پادکست: ندارد ویدیو: ندارد مقاله وابسته: دارد مدت مطالعه: 15 دقیقه
تکنیک اول. تشکیل جلسات کوتاه (روش اسکرام چیست و چه اثر شگفت انگیزی در راندمان کاری شرکت دارد)
با طولانی شدن جلسه، حاضرین به تدریج خسته شده، تمرکز و کارایی شان افت می کند. امروزه علی الخصوص با توسعه شرکتهای نرم افزاری شاهد برپایی جلسات روزانه ای با نام اسکرام هستیم. اگر چه این جلسات کوتاه برخاسته از فرهنگ چابک سازی در تولید نرم افزار است اما می توان از ماهیت و ساختار آن در جلسات شرکت خود استفاده کنید.
این که چگونه بتوانیم خواسته ها و نظریات مشتری را سریع اعمال کرده و تغییرات لازم را پیاده کنیم. یکی از پایه های اساسی انجام این جلسات است. برای همین منظور جلسات روزانه اسکرام، طبق ساختار و قوانین مشخصی برگزار می شود.
لذا ما به شما تشکیل جلسات کوتاه را پیشنهاد می کنیم. این جلسات بهتر است ویزگی های زیر را داشته باشند:
- روزانه باشند.
- در ابتدای ساعت کاری باشند.
- کوتاه مدت و در بازه زمانی 10 تا حداکثر 20 دقیقه باشند.
- به صورت ایستاده برگزار شوند.
- حتما کارهای عملیاتی ثبت و نوشته شود.
- جلسه باید دارای مدیر باشد.
- چرا ایستاده؟
برگزاری جلسه به صورت ایستاده یک عامل اساسی برای کوتاه برگزار شدن می باشد. از منظر روانشناسی، افراد در این وضعیت سعی می کنند صرفا به نکات اصلی و کلیدی پرداخته و به حواشی توجه نکنند. برای جمع بندی سریعتر، افراد سعی می کنند کارها و مسئولیتها را ساده تر، قابل فهم تر و کمی تر بیان کنند تا بتوانند جمع بندی را انجام دهند.
- مزایای جلسات کوتاه و ایستاده
- کارها با ذکر مسولیت و مدت زمان دقیقا مشخص شود.
- معمولا نیاز به رزرو اتاق جلسات نمی باشد.
- چون عموما در اتاق کار پرسنل است و نوعی همدلی در جمع بندی کار وجود دارد.
نکته: جلسات کوتاه و ایستاده بهتر است درون سازمانی باشد و برای مشاوره ، مشتریان و پیمانکاران توصیه نمی گردد.
جدول جلسات کوتاه و ایستاده
برای افزایش کارایی شما باید جلسات را … |
1. کوتاه برگزار کنید (حداقل 10 دقیقه و حداکثر 20 دقیقه) |
2. به صورت ایستاده برگزار نمائید |
3. مدیر و جمع کننده کار را تعیین کنید. |
4. اصرار بر نوشتن کارهای عملیاتی با ذکر دقیق مسئول و زمان انجام داشته باشید. |
5. در محل کار پرسنل اصلی برگزار نمائید. |
6. با تعداد افراد مشخص (زیاد نباشند) تشکیل دهید. |
اگر سازمان شما، در حوزه فرهنگ سازمانی و برگزاری جلسات کاری، نیاز به آموزش و مشاوره دارد، با همکاران ما در ارتباط باشید.
تکنیک دوم. نوشتن کارهای عملیاتی در صورت جلسات واجب است!
اگر شما به عنوان مدیر جلسات در پی این هستید که صورت جلسات را چگونه از حالت کیفی به کمی و قابل سنجش تیدیل کنید این مقاله را تا انتها مطالعه نمایید.
