3 اصل مهم در سیستم سازی کسب و کار
1- سیستم سازی یک رویکرد است نه یک اقدام کوتاه مدت
بسیاری از کسب و کارها به سیستم سازی به عنوان یک پروژه کوتاه مدت نگاه می کنند و تصورشان این است که با استفاده از مشاوران خبره یا انجام یک سری اقدامات، می توانند کسب و کار خود را سیستم سازی نمایند در صورتیکه اصول سیستم و توسعه سیستم مانند یک روح در کالبد کسب و کار شما دمیده می شود و تا هر لحظه که کسب و کار شما زنده است، این موضوع در جریان است تا جایی که در چارت سازمانی شرکت ها، واحد بهبود روش ها، مدیریت کیفیت یا واحد بهره وری به این مقوله به صورت پیوسته می پردازد.
و از همه مهمتر اینکه سیستم سازی کسب و کار نیازمند ملزومات و مقدمات بسیاری است لذا بسیاری از شرکت ها در این امر موفق نمی شوند(در این خصوص پیشنهاد می شود مقاله چرا کسب و کارها در سیستم سازی شکست می خورند را مطالعه کنید)
2- استفاده از مشاوران خبره و افراد خلاق
افرادی که وظیفه سیستم سازی در کسب و کارها را بر عهده دارند بایستی علاوه بر تخصص کافی در این زمینه از خلاقیت و تفکر سیستمی برخوردار باشند.
چراکه برای طراحی فرایندهای کسب و کار نیازمند نگاه متفاوت در کارها هستیم تا بتوانیم روش انجام کارها را ساده تر کرده و در عین حال راندمان سازمان را افزایش دهیم.
3- ممیزی داخلی سیستم
محتوایی که در این بخش بیان می شود برای کسب و کارهای بزرگ کاربرد داشته و اقدامات این بخش برای کسب و کارهای کوچک توسط مدیر ارشد کسب و کار یا نماینده وی انجام می گیرد.
طبق مقالات بین المللی در حوزه سیستم سازی و اصول پیاده سازی سیستم های مدیریت کیفیت، هر نظام سیستمی که در یک شرکت شکل می گیرد نیازمند ارزیابی های مدون به صورت فصلی یا سالانه است که بتواند میزان انطباق و عدم انطباق ها را شناسایی کرده و به مدیر ارشد سازمان گزارش دهد.
در همین راستا ممیزی داخلی سیستم، به این معنا است که واحد مدیریت کیفیت، یا یکی از کارکنان شما که نماینده مدیریت در حوزه سیستم سازی و بهبود روش ها است وظیفه دارد از بخش های سازمان به صورت دوره ای بازدید کرده و طبق چک لیست مشخص میزان اجرایی شدن اصولی فرایندها را ارزیابی نماید.
در روش اصولی، به صورت سالانه از ممیزهای خارج از شرکت برای ممیزی سیستم کسب و کار استفاده می شود چراکه افراد داخل هر شرکت دارای ملاحطاتی هستند که شاید منجر به کتمان واقعیت یا وارونه جلوه دادن واقعیت در سازمان گردد، لذا یک فرد خارجی می تواند بدون هیچ سوگیری شخصی یا درون سازمانی، روی فرایندهای شرکت اظهار نظر نماید.
