مقدمه
شما به عنوان مدیر باید همواره روشی برای پیاده سازی وظایف مدیریتی خود در کسب و کار داشته باشید. به این روش اداره کردن سازمانتان “سبک مدیریت” می گویند.
هنری فایول، یکی از پیشگامان نظریه‌های مدیریت، در کار خود به شناسایی اصولی پرداخت که می‌توانند به بهبود عملکرد سازمان شما کمک کنند. در مقاله ” تمرینهای اجرایی، 14 گام اساسی برای مدیر سیستم ساز بودن – اصول مدیریتی هنری فایول” ما این اصول را برای شما بیان کرده و تمرینهایی عملی را برای پیاده سازی و اجرایی کردن آنها بیان کردیم.
از آنجا که اصول مدیریتی هنری فایول برای حل مسائل کسب و کار عموماً ریشه ای و با نگاه سیستماتیک می باشد قصد داریم تا این اصول را به صورت جداگانه تحلیل و واکاوی کرده و با ذکر مثال‌های عملی، نحوه پیاده سازی آن را برای شما توضیح دهیم.
در این مقاله، به بررسی مفهوم اصل ” تقسیم کار Division of Work –” و نیز اصل ” اختیار و پاسخگویی-Authority and Responsibility” اهمیت آنها و روش‌های عملی برای پیاده‌سازی این اصول در سازمان‌ها خواهیم پرداخت. همچنین 10 مثال کاربردی از پیاده‌سازی هر اصل ارائه می‌شود.
پادکست : ندارد ویدیو : ندارد مقاله وابسته : دارد مدت مطالعه : 15 دقیقه
در این مقاله می آموزید که:
1. مزایا و معایب پیاده سازی و عدم پیاده سازی اصول اول و دوم مدیریتی هنری فایول چیست. |
2. 8 تکنیک عملی برای پیاده سازی اصل های “تقسیم کار” و “اختیار و پاسخگویی” چگونه است. |
3. 20 مثال کاربردی از پیاده سازی اصول مدیریتی هنری فایول چگونه است. |
اصل اول از اصول مدیریتی هنری فایول: تقسیم کار Division of Work
تقسیم کار در اصول مدیریت هنری فایول به این معنی است که شما در سازمانتان وظایف و مسئولیت‌ها را بین بخش‌ها و افراد مختلف تقسیم کنید. با این کار، هر فرد می‌تواند بر روی وظایف خاص خود تمرکز کرده و مهارتهای خود را در آن حوزه توسعه دهد. نتیجه این فرآیند افزایش کارایی، کاهش زمان انجام وظایف و بهبود کیفیت کار خواهد بود.
· پیاده سازی اصل مدیریتی تقسیم کار در کسب و کارتان منجر به موارد زیر می شود:
- افزایش بهره‌وری: تقسیم کار بین کارمندان این امکان را می‌دهد که بر روی وظایف خاص خود تمرکز کرده و در نتیجه، سرعت و کیفیت انجام کارها افزایش یابد.
- تخصص‌گرایی: با تقسیم کار، کارمندتان می‌تواند در زمینه‌های خاص تخصص پیدا کند و مهارتهای خود را توسعه داده که منجر به ارتقاء کیفیت کار می‌شود.
- کاهش بار کاری: با توزیع وظایف بین اعضای تیم خود، فشار کار بر روی هر فرد کاهش می‌یابد و این امر می‌تواند به کاهش استرس و افزایش رضایت شغلی منجر شود.
- بهبود هماهنگی: تقسیم کار باعث می‌شود که وظایف به‌طور منطقی و هماهنگ انجام شوند، زیرا هر فرد مسئولیت مشخصی دارد.
- افزایش خلاقیت: وقتی پرسنل شما در زمینه‌های خاص تخصص پیدا می‌کنند، می‌توانند ایده‌های نوآورانه‌تری ارائه دهند و در حل مسائل خلاق‌تر عمل کنند.
- تسهیل آموزش و یادگیری: با تقسیم کار، آموزش و یادگیری مهارتهای جدید برای هر فرد در کسب و کارتان آسان‌تر می‌شود، زیرا آنها می‌توانند بر روی وظایف خاص تمرکز کنند.
- مدیریت بهتر زمان: تقسیم کار به کارمندانتان کمک می‌کند تا زمان خود را به طور مؤثرتری مدیریت کنند و از اتلاف وقت جلوگیری کنند.
