چرا کسب و کارها در سیستم سازی شکست می خورند؟

3 اقدام فوق العاده مهم که قبل از سیستم سازی باید انجام دهید

اقداماتی که قبل از سیستم سازی باید انجام دهید

علارغم آنکه بسیاری از شرکت ها یا کسب و کارهای کوچک از لحاظ ساختاری، واحدی را با موضوعیت سیستم سازی و بهبود روش ها در سازمان خود در نظر گرفته اند و از سوی دیگر انگیزه کافی برای سرمایه گذاری در انجام پروژه های مربوط به سیستم سازی مانند خرید اتوماسیون های اداری، استقرار سیستم مدیریت کیفیت، هوشمند سازی سازمان و …. دارند اما در انجام سیستم سازی سازمان موفق به حصول نتیجه رضایت بخش نمی شوند.

کسب و کارهای بسیاری در ایران می شناسیم که با وجود سرمایه گذاری های چند میلیارد تومانی در حوزه هوشمند سازی کسب و کار، اما نتیجه مطلوب از سیستم سازی را دریافت نمی کنند و عملاً  از 20 درصد ظرفیت های ایجاد شده استفاده می کنند.

این مهم می تواند از دلایل زیر برخوردار باشد که مختصراً در این مقاله توضیح داده می شود:

1- عدم وجود درک عمیق مدیر ارشد سازمان از سیستم سازی و وجود تعارض در رفتار مدیر ارشد با اصول سیستم سازی

حتما شما هم افرادی را می شناسید یا خودتان این تجربه را داشته اید که تصمیم می گیرید از اول هفته رژیم غذایی خود را رعایت کنید یا به صورت منظم ورزش را شروع کنید اما تا چشمی برهم می زنید متوجه می شوید که یک هفته گذشت و شما کماکان با عادت های قبلی تان زندگی می کنید.

موضوع سیستم سازی کسب و کار نیز از این قاعده مستثنی نیست و میان خواستن و توانستن آن فاصله بسیار است چراکه موفقیت این حوزه به طور مستقیم به رفتار ها و طرز فکر مدیر ارشد شرکت باز می گردد.

اگر شما امروز چارت سازمانی خود را تدوین کرده اید ولی هنوز در جزئیات کارها دخالت می کنید و با تمام افراد شرکت تان در ارتباط هستید یعنی شما رفتار سیستمی نداشته و درک عمیقی از این حوزه ندارید.

اگر شما به عنوان مدیرعامل فکر می کنید بهترین گزینه برای انجام کارهای مهم شرکت هستید و دچار وسواس فکری هستید که همه چیز باید با تایید شما انجام شود یعنی درک عمیقی از این حوزه ندارید.

اگر سرتان خیلی شلوغ است و از مدیریت کارها عاجز هستید یعنی شما کماکان از اصول سیستم سازی بی اطلاع هستید.

اگر به صورت موردی و ناگهانی نسبت به نظارت روی عملکرد افراد اقدام می کنید، یعنی شما هنوز اطلاعات کافی ندارید.

اگر همه افراد سازمان می توانند با شما در ارتباط باشند و هر کاری از مسیر خودش در کسب و کارتان جریان پیدا نمی کند یعنی باید روی تفکر سیستمی خود کار کنید.

در واقع خوشبختانه یا متاسفانه در این مقوله همه چیز به شما باز می گردد چراکه اگر از بهترین مشاوران یا به روز ترین نرم افزار های روز دنیا استفاده کنید اما رفتار شما اصولی نباشد مطمئن باشید که تمام اصول و فرایندهایی که در کسب و کارتان طراحی شده است به راحتی زیر پا گذاشته می شود.

مثال عملیاتی اول:

در شرکتی در حوزه باشگاه مشتریان و رفتار اصولی با مشتریان، تجربه آموزش و سیستم سازی را داشته ام و بعد از انجام آموزش هایی در زمینه رفتار با مشتری، تمام روش های اجرایی بازاریابی و برخورد با مشتری نیز مکتوب شد و به همکاران سازمان فروش ارائه شد.

این آموزش ها در شرایطی انجام می شد که مدیرعامل شرکت کاملاً عکس آموزش های انجام شده، با مشتری برخورد می کرد و حتی در نظام باورهای مدیر ارشد گاهی دروغ گفتن یا بدرفتاری با مشتری جزئی از فرایند فروش محسوب می شد و اتفاقی که در عمل رخ می داد این بود که کارکنان تیم فروش از رأس سازمان تأثیر می پذیرفتند تا مدرس و مشاور شرکت.