در صورت جلسه، بندها و موارد مختلفی ثبت می گردد. بعضی از بندها صرفا جنبه اطلاع رسانی و آگاهی دارد. مثلا بتن ریزی کف محوطه توسط واحد اجرا در پایان مرداد ماه انجام شد. اما عموما بندهای توافقی در صورت جلسات وجود دارد که بایستی بدون ابهام و شفاف و در صورت جلسات ذکر شوند، .برای همین منظور در این مقاله تکنیک های نوشتن فعالیتهای توافقی که ما به آن، کارهای عملیاتی می گوییم را بیان می کنیم. با ما همراه باشید!
نکته: مواظب باشید که یادداشت کردن مصوبات، بیش از اندازه سازمان شما را وظیفه گرا بار نیاورد و از هدف گرایی شما را دور کند. درواقع یادداشت کردن مصوبات بیشتر از آنکه برای مدیر ارشد مورد نیاز باشد برای خود کارکنان یا مدیران میانی نیاز است و بیشتر آنها باید از این بانک های اطلاعاتی استفاده کند. اگر کارکنان احساس کنند که نظارت های شدید قرار هست اتفاق بیافتد، حس هدف گرایی و مسئولیت گرایی در سازمان کاهش پیدا می کند. هرچند که نظارت هم در جای خودش باید اتفاق بیافتد.
- لازم نیست برنامه عملیاتی تهیه کنید! ولی اهداف عملیاتی کمی و زمان دار را تعیین کنید.
بسیاری از مدیران از اجرایی نشدن اهداف و برنامه های خود در سازمان و کسب و کارشان، گلایه دارند.
در اینجا قصد نداریم تا برای شما برنامه عملیاتی یا Action Plan را توضیح دهیم. تهیه برنامه عملیاتی تکنیک ها خاص خود را داشته که می بایست در راستای بیانیه ماموریت، استراتژیهای بلند مدت و در نهایت استراتژی های کوتاه مدت صورت پذیرد.
ما قصد داریم تا نحوه نوشتن برنامه عملیاتی یا کارهای کمی قابل انجام را به شما آموزش دهیم. گاهی اوقات دبیر یا مدیر جلسه برای اینکه جلسات را از کشمکش ها مرسوم دور کند، بندهای توافقی را باز می گذارد. مثلا ” مقرر گردید بتن ریزی ساختمان مرکزی در مرداد ماه صورت پذیرد.” دقت کنید چون یکی از اصول مهم در تدوین صورتجلسات امضای حاضرین و توافق بر روی بندها می باشد، دیده شده که دبیر جلسه بعضا متن را جهت دار نوشته یا به صورتی که اصطلاحا ” نه سیخ بسوزد نه کباب” تهیه می تماید که تمام حاضرین در جلسه را راضی نگه دارد.
در مثال ذکر شده مسئول انجام، تاریخ دقیق عملیات، مسئول پیگیری و نظارت و کمیت انجام کار مشخص نشده است .اگر زمانی فعالیت مذکور با تاخیر روبه رو شود فضا برای بحث و توجیه توسط مسوول انجام (پیمانکار) و ناظر (کارفرما) باز خواهد بود.
توصیه می کنیم برای اینکه همه با طیب خاطر و فارغ از هر نوع جهت گیری صورتجلسات را امضا کنند کارهای عملیاتی را به صورت کمی و فنی با توجه به نوع فعالیت سازمانتان تهیه کنید.
نکته: اگر احساس می کنید دقیق نوشتن مصوبات باعث عدم امضای بعضی از حاضرین شده، باز هم این کار را انجام دهید. اگر بعضی از افراد، بعد از جلسه، حاضر به امضای مصوبات و قبول کردن آن نیستند، چطور می شود انتظار داشت که آنها، مصوبات را اجرا کنند. لذا بهتر است که از ابتدا این افراد، راضی شده و جزئیات دقیق مصوبات جلسه را با آگاهی قبول نمایند، یا اینکه شما را قانع کنند تا متن صورتجلسه تغییر کند. اگر در جلسه، فرصت پرداختن به یک موضوع خاص وجود ندارد، پیشنهاد می شود یکی از مصوبات را باز گذاشته و در متن صورتجلسه اشاره کنید که مثلاً زمان دقیق انجام این مصوبه پس از انجام بررسی های ضروری تا یک تاریخ خاص مشخص می گردد.
