مقدمه
در فرآیند سیستم سازی کسب و کار، طراحی و بازنگری ساختار سازمانی از اهمیت بالایی برخوردار است. اگر در کسب و کار خود با مشکلاتی مانند بی انگیزگی کارکنان، تداخلات کاری، موازی کاری ها، اتلاف زمان و انرژی کارکنان یا فرهنگ سازمانی ناکارامد دست و پنجه نرم می کنید، احتمالاً باید ریشه آن را در ساختار سازمانی کسب و کار خود جستجو کنید.
طراحی ساختار سازمان کسب و کار شما باید به گونه ای باشد که بتواند تعادلی در استفاده بهینه از منابع، هزینه ها و زمان برقرار نماید. همچنین طراحی باید متناسب با سیستم سازی کسب و کار شما و در راستای تحقق چشم انداز سازمان، برآورده شدن برنامه ها و اهداف عملیاتی کسب و کارتان صورت پذیرد.
طراحی ساختار سازمانی می تواند از الگوهای از پیش تعیین شده پیروی کند اما یادتان باشد که ساختار سازمان یک کسب و کار، همانند لباسی است که بایستی برای سازمان شما دوخته شود و بر تن و قامت آن زیبا جلوه کند.
و از این جهت است که گفته می شود که ساختار سازمانی بایستی متناسب با سیستم سازی کسب و کار شما انجام گردد.
در این مقاله به شما تکنیک هایی را آموزش خواهیم داد که هم راستا با فرآیند سیستم سازی کسب و کار خود چارت سازمانی مفید و کارآمد خود را طراحی کنید.
مقاله ” 6 گام اساسی برای پیاده سازی و اجرای نگرش سیستمی در کسب و کار ” را حتما مطالعه نمایید
پادکست : ندارد ویدیو : ندارد مقاله وابسته : دارد مدت مطالعه : 15 دقیقه
در این مقاله می آموزید که :
1. منطق طراحی ساختار سازمانی بر چه اساسی باید باشد. |
2. اصول اولیه طراحی ساختار سازمان چیست؟ |
3. 8 تکنیک طلایی طراحی ساختار سازمانی |
4. انواع ساختار های سازمانی پر کاربرد چیست؟ |
منطق طراحی ساختار سازمانی باید …
تعیین مهندسی ساختار سازمانی به کمک فرآیند سیستم سازی کسب و کارتان باشد. (رجوع به مقاله ” 6 گام اساسی برای پیاده سازی و اجرای نگرش سیستمی در کسب و کار ”)
با شناسایی و تحلیل الزامات بیرونی و درونی کسب و کار صورت پذیرد.
( این کار می تواند در قالب تشکیل ماتریس SWOT انجام گردد.)
با الگویابی از کسب و کارهای مشابه موفق انجام شود.
همانطور که گفتیم اولین اصل منطق طراحی ساختار سازمانی باید بر مبنای فرآیند سیستم سازی کسب و کار شما باشد. ساختار سازمانی ویترین و نمایانگر سیستم کسب و کار شما است. اینکه صرفا یکسری از واحدها و بخش ها چون در همه جا وجود دارد باید در چارت سازمانی شما باشد دردی از مشکلات کسب و کارتان را رفع نمی کند.
مثال اول
اگر می خواهید واحدی در نمودار سازمانی خود ایجاد کنید –مثلا واحد مشتریان ویژه- باید منطقی سیستماتیک پشت آن وجود داشته باشد. اینکه صرفا چون مشتریان ویژه برای کسب و کار شما مهم است پس باید واحد مخصوص به خود داشته باشند توجیه پذیر نمی باشد. چون ممکن است همان واحد ارتباط با مشتریان نیز توانایی انجام همان کارها را داشته باشد.