همانطور که قدیمی ها می گویند که آب سر بالا نمی رود، باید این نکته کلیدی را در سیستم سازی همیشه در ذهن داشته باشیم که فرهنگ سازمانی از رأس سازمان نشأت می گیرد.

و قطعاً برای سیستم سازی کسب و کار ابتدا باید از اتاق مدیرعامل و هیئت مدیره شروع کرد.

مثال دوم:

در دانشگاهی در یک ظهر تابستانی حضور داشتم که مصادف با ایام انتخاب واحد دانشجویان بود و بنا به دلیل خرابی سایت، دانشجویان مقابل درب ساختمان واحد آموزش برای رفع مشکل انتخاب واحد صف کشیده بودند که هم زمان رئیس دانشگاه وارد محوطه دانشگاه شد.

زمانی که مدیر دانشگاه با این صحنه رو به رو شد که دانشجویان زیر آفتاب تجمع کرده اند با ناراحتی و عصبانیت دستور داد که سریعاً به همه دانشجویان در داخل فضای ساختمانی جایی اختصاص داده شود. این رفتار رئیس دانشگاه، فرهنگ احترام به دانشجویان را در دانشگاه ترویج می دهد و از پیشامد اتفاق های مشابه جلوگیری می کند.

در مقوله سیستم سازی نیز مدیر ارشد باید واقعاً به انجام کار تیمی و سیستمی اعتقاد داشته باشد و خودش را جزئی از سیستم بداند نه مالک و مداخله گر در سیستم.

در نتیجه توصیه می کنیم قبل از انجام هرگونه سرمایه گذاری در این حوزه حتما با استفاده از مشاوران و متخصصان این حوزه ابتدا روی خودتان کار کنید و سپس سیستم سازی را در کسب و کار یا سازمان خود عملیاتی کنید.

2- عدم آمادگی فرهنگ و دانش سازمانی

لطفاً قبل از مطالعه این بخش به این سوال پاسخ دهید.!

اگر از سرمایه کافی برخوردار باشید آیا می توانید در یکی از دور افتاده ترین روستاهای کشور، یکی از مجهز ترین هتل های کشور را راه اندازی کنید؟

لطفا کمی تأمل کنید..

اگر خودم بخواهم به این سوال پاسخ بدهم قطعاً جوابم منفی خواهد بود..

از قاب های مختلفی می شود به این سوال نگاه کرد اما موضوع حائز اهمیت این است که شما در این هتل نیاز به سرمایه انسانی حرفه ای و متخصص دارید.

یادمان باشد که بهترین ایده ها با ضعیف ترین اجرا، ، شهید می شوند، و این سرمایه انسانی شما هستند که می توانند بهترین خدمات را به مشتریان شما ارائه دهند.

در بعضی مواقع این فرهنگ سازمان شما است که اجازه نمی دهد سیستم سازی انجام شود.

در این شرایط باید با آموزش های کاربردی، فضای ذهنی کارکنان را آماده کرد که اجرای پروژه سازمانی با همراهی و هم افزایی کارکنان همراه باشد و در مقابل آن دافعه ایجاد نشود.

3- عدم برخورداری از دانش مناسب و عدم پیاده سازی و استقرار درست سیستم در کسب و کار

یکی دیگر از دلایل شکست پروژه های سیستم سازی در کسب و کارها عدم دانش کافی در مجریان پروژه است. اجازه دهید با یک مثال عملیاتی به شفاف سازی این موضوع بپردازم.

زمانی که ما با یک شرکت خدماتی با کمتر از 15 نفر نیرو سر و کار داریم شاید ضرورت خرید یک اتوماسیون اداری یا استفاده از یک موتور فرایند ساز هوشمند در شرکت احساس نشود و شاید بتوان با ایده های خیلی ساده نسبت به استاندارد سازی فرایندها و سیستم سازی اقدام کرد.

اما از طرف دیگر با خرید یک سیستم فرایند ساز کاملاً هوشمند که هزینه هنگفتی برای شرکت به همراه داشته و همچنین باعث ایجاد پیچیدگی در کارها می شود، زمینه شکست پروژه سیستم سازی در کسب و کار را ایجاد کرد.

پس بسیار مهم است که مجری سیستم سازی در کسب و کار شما از دانش و تجربه کافی برخوردار بوده و تصمیماتی مناسب با کسب و کار شما اتخاذ نماید.