داشتن نگرش سیستمی به کسب و کارتان چه کمکی می کند؟

تصورات رایج از فرآیند محوری و سیستم سازی در سازمان ، برخی از برداشتهای اشتباه مرسوم مدیران:

×  اگرسیستم های کامپیوتری قوی برای سازمان خریداری کنیم، سیستم سازی کرده ایم.

×  خرید سامانه اتوماسیون با ماژولهای مختلف، اصل کار سیستم سازی سازمان است.

×  با ایجاد واحد IT سیستم سازی و فرآیند محوری صورت می پذیرد.

×  سیستم سازی یک کار تشریفاتی بوده و روند اداری سازمان را کند می کند.

×  کاری است که یک مدت توسط پرسنل رعایت شده و بعد به فراموشی سپرده می شود.

×  قبولاندن انجام کارهای روزمره با اتوماسیون برای پرسنل دشوار است.

…..

در مقابل مدیرانی که نگرش سیستمی و فرآیند محور دارند، موارد زیر را رعایت می کنند:

• به فرآیندهای تعریف شده در کسب و کار پایبند هستند.
• اصل سلسله مراتبی و تفکیک وظایف در کسب و کار را رعایت می کنند.(به عنوان مثال با کارمند میانی بدون هماهنگی با مدیر جلسه نمی گذارند.)
• می دانند که استقرار فرآیند محوری در سازمان تدریجی و زمان بر است.
• برای آنها مستند سازی پروسه ها و کارها در اولویت قرار دارد.
• اصل تفویض اختیار در سازمان را رعایت می کنند.

…..

تجربه ما در طی سالیان مشاوره و پیاده سازی سیستم در کسب و کارها نشان داده که برای موفقیت در هر سازمان باید در ابتدا فرهنگ سیستم سازی و فرآیند محوری به پرسنل آموزش داده شود. مهمترین رکن این مفهوم هم مدیریت سازمان می باشد. این که شما به عنوان مدیر چقدر به این مفهوم اعتقاد و باور دارید؟ چقدر حاضر هستید برای پیاده سازی فرآیند محوری و موفقیت آن در طول زمان وقت، انرژی و هزینه صرف کنید تا به نتیجه برسید؟

آیا خودتان به عنوان مدیر پایبند به فرایندهای سازمان هستید یا خودتان را قدرت مطلق می دانید؟

همه این مواردی که به عنوان برداشتهای رایج اشتباه ذکر شد می تواند درست باشد اگر و فقط اگر مفهوم سیستم سازی به خوبی درک و پیاده سازی نشود.

مثال :

در یک مورد تجربه سیستم سازی در یک شرکت بازرگانی معتبر علیرغم اینکه شناسایی فرآیندها توسط متخصص امر به خوبی صورت پذیرفته و سامانه اتوماسیون خوبی از بازار نرم افزاری ایران خریداری گردید. پرسنل نیز توانستند پس از ماهها خود را با شرایط تطبیق دهند. متاسفانه پس از مدتی روال انجام کارها به وضعیت قبل از انجام فرآیند سیستم سازی برگشت. از سامانه اتوماسیون تنها از ماژول اداری آن هم برای ثبت مرخصی ها و برخی مکاتبات نه بطور کامل استفاده می شد. تاییدیه ها و عموم کارهای مالی هم تنها به صورت حضوری و با تایید مدیریت (بعضا شفاهی) صورت می پذیرفت. شاید برای تحلیل علتهای آن بتوان دلایل زیادی آورد اما می توان ریشه همه آنها را در عدم باور قلبی مدیریت به امر سیستم سازی، جانشین پروری و یا عدم اطمینان از صحت کارها دانست.