مثال دوم
اگر وصول مطالبات مالی مشتریان شما در کسب و کارتان به یک مشکل بزرگ تبدیل شده و شما به این فکر افتاده اید که واحد وصول مطالبات داشته باشید، از تفکر سیستمی و تحلیل منطقی نتیجه نمی گیرد. اگر در فرآیند مناسب سیستم سازی کسب و کار شما فرآیند تدوین قرارداد و یا نحوه فروش مشتری به درستی طراحی شده باشد دیگر در چارت خود نیازی به چنین واحدی نخواهید داشت. این مشکل مهم کسب و کارتان را می توانید در قالب طراحی وظیفه به بخش فروش، مالی و اداری و یا حتی امور قرار داد ها حل نمایید.
متناسب با چرخه عمر سازمان باشد.
در طراحی ساختار سازمانی شما بایستی مرحله چرخه عمر سازمان خود را بدانید. زیرا همانطور که در مراحل مختلف رشد حرکت می‌کنید، باید به مشکلات مختلفی هم رسیدگی کنید. این فرآیند نیاز به ساختار، مهارت‌های مدیریتی و اولویت بندی دارد.
مرحله ابتدایی توسعه با نرخ رشد ناسازگار، ساختار ساده و سیستم‌های غیررسمی مشخص می‌شود. در این مرحله سازمان معمولاً بسیار متمرکز است. در مرحله توسعه سازمان‌ها معمولاً بر تمرکز با تفویض اختیارات محدود تمرکز می‌کنند. در مرحله بلوغ رشد آهسته‌تر بوده و تمرکز متوسط می باشد.
همزمان که کسب و کار شما رشد می‌کند یا از یک مرحله توسعه به مرحله دیگر می‌رود، برای به حداکثر رساندن اثربخشی، نیاز دارید که تغییرات با برنامه ریزی دقیق و در شیوه‌های اجرایی و استراتژی‌ها ایجاد کنید.
اصول اولیه طراحی ساختار سازمانی
سادگی و شفافیت
ساختار سازمانی شما باید به صورت باشد که افراد سازمان بتوانند آن را درک کنند و به دستورالعمل‌ها و روابط پایبند باشند. حتی در حالتهای خاصی که با ظهور شرکتهای استارتاپی رواج یافته (شبکه ای، هموار، دایره ای و …) نیز باید به خوبی برای افراد سازمانتان قابل فهم باشد.
- برای اطمینان از میزان قابل فهم بودن و یا شفافیت آن اگر از هر پرسنل سازمان به صورت تصادفی (خدمات ، انتظامات، مهندسی و …) سوال شود که مثلا وظیفه واحد ارتباط با مشتریان چیست باید بتواند توضیح حداقلی ارایه دهد.
انعطاف پذیری
ساختار کسب و کارتان باید قابل تغییر و اصلاح باشد تا با تغییرات در استراتژی و نیازهای شرکت، بتواند خود را تطبیق داده و هماهنگ عمل کند.
- باید تعداد زیر واحدها ، پرسنل و فرآیندها آن به نحوی باشد که تغییر و اصلاح آن ها هزینه بر و طاقت فرسا نباشد.
تخصص گرایی
واحد های ساختار سازمانتان نباید تداخل انجام وظیفه ای با سایر قسمتها داشته باشد. وجود تداخل سبب می شود هماهنگی و تعامل بین واحدها از بین برود. به عبارتی هر کدام باید ذات کاری مستقل داشته باشند. (به جز در حالت هایی که ساختار سازمانی به صورت تیم های کاری ، منطقه جغرافیایی و … است که هر بخش واحدهای مشابه مخصوص به خود را دارد. هر کدام واحدهای مالی ، اداری و … مخصوص به خود را دارند.)
- اگر پیگیری خدمات فروش مشتری توسط واحد فروش انجام شود این کار ممکن است با واحد ارتباط با مشتری تداخل وظیفه ایجاد نماید.
یادگیری تیمی
تلاش شود طراحی ساختار به صورتی باشد که سمت های سرپرستی کاهش بیشتری داشته و سمت های کارشناسی افزایش یافته تا یادگیری تیمی و قدرت پروسه سیستم سازی افزایش یابد.
- به عنوان مثال در تهیه ساختار فروش کسب و کارتان که بر اساس مناطق جفرافیایی است در نهایت یک سرپرست مناطق تعیین کرده و کار را به کارشناسان واگذار نمایید. اینکه زیر سر پرستان باز دسته بندی ها وظیفه ای یا محصولی صورت بگیرد خودداری نمایید.