- پاسخگویی بهتر: با مشخص شدن وظایف هر فرد، مسئولیت‌ها واضح‌تر شده و پاسخگویی نسبت به نتایج کار افزایش می‌یابد.
· عدم پیاده سازی اصل مدیریتی تقسیم کار در کسب و کارتان می تواند منجر به موارد زیر می شود:
- کاهش بهره‌وری: عدم تقسیم کار می‌تواند منجر به تداخل وظایف و اتلاف زمان شود که در نتیجه، بهره‌وری کلی کسب و کارتان کاهش می‌یابد.
- عدم تخصص‌گرایی: کارکنان شما ممکن است در انجام وظایف خود تخصص کافی نداشته باشند، که این امر می‌تواند کیفیت کار را تحت تأثیر قرار دهد.
- افزایش استرس: اگر بار کاری را به صورت مساوی بین همه توزیع نکنید، برخی افراد ممکن است تحت فشار بیشتری قرار بگیرند که این امر منجر به استرس و عدم رضایت شغلی می‌شود.
- مشکلات هماهنگی: بدون تقسیم کار، احتمال بروز سوءتفاهم و عدم هماهنگی میان اعضای تیمتان افزایش می‌یابد، که می‌تواند بر روی عملکرد کل تیم تأثیر منفی بگذارد.
- کاهش خلاقیت: در یک محیط کاریتان اگر وظایف را به‌طور یکسان توزیع نکرده اید، افراد ممکن است انگیزه کمتری برای ارائه ایده‌های نوآورانه داشته باشند.
- مشکلات آموزشی: بدون تقسیم وظایف، آموزش کارکنان در زمینه‌های خاص دشوارتر خواهد بود و این امر می‌تواند به عدم توسعه مهارت‌ها در سازمانتان منجر شود.
- مدیریت زمان ضعیف: عدم تقسیم کار ممکن است منجر به ناکارآمدی در مدیریت زمان شود. زیرا افراد ممکن است در انجام وظایف مختلف سردرگم شوند.
- عدم پاسخگویی: وقتی وظایف را برای کارمندانتان به‌طور واضح تعریف نکنید، مسئولیت‌ها مبهم می‌شوند و این امر می‌تواند به عدم پاسخگویی نسبت به نتایج کار بیانجامد.
· تله ذهنی مدیران در تقسیم کار – کارمند همیشگی-
اکثر مدیران و یا حتی مالکان کسب و کارها در هنگام ازدحام کارهای شرکت (علی الخصوص در مواقع رشد کسب و کارها) برای راحت کردن رفع انباشت کار به دنبال راحت ترین مسیر یعنی انتخاب سریع ترین کارمند در دسترس برای انجام کارها می باشند. از همین جهت کارمند همیشگی را برای واگذاری کارها، انتخاب می کنند.
کارمند(ان) همیشگی همانی(هایی) است که از تخصص و توانایی خوبی در مدیریت کارها و حل مشکلات برخوردار بوده، و آگاه یا ناخود آگاه مدیران را به سمتی سوق می دهند که همیشه کارهای مختلف و گوناگونی از سوی مدیر به وی واگذار شود.
این نوع تقسیم کار متاسفانه یک تله ذهنی است. شما در کسب و کارتان نباید به آن دچار شوید. این نوع تقسیم کار سبب می شود کارمند متخصص و توانمند کسب و کار شما با مرور زمان به یک شخص همه کاره و هیچ کاره تبدیل شده، خلاقیت خود را از دست دهد. همچنین بعد از مدتی از تمرکز کاری کافی برای تحقق یک نتیجه مهم، برخوردار نبوده و در بستر زمان به علت تقسیم بندی اشتباه شما در کار به آفت سیستم کسب و کارتان تبدیل شود.
· چگونه اصل مدیریتی تقسیم کار هنری فایول را در کسب و کارخود عملی و اجرایی کنید.
پیاده‌سازی اصل مدیریتی تقسیم کار در سازمانتان نیازمند برنامه‌ریزی و اقداماتی مشخص است. در ادامه 9 روش عملیاتی را برای شما توضیح خواهیم داد.
