توسعه فردی |
2. خود ارزیابی |
3. داشتن تفکر خلاق |
4. انتقادپذیری |
5. یادگیری مهارتهای فردی |
اگر مقالات قبلی را مطالعه کرده باشید ما تکنیکهای موثری را برای افزایش راندمان کاری جلسات شما بیان کردیم.
شما با انجام آنها می توانید فرهنگ سازمانی کسب و کار خود را متحول نمائید. پیتر دارکر معتقد است ” هر بار که کسب و کار بسیار موفقی را مشاهده نمودید، بدانید که فردی تنها یک بار در زندگی اش یک تصمیم جسورانه گرفته است.” این تصمیم جسورانه می تواند توسعه فردی شما به عنوان مدیرعامل یا توسعه فردی کارکنان تان باشد. در نظر داشته باشید که منابع انسانی شما هستند که مفهوم کیفیت را در سازمانتان جاری و محقق می سازند. لذا با کارکنان ضعیف نمی توانید یک کسب و کار قدرتمند و پیشرو بسازید. لذا در ادامه قصد داریم تا یکی از اصول مهم در تحول سازمانی کسب و کارتان را برای شما توضیح دهیم.
با ما همراه باشید!
پادکست: ندارد ویدیو: ندارد مقاله وابسته: دارد مدت مطالعه: 10 دقیقه
توسعه فردی کارکنان
1- نظم و دیسیپلین
شاید شما به عنوان مدیر متوجه شده باشید که انرژی سازمان شما هدر می رود. اگر بخواهید یک لیست از مواردی که موجب اتلاف انرژی و سرمایه سازمان شما می شود، تهیه کنید، می توانید به موارد زیادی اشاره کنید. مواردی مانند سردرگمی کارکنان در انجام وظایف، تداخل کاری، عدم مهارت در برنامه ریزی کارها، ضعف در به نتیجه رساندن اهداف، ارتباط و تعامل با مشتری و سایر پرسنل از جمله این موارد هستند.
از طرفی شما قطعاً قدردان کارکنان متخصص، متعهد و دارای اخلاق حرفه ای هستید و می دانید که ارزش این کارکنان فراتر از پرداخت حقوق و پاداش های ماهیانه است. این کارکنان آنچنان در تحقق اهداف سازمان قدرتمند عمل می کنند که بعضا سازمانها از حضور مدیر ارشد بی نیاز یا کم نیاز می‌گردد.
با توجه به تجربه ما در سازمانهای مختلف متوجه شدیم که یکی از عوامل کلیدی در بهبود عملکرد کارکنان، برخورداری از نظم و دیسیپلین است. این عامل یک مهارت نرم و یک ویژگی شخصیتی محسوب می‌شود.
پساگر می خواهید بدانید که نظم و دیسیپلین کاری چگونه باعث ارتقا فردی و کاری شما و کارمندانتان شده و می تواند محیط کار یا فرهنگ سازمانی شما را متحول کند، این مقاله را حتما تا انتها مطالعه نمائید.
چرا باید روی مهارت نظم و دیسیپلین کارکنان تمرکز کرد؟
درگیری ذهنی موجب عدم تمرکز، استرس و سردرگمی کارکنان می شود و می تواند منابع انسانی را از رسیدن به مسئولیت‌ها و یا اهداف بلند مدت فردی و سازمانی دور کند. نویسندگان کتاب ذهن (ایال و جولی لی) در خصوص حواس جمع اعتقاد دارند که ” بی‌برنامگی باعث می‌شود همیشه برای انجام کارهای مختلف، وقت کافی نداشته باشید. این یعنی عجله کردن، سرسری انجام دادن کارها ، نداشتن تمرکز و آرامش کافی! “
حال ممکن است سوال شما این باشد که چگونه می توانید درگیری ذهنی و حواس پرتی را از خود دور کنید؟
ساده است! راه حل در داشتن نظم و دیسیپلین فردی و کاری است.
