سازمان شما برای کارکنان در اولویت قرار دارد. افرادی که در راستای منافع کسب و کار حرکت می کنند فرآیندهای سیستماتیک کردن کسب و کار را بهتر فرا گرفته و با چالشهای آن مقابله می کنند. توصیه می شود به مقاله – سه تکنیک کاربردی و بومی “آتی مَن” برای سنجش میزان مهارتهای نرم کارجویان در فرآیند استخدام – مراجعه کنید.

مثال:

کسب و کاری را در نظر بگیرید که سود اصلی کارمندان فروش در گرفتن پورسانت فروش باشد. در این وضعیت معمولا کارمندان تمام تلاش خود برای فروش به کار می برند و حاضرند با اختیاراتی که دارند تخفیف بدهند. در حالیکه به سایر مسائل فروش توجهی ندارند. مواردی مانند وصول مطالبات و یا سود فروش شرکت

7. جبران خدمت(Remuneration)

همه کارکنان برای کاری که انجام می‌دهند باید دستمزد منصفانه دریافت کنند. چون اگر یک کسب و کار، از سیستم ارزیابی عملکرد مناسب و سیستم پرداخت حقوق منصفانه برخوردار نباشد، کارمندان انگیزه های خود برای افزایش فعالیت را از دست داده و امید موفقیت سیستم سازی کسب و کار کاهش می یابد.

باید در کارکنان این احساس به وجود آید که در نگرش مدیر ارشد کسب و کار، یک رویکرد منطقی برای سنجش عملکرد افراد وجود دارد، در غیر این صورت بسیاری از کارکنان به این نگرش می رسند که کارکنان با توان مذاکره بهتر، یا افرادی که اهل نمایش فعالیت های خود هستند یا رفتاری ریاکارانه یا چاپلوسانه از خود نشان می دهند از جایگاه بالاتری برخورد خواهند بود.

این نگرش برای کارکنان شما یک آفت جدی است. یادتان باشد، نبود اطلاعات عامل ایجاد شایعه پراکنی است.

اگر شما به عنوان مدیر ارشد ساختارسیستماتیک قدرتمندی برای توزیع عادلانه حقوق و مزایا برخوردار باشید، کارکنان شما احساس بهتری برای کار کردن در مجموعه شما خواهند داشت. شما با تعریف یک سیستم سنجش عملکرد مناسب با تکیه بر شاخص های تعریف شده می توانید ساختار سیستماتیکی برای توزیع عادلانه حقوق و مزایا ایجاد کنید.

8. 8. میزان تمرکز در تصمیم گیری(The Degree of Centralization)

فایول اعتقاد دارد باید یک تعادل منطقی در میزان تمرکز در تصمیم‌گیری در سازمان باشد. مدیریت ارشد باید بخشی از قدرت تصمیم‌ گیری را به سطوح میانی و اجرایی واگذار نماید. (برخاسته از اصل شماره 2 ، اختیار و پاسخگویی) در این وضعیت حس ارزشمندی، جانشین پروری، توانمند سازی و افزایش حس رضایت شغلی در کارکنان ایجاد می شود.

8. 8. زنجیره فرمان(Scalar chain)

منظور از زنجیره فرمان سلسله ‌مراتب قدرت و اختیار در سازمان است. این زنجیره از مدیریت ارشد سازمان شروع شده و به سطوح پایین می‌رسد. بر اساس این اصل هر کارمند می‌تواند با یک یا دو رده بالاتر خود بدون داشتن چالشی در ارتباط باشد. (برخاسته از اصل شماره 2 و 4 ). البته توجه داشته باشید امروز با رشد شرکتهای استارتاپی و چابک تر شدن کسب و کارها، این اصل بیشتر برای سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ به کار می رود. شرکت هایی که زنجیره فرمان درستی ندارند، قدرت مدیر میانی کاهش می یابد چون همه می توانند با مسئول بالاتر ارتباط بگیرند. هرج و مرج زیاد شده و فرهنگ سخن چینی رواج می یابد.

8. ترتیب و مرتب بودن(Order)

بر اساس این اصل، فضای سازمان باید مرتب باشد. هر کارمندی فضای مناسب کاری خود را دارد . منابع، ملزومات و ماشین‌آلات  به صورت مرتب در اختیار هر یک از کارکنان باید باشد. از طرفی کسب و کار هر فرد، آینه شخصیت آن فرد است. از روی میز کار هر فردی می توانیم به شخصیت او پی ببریم. داشتن نظم ظاهری گام اول برای رسیدن به نظم در کارهاست. شما از روش ۵S  می توانید در کسب و کار خود بهره مند شوید. این روش علاوه بر تمیزی، در صدد شناسایی و حذف اتلاف‌های هفت‌گانه ( انتظار، فعالیت بیش از حد، حرکات زائد، تولید بیش از نیاز، حمل و نقل، موجودی و تولید محصول معیوب) می‌باشد.

11. انصاف(Equity)

مدیران باید رفتار منصفانه‌ای با زیر مجموعه خود داشته و رفتاری محترمانه از خود نشان دهند. مدیران باید برخوردی بی طرفانه با کارکنان مختلف داشته باشند. در این اصل تبعیض در سازمان مردود بوده چرا که  موجب کاهش عملکرد کارکنان می گردد.

12. ثبات کارکنان(Stability of tenure of personnel)

در این اصل مدیران باید طوری عمل کنند تا کارکنان در حد امکان در کار خود پایدار باشند. نباید نرخ تغییرات کارکنان سازمان بالا باشد.

13. ابتکار(Initiative)

در این اصل باید کارکنان در ابراز عقاید و نظرات در خصوص کارها آزاد باشند. این ابتکار در نهایت به سود شرکت بوده و به عنوان منبع قدرت برای کسب و کار شما  به حساب می‌آید. ابتکار موجب می‌شود تا کارکنان در امور شرکت درگیر شده و به آن علاقه‌مند شوند. برای افزایش خلاقیت در کارکنان به مقاله “توسعه فردی / تفکر خلاق/ تکنیکهایی که سازمان شما را متحول می کند” مراجعه کنید.

روحیه کار گروهی(Esprit de corps)

بر اساس این اصل، در درون کسب و کار شما  باید هارمونی ایجاد شده تا با هماهنگی، کارها به صورت گروهی انجام شود. این اصل به ترویج اعتماد و ارتباط متقابل در میان کارکنان می‌پردازد. مدیران باید مسئول ایجاد روحیه همبستگی، یگانگی و صمیمیت  نه ایجاد اختلاف، جدایی و نفاق در بین پرسنل باشند.

ما تا اینجای مقاله وظایف اصلی یک مدیر سیستم ساز را بیان کردیم، سپس 5 ویژگی اصلی که یک مدیر سیستم ساز باید داشته باشد تا بتواند این وظایف را به خوبی انجام دهد را توضیح دادیم. آنگاه به عنوان کلید راهنما 14 اصل مدیریتی یکی از پیشگامان علم مدیریت به نام هنری فایول را توضیح دادیم. اصولی که شما به عنوان مدیر سیستم ساز باید انجام دهید تا راه را برای سیستم سازی مجموعه شما باز کند.