8 تکنیک طلایی طراحی ساختار سازمانی
در نظر داریم تا با بیان 8 تکنیک طلایی، مهارت طراحی ساختار سازمانی مناسب را برای همیشه به شما آموزش دهیم. پس با ما باشید تا مهارت ماهیگیری طراحی ساختار سازمانی را فرا بگیرید.
البته ما توصیه می کنیم، همیشه از مشاوران با تجربه استفاده کنید. چون در طراحی ساختار سازمانی علاوه بر اطلاعات تکمیلی، تجربه مناسب و مشابه هم باید وجود داشته باشد.
تکنیک کارایی
تعداد مدیرانی که مستقیما با مدیر عامل کار می کنند نهایت به بیش از ده نفر نرسد تا وقت مدیر عامل در عین توجه به راندمان مجموعه بیشتر به مسایل برون سازمانی، توسعه کسب و کار و سیستم سازی باشد.
بر طبق اصل گرایکوناس – اورویک زمانی که وظایف واحدهای زیر دست مدیریت در ارتباط با هم باشند – که عموما ساختار سازمانی هر کسب و کاری به این صورت است- هر ارتباط متقابل نیاز به هماهنگی خاصی دارد . مثلا اگر مدیر قرار است با واحد مالی، پشتیبانی و فروش صحبت کند رفتارش با هر کدام از آنها متفاوت خواهد بود.
حال اگر قرار است با دو واحد به صورت جدا و یا هر سه واحد با هم جلسه ای ترتیب دهد رفتار باز متفاوت خواهد بود. لذا یک مدیر با دو زیر دست باید 6 رابطه متقابل را بررسی کند و در حالتی که بیش از ده نفر زیر دست دارد باید حدودا 2000 رابطه را هماهنگ نماید که عملا کار غیر ممکنی است. لذا تعداد سطوح مدیریت و سرپرستی تا آنجا که ممکن است باید کم باشد تا اصل مدیریتی زنجیره فرماندهی هنری فایول (رجوع به مقاله اصول مدیریتی هنری فایول-رعایت گردد.
تکنیک 30-70
مجموع واحدهای ستادی از 30 درصد کل سمتها و واحدهای کسب و کارتان نباید بیشتر نباشد.
تکنیک 10-90
با توجه به توضیحات تکنیک اول تعداد کل مدیران حداکثر از 10 درصد کل سمتها بیشتر نباشد.
تکنیک تعادل اثر بخشی- کارایی
واحدهای اثر بخش محور (بازاریابی، منابع انسانی، تحقیق و توسعه، برنامه ریزی استراتژیک) نباید به واحدهای کارایی محور گزارش بدهند. منظور از واحد های کارایی محور بیشتر واحدهای عملیاتی مانند تولید، اداری، پشتیبانی و … است که بر نحوه سریع و درست انجام کار تمرکز داشته و عموما افق های کاری آنها کوتاه مدت است.
تعادل بلند مدت – کوتاه مدت
واحدهایی که بر توسعه بلند مدت تمرکز دارند(مثل برندینگ، منابع انسانی، تحقیق و توسعه و برنامه ریزی استراتژیک نباید به واحدهایی که به نتایح کوتاه مدت تاکید دارند (اداری ، فروش ) گزارش بدهند.
تعادل استقلال – کنترل
واحد هایی که در تعامل با مشتری هستند (فروش) باید دارای استقلال بیشتری نسبت به واحدهای با پتانسیل ریسک بالا (حسابداری،قراردادها و منابع انسانی) باشند. واحدهای پر ریسک باید با کنترل و متمرکز عمل کنند.
قانون 20 -80
بر اساس تجربه کاری ما باید طراحی ساختار به صورتی باشد که در مرحله باز طراحی حداکثر 20 درصد مشاغل حذف و 80 درصد حفظ گردد. تجربه مشابه ما نشان داده اگر در مرحله باز طراحی ساختار نمودار سازمانی کامل عوض شود به این معنی است که طراحی اولیه بدون تحلیل دقیق کسب و کار انجام شده است.
