پادکست: ندارد ویدیو: ندارد مقاله وابسته: دارد مدت مطالعه: 15 دقیقه
تکنیک اول. آیا در جلسات باید کارمندان را ترغیب کنیم که یادداشت برداری کنند؟
اگر این سوال برای شما مطرح شده که در جلسات علاوه بر صورت جلسه آیا لازم است یادداشت برداری توسط افراد حاضر در جلسه انجام شود، این مقاله را تا انتها مطالعه نمائید.
توجه کنید که یادداشت برداری با صورتجلسه فرق دارد. اگر چه یادداشت های جلسه و صورتجلسه گاهی به جای هم استفاده می شوند. یادداشت های جلسه به معنای اطلاعات کوتاهی درباره مهلت های مقرر، اهداف، وظایف، ایده ها و… است که می توان آن ها را برای هر موضوع یا هدفی تغییر داد. اما صورت جلسه رسمی است و معمولا طراحی و قالب ساختار یافته دارد. حتی می تواند سند قانونی محسوب شده که دادگاه و حسابرس به آن استناد نماید. در صورت جلسه موارد زیر باید حتما وجود داشته باشد.
- لیست شرکت کنندگان
- لیست غایبان
- موضوعات کلیدی مطرح شده در جلسه
- زمان شروع و تاخیر جلسه
- تصمیمات اخذ شده در جلسه
- محل امضا حاضرین
این سوال ممکن است تا به حال از ذهنتان گذشته باشد که زمانیکه دبیر جلسه صورتجلسات را تنظیم می کند دیگر چه نیازی است که یادداشت برداری نمائید؟ برای همین برای شما چند نکته در خصوص یادداشت برداری و اهمیت آنرا توضیح می دهیم.
- 4 دلیلی که ما را وادار می کند تا در جلسات یادداشت برداری کرده و این را تبدیل به یک عادت کنیم.
حافظه انسان در طول زمان کاهش می یابد. اگر مطلب جدیدی را به حافظه سپرده اید و به طور فعال یادآوری نکنید، تا یک ماه بعد تنها حدود 21 درصد از آن را به یاد خواهید داشت. حافظه انسان تمایل دارد حدود نیمی از دانش تازه آموخته خود را ظرف چند روز از دست بدهد.
(فرضیه منحنی فراموشی به این صورت است که یک روز پس از یادگیری 100 درصدی یک مطلب، حدود 20% آن را فراموش می کنیم و 80% را به خاطر می آوریم و اگر تا سه روز بعد یادگیری، مطلب موردنظر را مرور و یادآوری نکنیم تنها 60% آن را می توانیم به خاطر بیاوریم. اما اگر یک روز پس از یادگیری، آن را مرور کنیم، در روز سوم حدود 80% آن را به خاطر خواهیم داشت. یعنی با گذشت زمان میزان یادآوری ما کاهش می یابد.)
برای همین به شما یادداشت برداری برای یادآوری فعالانه مطالب را توصیه می کنیم. هر بار که محتوای مدنظر را یادآوری و مرور می کنید مدت زمان به خاطر سپردن آن افزایش می یابد. همچنین زمانیکه خودتان مطلبی را می نویسید چون مطلب را در ذهن بررسی کرده اید بهتر در خاطره شما می ماند.
یادداشت برداری چه فوائدی برای شما و کارکنان تان دارد:
- تمرکز شما در جلسات همواره حفظ می گردد.
منطقی است تا برای یادداشت برداری موثر تمرکز خود را حفظ نموده تا بتوانید نکات اساسی را بنویسید.
همچنین به دلیل اینکه وقتی مواردی که به ذهن تان می رسد را سریعاً یادداشت می کنید، تمرکز شما به صورت چشمگیری افزایش پیدا می کند و نیازی نیست تا سریعاً مواردی که در ذهن دارید را از ترس فراموشی، سریعاً در جلسه مطرح کنید.
- دیسیپلین شما در سازمان بیشتر می گردد.
اگر شما به عنوان مدیر در جلسه یادداشت برداری نمایید اینکار علاوه بر اینکه نظم و دیسیپلین شما را نشان می دهد به نوعی می تواند نوعی الگو برای سایر کارمندان باشد. همچنین اگر به عنوان پرسنل مبادرت به یادداشت برداری در جلسه نمائید باعث می شود تا مدیریت و سایر کارمندان به شما به عنوان کسی که به جلسات اهمیت داده و دارای نظم هستید نگاه کنند
- مطالب بهتر نگهداری شده و رجوع به آن راحت تر باشد.