ویژگیهای نظم و دیسیپلین:
- مهارت بوده و اکتسابی است
- سبک زندگی است
به علت همین دو ویژگی مهم نیاز به تمرین، ممارست و صرف زمان دارد. به این معنی است که به صورت ناگهانی وارد چرخه زندگی نمی شود.
معرفی کتاب
مطالعه کتاب کار عمیق اثر کال نیو پورت برای آموختن مهارت نظم و دیسیپلین توصیه می گردد.
کار عمیق فعالیت‌های حرفه‌ای انجام شده در حالت تمرکز کامل بدون حواس‌پرتی است که توانایی‌های شناختی شما را به حد اعلای می رساند. این تلاش‌ها، ارزش‌آفرین بوده و مهارت شما را بهبود می‌بخشند. این تمرکز برای بهره‌گیری کامل از استعداد و ظرفیت ذهنی‌تان ضروری است. کار کم‌عمق کارهای غیرشناختی و غیرمهارتی است که اغلب نیاز به تمرکز کامل و حذف حواس‌پپرتی ها ندارند. این تلاش‌ها اثر خلاقانه‌ای در جهان ایجاد نمی‌کنند و تکرار آنها آسان است.
فواید نظم و دیسیپلین
- افزایش اعتماد به نفس و تقویت اراده علی الخصوص در مذاکرات و روابط کاری سازمان
- شناخت بیشتر شخصی و محیط کار
- کسب توانایی انجام برنامه ریزی برای رسیدن به اهداف و ارزشها ، باورها ، امیال و شکل گیری فرهنگ تلاش در سازمانتان
- سبک کاری شما الگوی سایر افراد و پرسنل می گردد.
- هیچ وقت در انجام کارهای روزمره و اداری دچار کمبود وقت نخواهید شد.
10 تمرین کلیدی برای چگونگی ورود نظم و دیسیپلین به کار و زندگی
تمرین 1 . اهداف کلان خود را به اهداف کوچک روزانه تبدیل کنید. این اهداف کوچک سرنخ هایی برای ایجاد نظم در زندگی و کارهای روتین شما هستند.به عنوان مثال شما می خواهید فن بیان خود را در طی 2 ماه آینده بهبود بخشید. برای این منظور باید مانند یک پروژه به آن نگاه کرده و یک ساختار شکست کار برای هدف کلی خود (بهبود فن بیان) تهیه کنید. با ایجاد این ساختار شکست کار (Work Breakdown Structure) شما به بسته های کاری که باید انجام دهید می رسید. بسته های کاری همان اهداف روزانه بوده که کوچک تر کردن آن معقول نمی باشد. مثلا در تقسیم بندی پروژه بهبود فن بیان، شما به کارهای روزانه مانند گوش کردن به پادکست های روزانه فن بیان به مدت 15 دقیقه، تمرین خواندن گزارش کار با صدای بلند به مدت 10 دقیقه و یا انجام تمرینهای مشابه می رسید.
تمرین 2 . متمرکز نبودن دشمن ایجاد نظم در زندگی است. پس عوامل حواس‌پرتی خود را شناسایی کرده و آنها را حذف کنید. به عنوان مثال اگر در کار، محل نشستن شما یا وجود فردی در کار باعث حواس پرتی می شود، شما می توانید درخواست تغییر محل خود را بدهید و یا در صورتیکه امکان نداشته باشد می توانید موضوع را با مسئول خود و یا فرد مورد نظر مطرح کرده تا عامل حواس پرتی شما رفع گردد.معمولا عوامل حواس پرتی در کار فیزیکی بوده و حذف آن با جا به جائی یا جایگزینی رخ می دهد. همچنین به عنوان تمرین لیستی – مانند جدول زیر- از مواردی که موجب حواس پرتی شما شده و تمرکزتان را بهم میزند تهیه نموده و اقدامات لازم برای رفع آنها را بیان کنید.