هم شکلی ساختاری
در هر حوزه و صنعت، ساختار سازمانی باید به صورتی باشد که حداقل 60 درصد با شرکتهای مشابه همشکلی داشته باشد. البته می توان از شرکت های موفق الهام گرفت ولی اگر بخواهیم عینا الگو برداری کنیم باید دقت کرد که مسیر اشتباهی نرویم. مثلا اگر در شرکت مشابه واحد مشتریان ویژه وجود دارد و شما می خواهید عینا الگو برداری کنید لازم است تا حجم فروش مشتریان ویژه را در میزان درآمد خود بسنجید و اگر درصد بالایی را شامل می شود نسبت به ایجاد آن اقدام نمایید.
انواع ساختار سازمانی (پر کاربرد)
نام ساختار | تعریف |
1. سلسله مراتبی | متداول ترین نوع ساختار است که به هرمی هم معروف است. زنجیره فرمان از بالا (به عنوان مثال مدیرعامل یا مدیر) به پایین (به عنوان مثال سطح مبتدی و کارمندان سطح پایین) است، و هر کارمندی سرپرست خود را دارد. |
کاربرد در چرخه عمر | مرحله بلوغ |
مزایا | ü سطح اختیار و مسئولیت‌ها را بهتر تعریف می‌کند. ü با نشان دادن مسیرهای شغلی مشخص به کارکنان انگیزه می‌دهد. ü به کارکنان تا حدی تخصص می‌دهد. ü باعث ایجاد حس صمیمیت در کارکنان یک بخش می‌شود. |
معایب | ü به دلیل افزایش بوروکراسی نوآوری تا حدودی محدود می گردد. ü کارمندان به جای کل شرکت به نفع بخش خود عمل می کنند. ü ممکن است کارمندان سطح پایین‌تر احساس کنند که اختیار کم‌تری دارند و نمی‌توانند ایده‌های خود را بیان کنند.
|
مثال | ü سازمان بزرگ دولتی ، … |
2. عملکردی | مشابه با ساختار سازمانی سلسله‌مراتبی، ساختار عملکردی با موقعیت‌هایی با بالاترین سطح مسئولیت از بالا شروع شده و پایین می‌آید. البته به طور عمده کارمندان با توجه به مهارت‌های خاص و عملکردشان در کسب و کار سازماندهی می‌شوند و هر بخش به طور مستقل اداره می‌شود. |
کاربرد در چرخه عمر | مرحله بلوغ و رشد |
مزایا | ü به کارمندان اجازه می‌دهد تا روی نقش خود تمرکز کنند. ü باعث پرورش تخصص می‌شود. ü به تیم‌ها و ادارات کمک می‌کند تا خودکفاتر شوند. ü در هر اندازه‌ای از سازمان‌ها ارتقاپذیر است. |
معایب | ü ممکن است باعث ایجاد محدودیت در سازمان شود. ü ارتباطات بین بخشی را مختل می‌کند. ü فرآیندها و استراتژی‌ها را برای بازارها یا محصولات مختلف در شرکت مبهم می‌کند. |
مثال | ü کارخانجات صنعتی ، … |
3. تقسیم شده | در این نوع ساختار ، بخش‌های مختلف سازمان (می تواند جغرافیایی، محصول گرا باشد) منابع خود را کنترل کرده و درواقع در سازمان‌های بزرگ (هلدینگ ها ) مانند یک شرکت مستقل عمل می‌کنند. هر بخش می‌تواند تیم بازاریابی، تیم فروش، تیم فناوری اطلاعات و… خود را داشته باشد. این ساختار برای شرکتهای بزرگ به‌خوبی عمل می‌کند. به بخش‌های مختلف این امکان را می‌دهد تا بدون اینکه همه مجبور به گزارش‌دهی به مدیران باشند، تصمیم‌های لازم و ضروری را اتخاذ کنند. |
کاربرد در چرخه عمر | مرحله بلوغ |
