چرا باید کسب و کارتان را سیستم سازی کنید؟

5 دلیل مهم و کلیدی برای سیستم سازی کسب و کار

آیا شما هم مانند بسیاری از مدیران، درگیر حجم کاری بالا  و وابستگی شدید به کسب و کار خود هستید؟ این مقاله می تواند برای شما مفید باشد.

یکی از مشکلاتی که همه مدیران  و صاحبان کسب و کارها با آن رو به رو هستند، مشفله کاری بالا و وابستگی شدید به کار است.

اصلی ترین دلیلی که به شما انگیزه می دهد تا کسب و کار تان را سیستم سازی کنید، آزاد سازی وقت و عدم وابستگی کسب و کارتان به خودتان است.

در واقع کسب و کار شما نباید مانند یک چاه شما را به داخل خود فرو ببرد و درواقع همزمان با افزایش فروش یا توسعه کسب و کار، نبایست میزان دغدغه ها و حجم کاری شما افزایش پیدا کند.

سیستم سازی باعث می شود تا کسب و کارتان بدون وابستگی به شخص شما به مسیر خود ادامه دهد. مدیران با سیستم سازی موفق می شوند تا صرفاً به عنوان تصمیم گیرنده، نقش خود را ایفا کنند.

زمانیکه شما موفق به سیستم سازی می شوید، کسب و کارتان همانند یک سکوی پرش عمل کرده و به شما این امکان را می دهد تا با آزاد سازی وقت خود، بر روی توسعه کسب و کارهای جدید یا فتح بازارهای جدید اقدام کنید.

شاید شما هم مانند بسیاری دیگر از افراد، تعریف دقیقی از سیستم سازی کسب و کار نداشته باشید، پس توصیه می کنم مقاله سیستم سازی کسب و کار چیست را مطالعه کنید.

اگر بر این باور هستید که شما در کسب و کارتان حضور نداشته باشید کارها به خوبی پیش نمی رود، حتما باید این سوال را از خودتان بپرسید، که مالکان کسب و کارهای بزرگ چطور می توانند چندین برند و شرکت بزرگ را همزمان اداره کنند.!!!!

پس در هر صورت انگشت مسئولیت به سوی شما نشانه می رود و به مدیریت شما بستگی دارد.!

درواقع اگر عدم حضور شما در کسب و کارتان منجر به کاهش راندمان کار می شود، این موضوع نشان از عدم سیستم سازی، آموزش درست، تفویض اختیار و جذب مدیران کارامد دارد و در نهایت، همه چیز به شما به عنوان مالک کسب و کار باز می گردد.

5 دلیلی که قطعاً باید کسب و کار خود را سیستم سازی کنید:

1- آزاد سازی وقت و عدم وابستگی کسب و کار به شما

سیستم سازی وقت شما را آزاد می کند و باعث می شود کسب و کارتان بدون حضور تمام وقت شما هم به کار خود ادامه دهد.

2- هدف گذاری و نظارت بهتر روی کارها

سیستم سازی کسب و کار این بستر را برای شما فراهم می کند که به صورت منظم اعضای سیستم و کسب و کارتان بر فعالیت های یکدیگر نظارت داشته و گزارش نتایج کارها به صورت هوشمند به شما به عنوان مدیر ارشد ارائه گردد.

یکی از اصلی ترین دغدغه مدیران، اطمینان حاصل کردن از کیفیت انجام کارها است و سیستم سازی کسب و کار بستری را فراهم می کند تا شما به صورت چابک عملکرد تیم خود را ارزیابی و نسبت به هدف گذاری های جدید با مشارکت آنها اقدام نمایید.

با این فرض که شما در زمینه راه اندازی کسب و کار و آموزش تیم تان، تبحر دارید احتمالاً در زمینه نظارت بر کسب و کارتان، با مشکلاتی رو به رو هستید، چون در این مرحله بسیاری از مدیران توانایی نظارت درست و صحیح بر روی کارکنان شان را ندارند درواقع سیستمی جهت دریافت اطلاعات و آمار از عملکرد همکارانشان وجود ندارد که بتوانند بر آن اساس عملکرد تیم را ارزیابی نمایند.

در واقع با توجه به تجربه چندین ساله خود در حوزه مشاوره کسب و کار، به این واقعیت دست یافته ام که بسیاری از مدیران از روش های غیر ساختار یافته برای نظارت روی فعالیت کارکنان خود استفاده می کنند و به صورت موردی از کیفیت اجرای یک فعالیت اطمینان کسب می کنند و عملاً وظیفه نظارت را خود به عهده گرفته اند و آن هم به صورت غیر منظم که این موضوع یک اشتباه بزرگ در مدیریت محسوب می شود که نشأت گرفته از عدم برخورداری از سیستم می باشد.

در حالیکه مشغله های مدیریتی در بسیاری از مواقع کیفیت نظارت را کاهش می دهد و حتی امکان انجام نظارت بر کارها را از مدیر سلب می کند.