مواردی که موجب عدم تمرکز کاری می گردد | اقدامات لازم برای رفع آن |
1. استفاده از فضای مجازی توسط همکاران | ممنوعیت استفاده از فضای مجازی ( به ماهیت کسب وکار بستگی دارد.) |
2. مراجعه مکرر همکاران به اتاق کار | ساعت ملاقات تعیین نمائید |
چند نمونه را شما نام ببرید… |
تمرین 3. برای منظم بودن باید متعهد باشید .به این معنی که نظم جزء جدایی ناپذیر زندگیتان شود. پس با ایجاد فرصت برای خود باید بیشتر تمرین نظم نمائید. برای تمرین نظم در جهت رسیدن به تعهد در اجرای آن، باید حداقل کارهای زیر را انجام دهید:
- دفترچه یادداشتی تهیه کرده و مواردی ملزم شده (اهداف کوچک روزانه) را به همراه زمان انجام یادداشت نمائید. در صورت انجام دادن، موارد را تیک گذاشته و با تعریف یک سیستم امتیاز دهی به خود نمره دهید.در این زمینه می توانید از نرم افزار روتینو که یک نرم افزار قدرتمند برای ایجاد عادت های جدید در زندگی تان است، استفاده کنید.
- اگر کاری را در دفترچه یادداشت به تاخیر انداختید سعی کنید تا پایان روز حتما انجام دهید. اگر انجام آن مقدور نشد یک سیستم تنبیه در نظر گرفته و آن تنبیه را اجرا نمائید. اجرای تنبیه یک عامل برای پایبندی بیشتر به نظم است.
- برای کلیه وسایل روزمره شخصی و کاری خود مکان مخصوصی را تعریف کرده و خود را ملزم نمائید که حتما آنها را در جای خود قرار دهید. حتی می توانید کسی را مامور کرده تا در پایان روز جای این وسایل را بررسی کرده و در صورت نامرتب بودن به شما یادآوری نماید. وجود یک شخص دیگر برای بازرسی، شما را مجاب به رعایت نظم خواهد کرد.
- در طول روز یا هفته، حتما مطالعه در زمینه برقراری نظم در زندگی و کسب و کار داشته باشید. مطلاعه کتاب های مفید در این زمینه علاوه بر اینکه راهکارهای مفیدی ارائه میدهند می تواند به ذهن شما در تعهد به نظم جهت ببخشد.چند کتاب مفید در این زمینه به شرح ذیل هستند (1. برنامه ریزی به روش بولت ژورنال – ردیابی گذشته، ساماندهی حال، طراحی آینده – اثر رایدر کارول 2. قدرت عادت – علت آنچه در زندگی و کارمان انجام می‌دهیم چیست؟- اثر چارلز داهیگ)
- پیشنهاد می گردد زمان استراحت و تغذیه خود را منظم کنید. به این منظور که باید زمان مشخصی را برای غذا خوردن و استراحت تعریف کرده و خود و پرسنل سازمان را مجاب به رعایت کردن آن نمائید.
تمرین 4. در صورت رسیدن به اهداف محقق شده به خود پاداش دهید. چون ذات ایجاد نظم در زندگی، جای تحسین دارد. در تمرین یک توضیح دادیم که سیستم امتیاز دهی برای انجام کارهای روتین روزانه داشته باشید. امتیاز دهی در پایان هر روز سبب می شود تا شما شاخصی برای اندازه گیری پیشرفت خود داشته باشید.این پاداش را می توانید با همکاران یا پرسنل سازمان به اشتراک گذاشته تا سبب افزایش انگیزه گردد.توجه داشته باشید که در سیستم امتیاز دهی نمرات منفی یا تنبیهات را هم در نظر بگیرید.همچنین می توانید علاقمندی های خودتان را مثل تماشای فیلم یا میل کردن غذای مورد علاقه تان را به انجام اهداف کوچک تان گره بزنید.این کار سبب می شودتا برای انجام اهداف کوچکتان انگیزه کافی خواهید داشت و ذهن شما برای پاداش گرفتن شرطی گردد.