صورتجلسات رسمی توسط شخص دیگری و با توجه به ادبیات وی و نیز موضوعات اصلی جلسه نگارش می گردد. در حالیکه یادداشت شخصی شما بیانگر نکات مورد نظر شما و با ادبیات مخصوص به خود بوده لذا جمع بندی و رجوع به آن را راحتر می سازد.
- حس مسئولیت پذیری شما بیشتر شده و همکاری تیمی شما افزایش یابد.
یادداشت برداری شخصی در کنار صورت جلسه سبب می شود تا شما نسبت به انجام وظایف و کارها حس مسئولیت بیشتری داشته و تاخیر در انجام کارها خود به خود رفع گردد. همچنین می توانید نکات مهم را با غایبان و شرکت کنندگان جلسه برای آمادگی در جلسه بعدی به اشتراک گذاشته شود که این خود به خود همکاری درون سازمانی را افزایش میدهد.
پیشنهاد می شود، به منظور بایگانی بلند مدت یادداشت های جلسات خود از یک نرم افزار آنلاین بهره مند شوید. نرم افزارهایی مانند One Note, Google Calendar و ... این کار سبب می شود تا ...
. همیشه در هر جایی به یادداشت های خود دسترسی داشته باشید.
. دسته بندی مرتب و منظمی از یادداشت های خود ایجاد کنید.
. انبوه اطلاعات برای شما ایجاد مزاحمت نمی کند و با یک جستجو ساده می توانید به داده های خود دست پیدا کنید.
توجه داشته باشید که :
یادداشت های کاغذی فقط در لحظه می توانند مفید باشند و در طول زمان به دلیل حجم زیاد اطلاعات، عدم امکان دسته بندی درست، فولدر بندی کردن، جستجو و ....، قابلیت های خود را از دست می دهد، در نتیجه پیشنهاد می کنیم حتما از نرم افزار هوشمند در این زمینه استفاده کنید.
تجربه:
بیش از 3 سال از جلسه ای که در شرکت نفت داشتم می گذشت. قصد داشتم تا نام افرادی که در آن جلسه حضور داشته اند را به خاطر بیاورم، به تمام یادداشت ها و شماره تماس های موبایلم مراجعه کردم اما به هیچ سرنخی دست پیدا نکردم، تا اینکه به ذهنم رسید که همیشه همکاران من عادت داشته اند تا جلسات من را در گوگل کلندر با ذکر نام افراد و توضیحات تکمیلی تنظیم نمایند. لذا سریعاً با جستجو در گوگل کلندر، توانستم اطلاعات لازم را بدست آوردم.
مزایای یادداشت برداری در جلسات
وقتی درجلسات علاوه بر صورت جلسه رسمی، یادداشت برداری می کنید باعث می شوید که … |
1. تمرکزتان در تمام طول جلسه حفظ گردد. |
2. دیسیپلین و نظم کاری سازمانی شما از دیدگاه سایرین افزایش می یابد. |
3. مدت زمان به خاطر سپردن مطالب در ذهنتان افزایش یابد. |
4. مطالب بهتر حفظ شده و مراجعه به آن راحت تر باشد. |
5. حس مسئولیت پذیری تان افزایش یافته و به سایر افراد سازمان کمک نمائید. |
تکنیک دوم. آیا برگزاری جلسات خلاقانه یا Brain Storm در شرکت شما لازم است؟
شاید نام جلسات طوفان، ذهن شما را مشغول کرده باشد که آیا این جلسات اصلا مفید است. آیا برای حفظ ظاهر و به روز بودن، برگزاری این جلسات طوفان مغزی لازم است؟ چه زمانی برای برپایی این جلسات در شرکت شما مفید است؟ برای پاسخ به این پرسش ها با ما همراه باشید!
شما باید زمانی اقدام به برگزاری جلسات خلاقانه یا طوفان مغزی کنید که برای تصمیم گیری در خصوص کاری مشکل داشته و یا اینکه موضوع پیچیده است و به تنهایی قادر به تصمیم گیری نیستید.