1. تحلیل وظایف و شناسایی نیازها |
· تحلیل شغل: ابتدا باید وظایف و مسئولیت‌های مختلف را در سازمانتان شناسایی کرده و تحلیل کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا بفهمید کدام وظایف به چه میزان نیروی انسانی و تخصص نیاز دارند. · شناسایی نیازهای سازمان: بررسی کنید که کدام بخش‌ها یا فرآیندها نیاز به تقسیم کار بیشتری دارند. |
2. تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌ها |
· تعریف نقش‌ها: برای هر وظیفه، نقش‌ها و مسئولیت‌های مشخصی تعیین کنید. این کار باید به وضوح نوشته شود تا همه اعضای تیم بدانند که چه انتظاراتی از آنها می‌رود. · توزیع مسئولیت‌ها: مسئولیت‌ها را بر اساس مهارت‌ها و توانایی‌های کارمندانتان تقسیم کنید. |
3. تشکیل تیم‌های کاری |
· ایجاد تیم‌های تخصصی: بر اساس وظایف مشخص، تیم‌های کاری تشکیل دهید که هر کدام بر روی یک جنبه خاص از پروژه یا کار تمرکز کنند. · تنظیم جلسات منظم: جلسات منظم برای هماهنگی بین تیم‌ها و بررسی پیشرفت کارها برگزار کنید. |
4. استفاده از فناوری |
· نرم‌افزارهای مدیریت پروژه: از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه برای تقسیم وظایف و پیگیری پیشرفت کارها استفاده کنید. این ابزارها به شما کمک می‌کنند تا وظایف را به راحتی توزیع و نظارت کنید. · پلتفرم‌های همکاری: از پلتفرم‌های آنلاین برای تسهیل ارتباطات و همکاری بین اعضای تیم استفاده کنید. |
5. آموزش و توسعه مهارت‌ها |
· برگزاری دوره‌های آموزشی: برای تقویت مهارتهای تخصصی هر فرد، دوره‌های آموزشی مرتبط با وظایفشان برگزار کنید. · تشویق یادگیری مداوم: فرهنگ یادگیری مداوم را در سازمان ترویج دهید تا کارکنان بتوانند مهارتهای جدید را بیاموزند. |
6. ارزیابی و بازخورد |
· نظارت بر عملکرد: به طور منظم عملکرد هر فرد و تیم را ارزیابی کنید تا اطمینان حاصل شود که تقسیم کار به درستی انجام می‌شود. · بازخورد مستمر: بازخوردهای سازنده به اعضای تیم ارائه دهید تا آنها بتوانند نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کنند. راجع به چگونگی انجام کارها با مدیران میانی خود یا کارشناسان خود صحبت کنید.و سعی کنید نقش یک مربی را برای آنها ایفا کنید. |
7. تشویق همکاری و ارتباطات |
· تشویق به همکاری: اعضای تیم را تشویق کنید تا با یکدیگر همکاری کنند و تجربیات خود را به اشتراک بگذارند. · ایجاد کانال‌های ارتباطی موثر: کانال‌های ارتباطی مؤثر برای تبادل اطلاعات و هماهنگی بین اعضای تیم ایجاد کنید. |
8. تنظیم فرآیندها و رویه‌ها |
· ایجاد رویه‌های استاندارد: رویه‌های استاندارد برای انجام وظایف مختلف ایجاد کنید تا همه اعضا از یک روش مشابه پیروی کنند. · مستندسازی فرآیندها: تمامی فرآیندها و رویه‌ها را مستند کنید تا دسترسی به اطلاعات آسان‌تر باشد. |
9. تشویق نتیجه گرایی |
· در پایان هر ماه در خصوص نتایج کارها تبادل نظر نمایید. به این معنا که کارمندانتان را طوری پرورش دهید که اخر هر ماه فقط راجع به نتایجی که محقق کرده اند صحبت کنند نه اقداماتی که انجام داده اند. این روش باعث می شود آنها بر روی تحقق نتایج متمرکز شوند.