تمرین 5. نگرش سیستمی را در زندگی شخصی و کاری خود پیاده سازی کنید.پیاده سازی نگرش سیستمی یا فرآیند محوری در زندگی و کسب و کار سبب می شود تا بی نظمی ها سریعتر مشخص گردد و به عبارت عامیانه” باگ های کار بیرون بزند.”برای آشنائی با فرآیند سیستم سازی به مقاله رو به رو مراجعه نمائید. چرا باید کسب و کارتان را سیستم سازی کنید.
تمرین 6. از تکنولوژی و نرم افزارهای رایج برای ایجاد نظم در زندگی کمک بگیرید.تقویم، گوگل کلندر، ساعت و ابزارهای کالری سنج، نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مانند ترلو وغیره.استفاده از تکنولوژی سبب می شود تا ضمن ثبت کارها و اهداف روزانه از ابزاری برای آگاهی و یادآوری استفاده نمائید.
معرفی نرم افزار
اپلیکیشن روتینو: مدیریت عادتهای روزمره.
کاملا رایگان بوده به شما کمک می کنه تا برنامه های روزانه و عادت های خود را مدیریت کنید و از روز نهایت استفاده را ببرید. برای عادت هاتون یادآور هم گذاشته و با تنوع رنگ اهمیت انجام را مشخص می کند.کار با آن برای همه سنین بسیار راحت و آسان است.
تمرین 7: برای رسیدن به عادت نظم، هدف تعیین کنید و در یک دوره زمانی مثلا یک ماهه بر روی یک یا نهایتا 3 هدف متمرکز گردید. همزمانی چند هدف با هم با توجه به انرژی محدود انسان، تمرکز ذهنی شما را به هم می زند. لذا انرژی خود را بر روی معدود اهداف صرف نمائید.
تمرین 8. از قدرت تلقین استفاده کنید. مثلاً اگر می خواهید فن بیان خودتان را بهبود دهید، مَن ایده آل خودتان را ترسیم کنید و جملات تلقینی بگوئید.مانند:
- من با مشتریانم با لحن آرام، و با انرژی و اعتماد به نفس بالا صحبت می کنم.
- مشتریان من تحت تأثیر لحن مذاکره و انرژی صدای من خواهند بود.
- مَن هر روز ساعت 6 صبح از خواب بیدار می شوم.
قدرت تلقین می تواند در طول زمان تصور شما نسبت به خودتان را تغییر دهد. لذا فرآیند برقراری نظم برایتان تسهیل می گردد.
تمرین 9. دقت داشته باشید که بخشی از اهداف کوچک تعریف شما در تمرین یک می بایست جنبه عملی داشته باشند.( منظور صرفا انتزاعی و ذهنی نباشند.) به مثالهای زیر توجه کنید:
- هر شب ساعت 10 می خوابم و صبح ساعت 6 صبح بیدار می شوم.
- هر هفته باید در جمع صحبت کنم تا ترس من از صحبت کردن در جمع را رفع شود.
- برای اصلاح فن بیان خودم باید هفته ای یک بار با یک مشتری شخصا مذاکره کنم.
تمرین 10. سعی کنید ریشه رفتارهای خودتان را شناسایی کنید و در آن مرحله رفتارهای خودتان را اصلاح کنید.در حقیقت خود ارزیاب (Self-Assessment) باشید.مثلاً اگر هر روز در محیط کار حواس تان به کارهای عقب افتاده پرت می شود، دلیل آن را پیدا کنید.شاید اضطراب فراموشی انجام آن کارها ذهن تان را به سوی خودش می کشد.
راه حل:
- لیستی از کارهای عقب افتاده تهیه کنید و در جایی در دسترس خود قرار دهید و اول صبح نگاهی به آن بیاندازید، شاید این مشکل برای شما رفع شود.
چک لیست تمرینهای ایجاد نظم و دیسیپلین در زندگی و کسب و کار را از اینجا دانلود نمائید.
یک پاسخ