- نکات برگزاری جلسات خلاقانه
ذهن انسانها با هم متفاوت است. هر انسانی نسبت به مسائل متفاوت می اندیشد و مسائل را از زوایای مختلفی بررسی می کند .همین موضوع سبب می شود که تصمیمات انسانها با هم متفاوت باشد. پس اگر قصد دارید در خصوص موضوعی (پیچیده) هم اندیشی نمائید می بایست از افراد واجد الشرایط دعوت نمائید.
برای این جلسه باید نکات زیر را رعایت کنید تا بازدهی خوبی برای شما داشته باشد.
- فضای جلسه مثبت باشد
لازم است در ابتدای جلسه شما دلیل تشکیل آن را توضیح داده و از افراد بخواهید آزادانه و بدون هیج واهمه ای از تخریب یا قضاوت، نظرات خود را بیان کنند .واقعا به آن پایبند باشید. باید سعی کنید خود سانسوری حذف گردد.
- از ایده جدید استقبال کنید، حتی اگر خنده دار یا غیر قابل اجرا به نظر می رسد.
اگر در جلسه ایده ای مطرح شد که در نظر اول مفید است حتما تشویق نمایید. از جملات منفی و تخریبی به هیچ وجه استفاده نکنید و در کل تشویق در سر لوحه کار باشد. احترام از اصول اساسی جلسه می باشد.
- به دنبال پاسخ دادن یا نقد کردن ایده ها نباشید و صرفا به دنبال توسعه یا افزایش ایده ها باشید
- هنر خوب گوش دادن را تمرین کنید
صرفا شنوده نباشید ، بلکه کاملا به مطلب طرح شده گوش دهید تا بتوانید ایده را گسترش داده و به ایده پخته تری برسید یا تصمیم گیری نمائید.
همچنین در هنگام شنیدن موثر، به فرد صاحب سخن بازخورد دهید، به این معنا که آنچه را که برداشت کرده اید از صحبت او را مجدد بیان کنید، این کار دو دستاورد دارد:
اول آنکه شما به عنوان شنونده مطمئن می شوید که حرف فرد مقابل تان را درست درک کرده اید.
دوماً فرد صاحب ایده از زاویه دیگری به ایده خود گوش فرا می دهد و در بسیاری از مواقع امکان بروز خلاقیت های بیشتر پیرامون همان ایده را فراهم می کند.
- افراد متفاوت اندیش را دعوت کنید
حتما از وجود افراد مختلف و متفاوت اندیش استفاده کنید. افراد که همواره در راستای شما بیاندیشند خیلی نمی توانند به شما در این نوع جلسات کمک کنند.
- ایده های جلسه باید زیاد باشد
باید این جلسه به گونه ای باشد که ایده های زیادی در آن مطرح گردد. اگر در وسط جلسه متوجه شدید که تعداد ایده های مطرح شده کم است حتما فضا و روند جلسه را تغییر دهید.
- ایده ها را توسعه دهید
زمانی که ایده ای مطرح شد صرفا آن را یادداشت نکنید تا بعدا جمع بندی نمائید ، بلکه همان لحظه آن را توسعه دهید .نظرات افراد مختلف علی الخصوص متفاوت اندیش ها را بشنوید. در کل به ایده بال و پر دهید. تا شدنی بودن آن مشخص گردد.
- به ایده های ساختار شکنانه و عجیب بیشتر بها دهید
اگر جلسه خوب پیش برود شما باید حتما چند ایده عجیب و دیوانه وار داشته باشید. سعی کنید بفهمید این ایده ها چرا مطرح شده تا بهتر بتوانید توسعه دهید و شدنی بودن آن را بسنجید.
- فیلترسازی را در جلسه و با کمک افراد جلسه انجام دهید.
هر چه به انتهای جلسه نزدیک می شوید مانند قیف عمل کنید. سعی کنید ایده های شدنی را مشخص کرده و یک دسته بندی را با کمک حاضرین انجام دهید و در انتها از همه تشکر نمائید.
نکته: حتماً قبل از برگزاری جلسات Brain Storm یا همان طوفان مغزی، اصول اولیه اجرای این جلسات را برای کارکنان خود بیان کنید.حتی اگر از افراد خارج از تیم یا سازمان تان دعوت می کنید، حتماً نقش آنها را به عنوان ایده پرداز برای کارکنان خود به خوبی بیان کنید.