کارهای عملیاتی را چگونه بنویسیم؟ شما باید ..
(می توانید از تکنیک Smart انیز استفاده کنید)
- واضح بنویسید
برای کمی سازی شما نباید کارها را مبهم و کلی بنویسید. مثلا به جای آنکه بگویید می‌خواهیم فروش را افزایش دهیم، یک کمیت برای افزایش فروش در نظر بگیرید. مثلا بگویید می‌خواهیم افزایش فروش 20 درصدی در یک محصول خاص و در یک بازه زمانی مشخص با اقدامات دقیق، داشته باشیم.
یا حتی اقدامی که در جهت افزایش فروش باید انجام شود را بنویسید نه صرفاً نتیجه کلی کار.
- سنجش پذیر و مقیاس دار بنویسید
باید بتوانید کار را به صورت کمی و عددی محاسبه نمایید. مثلا اگر می خواهید افزایش فروش بیست درصدی داشته باشید باید بتوانید آن را در بازه زمانی هفتگی یا ماهیانه محاسبه کنید.
- امکان پذیر بنویسید
کار عملیاتی شما باید حتما شدنی باشد. اگر فانتزی و نمایشی بخواهید اهداف و احجام کاری را ثبت نمایید دیگر کار عملیاتی ندارید. مثلا اینکه شما بگویید من می خواهم در انتهای مرداد ماه، فروش خود را 75 درصد افزایش دهم در حالیکه یک ماه فرصت داشته و زیر ساختهای تبلیغاتی خود را آماده نکرده اید کار اشتباهی است.
- در راستای اهداف عملیاتی و ماموریت سازمان بنویسید
اینکه کار عملیاتی شما در صورت جلسه در راستای اهداف کوتاه مدت و یا حتی بلند مدت سازمانتان نباشد کار اشتباهی است. مثلا فرض کنید استراتژی کوتاه مدت شرکت شما اخذ سیاست انقباضی با رویکرد حفظ بازار موجود است. حال اگر شما برای واحد بازاریابی صورت جلسه کنید که می بایست پارارمترهای توسعه بازار در بازار رقبا را بررسی و جمع بندی کند کار اشتباهی است. چرا که این بند صورتجلسه در راستای سیاست انقباضی شرکت شما نمی باشد.
- زماندار بنویسید
شما می بایست بازه زمانی، مدت و تاریخ انجام را در نوشتن کار عملیاتی در نظر بگیرید. هرچه بیان پارامتر زمانی دقیق تر باشد نشانگر تسلط سازمان بر کار بوده و تحقق یا بررسی آن را ساده تر می سازد.
- مسئول پیگیری یا ناظر را مشخص کنید
شما باید با این دید کار عملیاتی را بنویسید که در بستر فرآیند سازمان صورت می پذیرد. به این معنی که صرفا وابسته به یک واحد نبوده و در بستر فرآیند سازمانی و در تعامل واحدها انجام می شود. این کار باعث می شود فعالیت از حالت انحصاری خارج شده و زمینه فرآیند محوری یا سیستم سازی در شرکت شما قوت بگیرد. پس برای پیگیری و صحت انجام کار ناظر تعیین کنید.
ناظر تعیین کردن برای نظارت بر حسن انجام کارها را تبدیل به یک ارزش سازمانی کنید و عنوان کنید که ناظر قرار هست بر کارها نظارت کند نه افراد، این جمله به این معنا است که ناظر حتی می تواند بر کارهایی که قرار بوده است توسط مدیر ارشد اجرایی شود هم نظارت کند و بازخورد ارائه بدهد. عنوان کردن این موضوع حس خوبی را همکاران شما می دهد چراکه مدیر ارشد شان خودش تمایل دارد حتی بر انجام کارهای مربوط به او نیز نظارت شود.
