مدیریت کاربردی و علمی/ تکنیک هایی موثر برای متحول کردن فرهنگ سازمانی

• صحبت کردن افرادی که صحبت آنها هیچ تأثیری بر روند اصلی جلسه ندارد.

بسیاری از اوقات به دلیل حضور افراد گوناگونی در جلسه، این تصور ایجاد می شود که ابتدای جلسه باید همه صحبت کرده و مواردی را مطرح کنند. این موضوع زمان زیادی از جلسه به مطرح کردن تعارفات و تشریفات زائد هدر می دهد.

سازمان های دولتی به شدت درگیر این موضوع هستند، چراکه با حضور مدیران ارشد در یک جلسه، این التزام به وجود می آید که حتما بایستی در جلسه صحبت کنند در صورتیکه وظیفه اصلی مدیران ارشد شنیدن موثر و انجام تصمیم گیری است.

حاضرین در جلسه به این دلیل سعی بر صحبت کردن دارند، چراکه ناخواسته این حس در حاضرین در جلسه ایجاد می شود  که افرادی که بیشتر و بهتر صحبت می کنند، قطعاً عملکرد بهتر یا نقش مهم تری را ایفا می کنند.

• صحبت کردن در جلسه با انگیزه اهداف شخصی و خودنمایی کردن

حاضرین در جلسه به این دلیل سعی بر صحبت کردن دارند، چراکه ناخواسته این حس در شرکت کنندگان ایجاد می شود  که افرادی که بیشتر و بهتر صحبت می کنند، قطعاً عملکرد بهتر یا نقش مهم تری را ایفا می کنند، لذا صحبت کردن در جلسات تبدیل به یک ارزش شده و این فرهنگ سازمانی به شدت منجر اتلاف وقت جلسات سازمانی می شود.

• عدم یادداشت برداری مطالب توسط حاضرین در جلسه

در جلسه ای اگر یادداشت برداری انجام نشود، شک نکنید چیزی جز یک دورهمی سازمانی نبوده است.

در پایان جلسه باید همه حاضرین به این درک رسیده باشند، که در این جلسه چه مسئله و چالشی مطرح شد، در نهایت چه تصمیم گیری اتخاذ شد و اقداماتی که هر یک از حاضرین باید در جهت مصوبات جلسه انجام دهند، چیست؟

به عنوان مدیر سعی کنید حتی اگر عادت به یادداشت برداری ندارید، باز هم این عادت را در خودتان ایجاد کنید و به کارکنان تان آموزش دهید که پایبند به این عادت باشند.

• عدم دستیابی به اهداف عملیاتی در پایان جلسات

حتما بایستی در پایان جلسه حاضرین در جلسه، پاسخ سوال های ذیل را بدانند.

• دقیقا چه اقداماتی در چه زمانی بایستی انجام شود؟
• چه افرادی مسئول اقدام چه کارهایی هستند؟
• استفاده از تاتولوژی (Tautology)در جلسات

تاتولوژی  استفاده از جملات زائد و تکرار مکرر یک حرف یا بیان جمله ای است که مستقل از شرایط، همیشه درست بوده و کسی نتواند آن را به سادگی انکار کند. جملاتی مانند ” به هر حال، یکی از هدف‌های کسب و کار، کسب سود است. کسب و کاری که سودآوری نداشته باشد، بقا نخواهد داشت ” و یا “هیچ‌کس نمی‌تواند بگوید همه‌ی تصمیم‌هایی که گرفته قطعاً درست است. همیشه ابهام‌هایی در تصمیم‌گیری وجود دارد و من هم نمی‌خواهم ادعا کنم که تصمیم‌های من در طی دوران مدیریتم، عاری از خطا و اشتباه بوده است”

در کل عده ای تاتولوژی را حرف زدن، بدون این‌که حرف خاصی زده شده باشد، می دانند. کاربرد تاتولوژی عموما در هنگام 1. طفره رفتن از پاسخ به یک سوال 2. کاهش تنش و فشار روانی در جلسه 3. پر کردن خلاء ناشی از سکوت  می باشد.

به عبارت ساده تر تاتولوژی باعث اتلاف وقت در جلسات شده و در تصمیم گیری ها و نظرات کارشناسی کاربردی ندارد. در این هنگام شما به عنوان مدیر جلسه باید جلسات را کنترل کرده و صحبت اینگونه افراد را قطع نمائید.