|
· 10 مثال کاربردی از پیاده سازی اصل تقسیم کار هنری فایول در کسب و کارهای مختلف
1) شرکت نرم افزاری | تقسیم تیم‌ها به توسعه‌دهندگان، طراحان UI/UX و تست‌کنندگان. هر تیم بر روی جنبه خاصی از نرم‌افزار تمرکز دارد. باید توجه داشته باشید که در برخی از شرکت ها تست کنندگان ذینفع بوده و جز تیم تولید می باشند که این کار اشتباه است. |
2) شرکت تولیدی | تخصیص وظایف مانند طراحی محصول، تأمین مواد اولیه، تولید، کنترل کیفیت و توزیع به بخش‌های مختلف. دقت کنید که برخی مدیران به اشتباه این قسمتهای مختلف را تحت مدیریت یک واحد مثلا معاونت تولید قرا داده که اشتباه است. مثلا لازم است تا مدیریت واحد کنترل کیفیت از تولید یا طراحی محصول تفکیک گردد. |
3) رستوران | تقسیم کار بین سرآشپز، کمک‌آشپزها، گارسون‌ها و مدیر رستوران برای بهینه‌سازی فرآیند خدمات‌رسانی. در شرکتهای خدماتی چون زمان ارایه خدمات به مشتری مهم است تقسیم کار باید دقیق و مشخص باشد. |
4) شرکت مشاوره | تشکیل تیم‌های تخصصی برای پروژه‌های مختلف، مانند مشاوره مالی، منابع انسانی و بازاریابی.اگر این تصور را دارید که در شرکت مشاوره یک فرد همه تخصص ها را دارد و می تواند در همه امور راهنما باشد.سخت در اشتباه هستید. |
5) موسسه آموزشی | تخصیص معلمان به دروس خاص (ریاضی، علوم، زبان) و همکاری با مشاوران تحصیلی برای حمایت از دانش‌آموزان. در موسسه آموزشی تفکیک وظایف بین مشاور و مدرس باید معلوم باشد. همچنین شخصی به عنوان سوپروایزر و ارزیاب وجود داشته باشد تا بتواند متناسب با شاخص های عملکردی سنجش را انجام دهد. |
6) شرکت خدمات مالی | تقسیم وظایف بین تحلیلگران مالی، مشاوران سرمایه‌گذاری و حسابداران برای ارائه خدمات دقیق‌تر. تقسیم وظیفه علی الخصوص بین تحلیلگران وحسابداران از اهمیت بالایی برخوردار است. |
7) شرکت تبلیغاتی | تشکیل تیم‌های جداگانه برای طراحی خلاقانه، مدیریت رسانه‌های اجتماعی و تحلیل بازار |
8) سازمان غیر انتفاعی | تخصیص وظایف بین جمع‌آوری کمک‌های مالی، برنامه‌ریزی رویدادها و ارتباط با جامعه. |
9) شرکت حمل و نقل | تقسیم کار بین برنامه‌ریزی مسیرها، مدیریت ناوگان و خدمات مشتری. |
10) شرکت فن آوری اطلاعات | تشکیل تیم‌های جداگانه برای پشتیبانی فنی، توسعه نرم‌افزار و امنیت سایبری. |
اصل دوم از اصول مدیریتی هنری فایول: اختیار و پاسخگویی Authority and Responsibility
در اصل دوم از اصول مدیریتی هنری فایول، اختیار به معنی داشتن قدرت و اجازه برای انجام کارها و تصمیم‌گیری‌ها است. پاسخگویی به معنای مسئول بودن نسبت به نتایج تصمیمات و اقداماتی است که انجام می‌شود. این دو مفهوم باید به‌طور همزمان در کسب و کارتان وجود داشته باشند تا مدیران و کارکنان شما بتوانند به‌طور مؤثر عمل کنند. اگر به کسی اختیار بدهید اما مسئولیتی نداشته باشد، ممکن است تصمیمات نادرستی بگیرد. برعکس، اگر به کسی مسئولیتی بدهید که اختیاری ندارد نمی‌تواند به‌خوبی عمل کند.
· پیاده سازی اصل مدیریتی اختیار و پاسخگویی در کسب و کارتان منجر به موارد زیر می شود:
- افزایش انگیزه و تعهد کارکنان: هنگامی که کارکنان شما اختیار دارند، احساس مالکیت بیشتری نسبت به وظایف خود پیدا می‌کنند و این موضوع می‌تواند به افزایش انگیزه و تعهد آنها منجر شود.
- بهبود کیفیت تصمیم‌گیری: با اعطای اختیار به کارکنانتان، تصمیم‌گیری‌ها به سطح پایین‌تری از سازمان منتقل می‌شود و افراد نزدیک‌تر به مسائل می‌توانند تصمیمات بهتری بگیرند.