مزایا | ü به شرکتهای بزرگ کمک می‌کند تا انعطاف‌پذیر باشند. ü پاسخ سریع‌تری به تغییرات صنعت یا نیازهای مشتریان فراهم می‌کند. ü رویکردی مستقل، خودبنیان و شخصی‌سازی‌شده ترویج می‌کند. |
معایب | ü می‌تواند باعث پیچیدگی تعاملات بین دفاتر مرکزی و بخش‌های مختلف شود. ü می‌تواند منجر به رقابت یک شرکت با خودش شود. |
مثال | ü شرکتهایی که ساختار محصولی دارند ، هلدینگ های بزرگ،… |
4. ماتریسی | نمودار سازمانی ماتریسی مانند یک شبکه به نظر می‌رسد. این نمودار نشان‌دهنده‌ی تیم‌های چندوظیفه‌ای است که برای پروژه‌ها تشکیل می‌شوند. به عنوان مثال کارمند خرید به طور معمول در بخش مهندسی خرید (که توسط مدیر مهندسی رهبری می‌شود) مشغول به کار است اما در عین حال در پروژه‌ای موقت کار می‌کند (که توسط یک مدیر پروژه اداره می‌شود). نمودار سازمانی ماتریسی هر دوی این نقش‌ها و روابط سازمانی را مشخص می‌کند. |
کاربرد در چرخه عمر | مرحله بلوغ – رشد |
مزایا | ü به سرپرستان امکان رانتخاب راحت تر افراد بر اساس نیازهای یک پروژه را می دهد. ü دید پویاتری از سازمان ارائه می‌دهد. ü کارکنان ترغیب شده که جدا از نقش‌های اصلی، از مهارت‌های خود هم در جایگاه‌های مختلف استفاده کنند. |
معایب | ü بین مدیران بخش و مدیران پروژه درگیری ایجاد می‌کند. ü بیشتر از سایر انواع نمودارهای سازمانی دچار تغییر می‌شود. |
مثال | ü شرکتهای پیمانکاری بزرگ در حوزه ساخت و ساز ، … |
5. افقی ( مسطح) | ساختار سازمانی افقی یا مسطح متناسب با شرکتهایی است که بین مدیران عالی و کارمندان آن، اختلاف سطح کمی وجود دارد. بسیاری از کسب‌وکارهای استارتاپ قبل از رشد و ایجاد بخش‌های مختلف از ساختار سازمانی افقی استفاده می‌کنند. |
کاربرد در چرخه عمر | معرفی به بازار – رشد |
مزایا | ü کارمندان مسئولیت بیشتری دارند. ü ارتباطات افراد آزادتر است. ü هماهنگی و سرعت، اجرای ایده‌های جدید را بهبود می‌بخشد. |
معایب | ü ممکن است باعث ایجاد سردرگمی شود، زیرا کارمندان سرپرست مشخصی برای گزارش‌دهی ندارند. ü دانش و مهارت کارکنان کم‌تر تخصصی‌شده است. ü حفظ و نگهداری آن پس از عبور از سطح استارت‌آپ دشوار است. |
مثال | ü شرکتهای استارتاپی ، شرکتهای تولید نرم افزار ، … |
نتیجه گیری
طراحی مناسب ساختار سازمانی می تواند از بروز خیلی از مشکلات کاری در کسب و کارتان جلوگیری نماید. لذا ما برای شما منطق طراحی ساختار سازمانی را بیان کردیم. سپس 8 تکنیک کاربردی و طلایی که در حکم مهارت کلیدی است را آموزش دادیم. شما به عنوان مدیر کسب و کار ضمن مطالعه دقیق این مقاله، می بایست با شناخت کافی از چرخه عمر کسب و کار خود در کنار مشاوره با متخصص بتوانید طراحی مناسبی برای ساختار سازمانی خود انجام دهید.
در انتها چک لیستی از کارهایی که می بایست برای طراحی مناسب ساختار سازمانی در کسب و کار خود انجام دهید نیز ارائه شده است. (چک لیست طراحی مناسب ساختار سازمانی کسب و کار )