3-قابلیت توسعه بهتر و کارامدتر

چرا بعضی از کسب و کارها مانند قارچ رشد می کنند؟ اگر ذهن شما درگیر این است که کسب و کار فعلی خود را گسترش دهید، یا در کسب و کارهای جدید سرمایه گذاری کنید باید اول به سراغ سیستم سازی کسب و کار  فعلی خود بروید.

فرض کنید شما برای کسب و کار فعلی خود مدیرعاملی انتخاب می کنید و کلیه کارها را به او تفویض اختیار می کنید.

اما چطور می توانید اطمینان حاصل کنید که مدیرعامل انتخاب شده، کارها را با کیفیت مطلوب انجام می دهد؟

و از آنجایی که واگذاری سمت شغلی باید همراه با ارائه اختیارات لازم باشد، چطور باید اطمینان حاصل کنیم که مدیر شرکت با توجه به اختیارات کافی که از آن برخوردار است، در جهت رشد شرکت قدم بر می دارد نه در جهت افول شرکت؟

اهرم و شاخص نظارت شما بر فعالیت مدیران شرکت چیست؟ در واقع می خواهم نظر شما را به این مهم جلب نمایم که تفویض اختیار زمانی جذابیت دارد که چهارچوب های کلی و سیستم سازی انجام شده باشد در غیر این صورت کسب و کار شما متأثر از ویژگی های شخصی افراد خواهد بود.

به طور مثال برندهایی بزرگ همچون بنز یا اپل، در طی سال های متمادی، مدیرعامل های مختلفی به این شرکت ها خدمت کرده اند اما حضور مدیرعامل های مختلف تأثیری بر عملکرد برندهای این شرکت ها نگذاشته است.

چراکه مدیران برندهای بزرگ در قالب یک سیستم تعیین شده به انجام وظایف خود می پردازند.

حتی موضوع خلاقیت و نواوری در کسب و کار بایستی به صورت سیستماتیک به آن پرداخته شود، اگر مدیرعامل شرکت شما می خواهد تصمیم نواورانه یا همراه با ریسک اتخاذ نماید باید تعریف و دستور العملی برای آنش  وجود داشته باشد.

لذا در شرکت هایی که سیستم سازی کسب و کار به خوبی اجرا می شود، شرکت این فرصت را پیدا می کند که به راحتی رشد کرده و بزرگ شود.

مثال بارز آن کسب و کارهایی هستند که از استراتژی فرانچایز یا اعطای نمایندگی استفاده می کنند. شرکت هایی همچون هتل هیلتون که یکی از بزرگترین هتل های زنجیره ای دنیا است به خوبی توانسته است فرایندهای کسب و کار خود را استاندارد نماید و بعد از رسیدن به این موفقیت به راحتی اقدام به توسعه و اعطای نمایندگی در کشورهای مختلف نماید و صرفاً دفتر مرکزی وظیفه ارزیابی نمایندگی های مختلف را بر عهده دارد.

4- افزایش کیفیت و راندمان کار و ارزیابی عملکرد کارکنان

از آنجایی که سیستم سازی کسب و کار منجر به افزایش نظارت های درون سازمانی می شود و از سوی دیگر به دلیل اینکه برای انجام هر کاری دستور العمل انجام آن وجود دارد و سیستم به صورت هوشمند خود را ارزیابی می کند لذا کیفیت انجام کارها به صورت چشمگیری ارتقاء پیدا می کند.

در شرکت هایی که سیستم سازی انجام شده است، ارزیابی عملکرد افراد راحت تر بوده و از این جهت انگیزه برای بهتر و با کیفیت کار کردن در کارکنان بیشتر است، در همین راستا کیفیت کارها به صورت چشمگیری افزایش پیدا می کند

5-افزایش برند کارفرمایی شرکت؟

شرکت هایی که موفق به سیستم سازی شده اند، عملآً یک اعتبار بیرونی برای شرکت خود خلق کرده اند، به طور مثال زمانیکه شرکت اقدام به استخدام نیروی انسانی متخصص می کند، کارجویان با شرکتی مواجه می شوند که برای کلیه اقدامات و فعالیت های خود تعاریف و روش های اجرایی مشخص دارد و این موضوع قطعاً در فرایند استخدام به خوبی خودنمایی می کند لذا تصویری قدرتمند از برند کارفرمایی شرکت در ذهن کارجویان حک می شود که این دستاورد می تواند به جذب افراد شایسته و توانمند کمک شایانی نماید.

سال ها تجربه در حوزه جذب منابع انسانی، این واقعیت را نشان می دهد که صرفاً عامل پرداخت های مالی برای افراد متخصص و کارامد جذاب نیست و عواملی همچون برند کارفرمایی، فرهنگ سازمانی و مسیر رشد شغلی در انتخاب افراد جویای کار، اهمیت بالایی دارد.

شایان ذکر است طبق تحلیل های انجام شده در سال های آتی، جذب و نگهداشت سرمایه انسانی متخصص یکی از دغدغه های اصلی کارفرمایان خواهد بود.