شما یه عنوان مدیر جلسه بایستی در ابتدا جلسه زمان مجاز صحبت کردن را اعلام نماید. یادتان باشد در جلسات کاری قرار نیست به هر صحبت و نکته ای، پاسخ دهید، حتی اگر موضوع اشتباه و نادرستی از سوی یکی از کارکنان مطرح شود. تمام تلاش خود را به کار بگیرید تا صحبت ها همسو با هدف جلسه باشد و از پراکنده گویی پیرامون مسائل مختلف سازمان جلوگیری شود. اگر حاضرین در جلسه به موضوعاتی خارج از دستور کار جلسه پرداختند، این انتظار به وجود می آید که شما به عنوان مدیر جلسه موضوعات مختلف را یادداشت کرده و از فرد صاحب سخن تقاضا نمایید که به این موضوع در جلسات آینده پرداخته خواهد شد
قرار نیست ما در جلسات به نکته درست یا غلطی بپردازیم بلکه می خواهیم به نکات مرتبط با هدف اصلی جلسه پرداخته شود.
جدول نحوه نوشتن کار عملیاتی در جلسات
برای نوشتن کار عملیاتی در صورت جلسات می بایست کار را … |
1. مشخص و بدون ابهام بنویسید |
2. کمی و عددی بنویسید |
3. قابل انجام و شدنی بنویسید. |
4. با مدت زمان انجام و تاریخ دقیق بیان کنید |
5. با ناظر یا مسئول پیگیری مشخص کنید |
6. در راستای سیاستهای شرکت بنویسید. |
تکنیک سوم: چرا مصوبات جلسات کاری اجرایی نمی شود؟توجه بر مصوبات سازمان، راز اجرای شدن آنهاست
بسیاری از مدیران، از اجرایی نشدن پروژه ها و ایده های جدید توسط مدیران شان ناراضی هستند، از همین جهت یکی از مشکلات کسب و کارها و تیم، اجرایی نشدن مصوباتی است که مدیران هیچ تجربه یا پیش زمینه فکری در آن کارها ندارند.
اصل توجه کردن، یک اصل کلیدی است، برای رشد و اجرایی نمودن یک کار جدید، به محض اینکه شما به یک موضوع در طول زمان توجه کنید و حرف آن را پیش بکشید، آن موضوع تبدیل به یک دغدغه و دل مشغولی می شود در کسب و کارتان.
درواقع یادتان باشد که شما هیچکار جدیدی را نمی توانید با یک بار مطرح کردن، در سازمان تان اجرایی کنید، برای این کار کافی است شما سیستمی برای نظارت مصوبات در کسب و کارتان ایجاد کنید.
وقتی مدیران میانی یا کارشناسان شما بدانند که مصوبات هر جلسه به صورت سیستماتیک در پایان هر هفته از آنها پیگیری می شود، قطعاً برای اجرایی شدن آنها برنامه ریزی می کنند.
برای ایجاد سیستم نظارت بر مصوبات، اقدامات زیر را به خوبی انجام دهید:
- مصوبات بعد از هر جلسه در یک محل مشخص توسط شخصی مانند مسئول دفتر شما بایگانی شود.
- مسئول دفتر خود را موظف کنید تا در دوره های زمانی مشخص، گزارش اجرایی شدن آنها را به شما ارائه دهد.
- به صورت مداوم در دوره های زمانی مشخص مانند پایان هر هفته، با توجه به گزارش هایی که از مسئول دفتر خود دریافت کرده اید، بازخوردی از نحوه اجرای کار به همکاران تان ارائه دهید تا صرفا آنها بدانند که این موضوع تحت نظارت شما است. این بازخورد می تواند به صورت ارسال یک فایلی صوتی یا برقراری یک تماس تلفنی باشد و نیازی به برگزاری جلسات حضوری الزاماً نیست.
- در جلسات حضوری بعدی، از افرادی که پایبند به صورت جلسه بوده و در زمان مقرر، مصوبات را اجرایی کردند، تقدیر کنید.
با انجام مراحل فوق شما، به صورت سیستماتیک، به روند اجرایی شدن ایده ها و پروژه های جدید توجه می کنید، که این مهم خود می تواند منجر به اجرایی شدن عالی مصوبات در جلسات گردد.