- افزایش کارایی و بهره‌وری: کارکنان شما با داشتن اختیار می‌توانند سریع‌تر و مؤثرتر عمل کنند، زیرا نیازی به تأیید مداوم از سوی شما ندارند.
- توسعه مهارتهای رهبر: اعطای اختیار به کارکنان فرصتی برای توسعه مهارتهای رهبری و مدیریتی آنها فراهم می‌کند، که در نهایت به نفع سازمان شما خواهد بود.
- پاسخگویی بهتر: با تعیین مسئولیت‌های مشخص و اعطای اختیار، کارکنانتان بیشتر پاسخگو خواهند بود و این موضوع می‌تواند به افزایش کیفیت کار و خدمات شما منجر شود.
- تسهیل نوآوری: کارکنانی را که اختیار می دهید، معمولاً بیشتر تمایل دارند که ایده‌های جدید را امتحان کنند و نوآوری را در سازمان ترویج دهند.
· عدم پیاده سازی اصل مدیریتی اختیار و پاسخگویی در کسب و کارتان می تواند منجر به موارد زیر می شود:
- کاهش انگیزه و رضایت شغلی :عدم اختیار می‌تواند باعث کاهش انگیزه و رضایت شغلی کارکنانتان شود، زیرا آنها احساس می‌کنند که در تصمیم‌گیری‌ها نقشی ندارند.
- افزایش بوروکراسی: در سازمان‌هایی که اختیار محدود است، فرآیندها ممکن است به شدت بوروکراتیک شوند و این موضوع می‌تواند به کندی عملکرد سازمان منجر شود.
- تصمیم‌گیری کندتر: نیاز به تأیید مداوم از سوی شما می‌تواند باعث تأخیر در تصمیم‌گیری‌ها شود و در نتیجه فرصت‌ها از دست بروند.
- کاهش نوآوری: اگر کارکنانتان احساس کنند که نمی‌توانند ایده‌های خود را پیاده‌سازی کنند، احتمالاً نوآوری کاهش خواهد یافت و سازمان نمی‌تواند به سرعت به تغییرات بازار پاسخ دهد.
- عدم پاسخگویی: در صورت عدم وجود اختیار در بین کارمندانتان، آنها احساس مسئولیتی در قبال کارهای خود نداشته و بتدریج کیفیت کارها و خدماتشان افت خواهند کرد. زیرا آنها به این درک می رسند که کارها را به هر صورتی که انجام دهند مورد پذیرش شما بوده لذا کیفیت عملکردشان بتدریج کاهش خواهد یافت.
- فرسایش اعتماد: عدم اعطای اختیار می‌تواند باعث ایجاد حس عدم اعتماد بین کارکنان و مدیریت شود، که این موضوع می‌تواند بر روی فرهنگ سازمانتان تأثیر منفی بگذارد.
· چگونه اصل مدیریتی اختیار و پاسخگویی هنری فایول را در کسب و کارخود عملی و اجرایی کنید.
پیاده‌سازی اصل مدیریتی اختیار و پاسخگویی در سازمان نیازمند یک رویکرد ساختاری و فرهنگی است. در ادامه، 8 روش عملی برای پیاده‌سازی این اصل در کسب و کارتان را ارایه می کنیم.