تکنیک های برگزاری جلسات خلاقانه
برای اینکه جلسات خلاقانه کارایی داشته باشید شما باید …
1. نگرش مثبتی در جلسه ایجاد کنید.
2. افرادی که نحوه تفکر متفاوتی دارند را دعوت نمائید.
3. به جای صرفا شنیدن خوب گوش کنید.
4. از ایده جدید نه هر ایده ای استقبال کنید. از ایده عجیب بیشتر استقبال نمائید.
5. سعی کنید تا تعداد ایده ها زیاد باشد.
6. فیلتر سازی ایده های نو را انجام دهید.
تکنیک سوم. جانشین پروری و تفویض اختیار / جلسات ماهیانه با مدیران، برای شرکت شما چه اهمیتی دارد و چه دستاوردهایی می تواند داشته باشد؟
آیا جلسه ماهیانه برای جمع بندی کارها در شرکت شما نیاز است؟ آیا جلسات ماهیانه به مدیریت بر مبنای هدف به شما کمک خواهد کرد؟ به عنوان مدیر آیا شما قلبا اعتقاد به جانشین پروری و تفویض اختیار دارید؟ برای پاسخ به این سوالات ما را همراهی کنید!
جلسات ماهیانه همانطور که از نامش پیداست، در دوره زمانی یک ماهه تشکیل می گردد. بدیهی است که شما برای فعالیت ها و پروژه های شرکتتان جلسات مختلف یا بعضا ماهیانه تشکیل می دهید. اما آنچه در این مبحث برایتان بیان می کنیم جلسه ماهیانه مربوط به کل فعالیتهای افراد و بخشهای کلیدی شرکت می باشد. جلسه ای که به نوعی می تواند بیانگر پیشرفت پرسنل و در نهایت سازمانتان باشد. توجه داشته باشید که جلسات ماهانه مدیرعامل با واحد های مختلف، یک اقدام استراتژیک در جهت مدیر پروری یا همان جانشین پروری است.
- نکات جلسه ماهیانه (جمع بندی)
- حتما دستور جلسه را تهیه نمایید
حتما لیستی از فعالیتها و اهدافی که می خواهید در مورد آنها صحبت نمائید تهیه کرده و برای افراد مسئول و مرتبط ارسال نمائید.
- می توانید جلسه را شناور برگزار نمائید.
اهمیت زمان در هر سازمانی غیر فابل انکار است .برای اینکه جلسه شما مفید باشد و از اتلاف وقت پرهیز گردد میتوانید با توجه به دستور جلسه افراد مرتبط را در زمانهای مشخص دعوت نمائید. اگر با صلاحدید شرکت همه را از ابتدای جلسه دعوت کرده اید، فرد یا گروه کاری مرتبط با دستور جلسه می توانند بعد از اتمام موضوع جلسه را ترک کنند.
- حتما شاخص های ماهیانه تعیین شده را بررسی کنید.
با توجه به بازه زمانی یک ماهه بررسی شاخص های عملکردی افراد کلیدی در راستای جانشین پروری لازم و ضروری است.شاخص هایی مانند تلاش در راستای فرآیند محوری کردن فعالیتهای سازمان و یا شاخص های توسعه مهارتهای فردی. باید در جلسات به این موضوع پرداخته شده و دلایل تاخیر یا تعجیل بررسی و برای جلسه بعدی حتما صورت جلسه گردد.
- تعداد بهینه افراد را دعوت نمائید
ممکن است این تصور در شما به وجود آید که چون جلسه ماهیانه است پس فهرست زیادی از افراد دعوت شوند .حتی بعضا افراد دخیل در جلسه برای افزایش اعتماد به نفس و یا تحت تاثیر قراردادن جلسه، افراد دیگری را هم همراه خود می آورند. لذا حتما تعداد بهینه افراد را به جلسه دعوت نمائید تا کارایی آن افزایش یابد. تعداد افراد با توجه به اهداف مدیریتی شما می تواند منطبق باشد.
- حتما گزارش کار افراد را بخواهید
با توجه به دوره زمانی حتما از افرادگزارش کار، بخواهید. سعی کنید برای همه افراد فرمت یکسان گزارش با توجه به زمان جلسه ارسال گردد. همچنین شاخص های کلیدی و عملکردی را در این گزارش بررسی نمائید.