1. تعریف واضح مسئولیت‌ها و اختیارات |
· تدوین شرح وظایف: برای هر شغل، شرح وظایف و مسئولیت‌ها به وضوح تعریف شود تا کارکنان بدانند چه انتظاراتی از آنها می‌رود. · تفویض اختیار: به کارکنان اجازه دهید که در محدوده مشخصی از اختیارات خود تصمیم‌گیری کنند. |
2. تغییر نگرش مدیریتی و ایجاد فرهنگ اعتماد |
· برای تحقق این اصل ابتدا باید روی نگرش خود کار کنید، در واقع شما باید باور داشته باشید که خطا کردن جزئی از مسیر یادگیری است. باید این احساس را به آنها منتقل کنید که آنها مسئول کار خود هستند.کارمندانتان باید مسئولیت کار خود را تماماً قبول نمایند، و قبول مسئولیت توسط کارکنان یا مدیران میانی شما، بدون تفویض اختیار و واگذاری مسئولیت محقق نمی شود. · ترویج ارتباطات باز: فضایی در بین کارکنانتان ایجاد کنید تا بتوانند نظرات و ایده‌های خود را بدون ترس از قضاوت بیان کنند. · تشویق به ریسک‌پذیری: کارکنان را تشویق کنید که ایده‌های جدید را امتحان کنند و از اشتباهات یاد بگیرند. |
3. آموزش و توسعه مهارت ها |
· برگزاری کارگاه‌های آموزشی: برای تقویت مهارتهای تصمیم‌گیری و رهبری کارکنانتان، کارگاه‌های آموزشی برگزار کنید. · برنامه‌های توسعه شغلی: برنامه‌هایی برای ارتقاء مهارت‌ها و دانش کارکنان ایجاد کنید تا آنها بتوانند بهتر از اختیارات خود استفاده کنند. |
4. استفاده از فناوری |
· ابزارهای مدیریت پروژه: از نرم‌افزارها و ابزارهای دیجیتال برای تسهیل ارتباطات و پیگیری پیشرفت کارها استفاده کنید. · پلتفرم‌های بازخورد: سیستم‌هایی برای جمع‌آوری بازخورد از کارکنان درباره تصمیمات و فرآیندها ایجاد کنید. |
5. ایجاد سیستم‌های ارزیابی و پاداش |
· نظام ارزیابی عملکرد: سیستم‌هایی برای ارزیابی عملکرد کارکنان بر اساس مسئولیت‌ها و اختیاراتشان طراحی کنید. · پاداش به نوآوری: کارکنانی را که ایده‌های جدید ارائه می‌دهند یا تصمیمات مؤثری می‌گیرند، مورد تشویق و پاداش قرار دهید. |
6. تسهیل همکاری تیمی |
· تشکیل گروه‌های کاری: گروه‌های چندوظیفه‌ای تشکیل دهید که در آن اعضا بتوانند با هم همکاری کنند و از اختیارات خود بهره‌برداری کنند. · برگزاری جلسات منظم: جلسات منظم برای بحث درباره پروژه‌ها و تصمیمات برگزار کنید تا همه اعضا احساس مشارکت کنند. |
7. مدیریت تغییرات |
· آماده‌سازی برای تغییر: قبل از پیاده‌سازی تغییرات، کارکنان را از اهداف و مزایای این تغییرات مطلع کنید. · پشتیبانی مستمر: به کارکنان در طول فرآیند تغییر حمایت کنید و به آنها کمک کنید تا با چالش‌ها مقابله کنند. |
8. بازنگری و اصلاح فرآیندها |
· بازخورد مستمر: به طور مداوم بازخورد از کارکنان درباره فرآیندهای موجود جمع‌آوری کنید و بر اساس آن اصلاحات لازم را انجام دهید. · تجزیه و تحلیل نتایج: نتایج تصمیمات و اقدامات را تجزیه و تحلیل کرده و درس‌های آموخته‌شده را به اشتراک بگذارید. |
· تجربه مشاوره ای آتی من
رعایت اصل اختیار و پاسخگویی هنری فایول باعث ایجاد تمرکز در کارها برای افراد سازمان شده و اثر فوق العاده ای در ذهن و نگرش کارکنانتان ایجاد خواهد کرد. بیایید تا با ذکر یک مثال به بیان بهتر این موضوع بپردازیم.
در یک سازمان، به دنبال آن بودیم که با 1500 نفر از مشتریان از دست رفته تماس گرفته و برای تبدیل کردن آنها به مشتریان بالفعل تلاش نماییم. ما می توانستیم به تعدادی از کارمندان این کار را واگذار نماییم. اما در روشی دیگر این کار مهم و خطیر را به یکی از کارمندان با توانمندی های منحصر به فرد ، واگذار کردیم.
در حالت اول، تجربه ما نشان داده معمولاً کارمندان به علت مشغله های کاری فراوان از لحاظ ذهنی، تحقق نتیجه این پروژه را خیلی حیاتی قلمداد نکرده و تمرکز کافی برای انجام تماس های ایده آل صرف نمی کنند.
در حقیقت مشغله های کاری روزمره آنها، تمرکز کافی برای عارضه یابی و بهتر کردن فعالیت را از بین می برد.
در حالت دوم، وقتی صرفاً یک کارمند باتجربه را مسئول انجام این کار انتخاب کردیم، وی موفقیت و عدم موفقیت کاری خود را در گرو انجام این پروژه احساس کرد. کارمند ما تمام تلاش خود را کرد تا از عهده این کار برآمده و پرونده این پروژه را با موفقیت ببندد.
همیشه سعی کنید تا کارمندانتان، در انجام یک کار به تخصص بالایی برسند تا اولاً حس بهتری نسبت به کار خود داشته باشند و دوماً موفقیت های آنها قابل اندازه گیری و ملموس باشد. در این حالت شما به عنوان مدیرارشد راحت تر می توانید به آنها پاداش داده و حس بهتری را به کار آنها انتقال بدهید.
· 10 مثال کاربردی از پیاده سازی اصل اختیار و پاسخگویی هنری فایول در کسب و کارهای مختلف
1) شرکت فروش | به عنوان مثال نمایندگان فروش و فروشنده ها اختیارات لازم برای ارائه تخفیف‌ها را داشته باشند و باید نتایج فروش خود را گزارش دهند. |
2) شرکت تولیدی | مدیر تولید باید اختیارات لازم برای تنظیم خط تولید و مدیریت کارگران را داشته باشد و باید پاسخگوی کیفیت محصولات باشد. |
3) رستوران | سرآشپز مسئول تهیه منو و مدیریت آشپزخانه است و باید بتواند تصمیمات لازم را برای بهبود کیفیت غذاها را اتخاذ کند. |
4) شرکت مشاوره | مشاوران هر کدام اختیارات لازم برای تصمیم‌گیری در پروژه‌های خاص را داشته و نتایج کار خود را به مشتریان گزارش دهند. |
5) موسسه آموزشی | مدیر مدرسه اختیارات لازم برای تعیین سیاست‌های آموزشی را داشته و باید پاسخگوی پیشرفت تحصیلی دانش‌آموزان باشد. |
6) شرکت خدمات مالی | تحلیلگران مالی باید اختیارات لازم برای ارائه توصیه‌ها به مشتریان را داشته و باید نتایج تحلیل‌های خود را توضیح دهند. |
7) شرکت تبلیغاتی | مثلا به مدیر خلاقیت اختیارات لازم برای انتخاب طرح‌های تبلیغاتی را داده شده و باید نتایج کمپین‌ها را ارزیابی کند. |
8) سازمان غیر انتفاعی | مدیر برنامه‌ها مسئولیت اجرای پروژه‌های اجتماعی را داشته و باید بتواند تصمیمات لازم برای تأمین منابع مالی را اتخاذ کند. |
9) شرکت حمل و نقل | مدیر ناوگان باید اختیارات لازم برای برنامه‌ریزی مسیرها را داشته و بتواند پاسخگوی زمان‌بندی خدمات باشد. |
10) شرکت فن آوری اطلاعات | مدیر پروژه اختیارات لازم برای انتخاب اعضای تیم و تخصیص منابع را داشته و در عین حال مسئولیت موفقیت پروژه را بر عهده بگیرد. |
· نتیجه‌گیری
اصل تقسیم کار هنری فایول یکی از پایه‌های اصلی مدیریت مؤثر است. با پیاده‌سازی این اصل در کسب و کارتان، می‌توانید به افزایش کارایی، کاهش خطاها و بهبود رضایت شغلی دست یافت. استفاده از روش‌های عملی برای تحلیل وظایف، شناسایی مهارت‌ها و تخصیص مسئولیت‌ها می‌تواند به موفقیت سازمانتان کمک کند. با توجه به مثال‌های ارائه شده، کسب و کار شما می تواند با بهره‌گیری از این اصل، عملکرد خود را بهبود بخشد و به اهداف خود نزدیک‌تر شود. همچنین اصل “اختیار و پاسخگویی” می‌تواند به بهبود عملکرد سازمانتان کمک کند. با پیاده‌سازی این اصل از طریق تعریف واضح وظایف، تفویض اختیار، ایجاد سیستم بازخورد و تشویق فرهنگ پاسخگویی، کسب و کارتان می‌توانند به نتایج بهتری دست یابد. مثال‌های ارائه شده نشان‌دهنده کاربرد عملی این اصل در زمینه‌های مختلف هستند و می‌توانند الهام‌بخش شما برای ایجاد یک محیط کاری مؤثرتر باشند.
چک لیست پیاده سازی اصل مدیریتی تقسیم کار هنری فایول
